Les RSE (réseaux sociaux d’entreprise), ou les RSO (Réseaux Sociaux d’Organisation) sont un vrai sujet d’actualité. Ils suscite de la crainte de part leurs impacts sur la culture même de l’entreprise et l’inconnu que cela peut amener. Ils attirent aussi, pour les mêmes raisons, vis à vis de populations appelant à plus d’ouverture, d’accès au savoir, et de fluidité dans les échanges d’informations.
Bref peu de choses à voir avec le même trigramme de la Responsabilité Sociétal de l’Entreprise (RSE), si ce n’est une partie des fondamentaux qu’ils peuvent partager. Et surtout sur des aspects liés à la transparence et au développement durable dans son coté évolution qualitative des comportements d’usages.
Le réseau social dans ses principes :
Un réseaux social d’entreprise ou d’organisation (RSE, RSO) est dans son fondement un trinôme d’utilisateurs, d’outils, et d’information. L’ensemble des évolutions et combinaisons sur ces trois aspects apportent toute la richesse des réseaux sociaux :
- Des communautés :
- Géographique, par entités sociales, par directions métier, par services/équipes, …
- D’expertises, d’expériences, de projets, hiérarchiques, …
- De compétences, de management ou d’animation, d’affections, …
- Des outils :
- Des espaces de partage dynamiques, WIKI, tableau blanc, IM (Messagerie instantané), …
- Des espaces collaboratifs, des gestions de documents, des espaces projets, …
- Des blogues ou micro-blogue, des serveurs de fichiers, intranets, … (oui oui il est possible de créer un RSE avec un Serveur de fichier !)
- Des informations :
- Sensibles : de patrimoine (brevets, contrats, histoire, …), engageantes, personnelles, …
- Structurantes : orientées qualité (processus, normes, …), politiques, référentiels, …
- Informatives : Manuels, catalogues, fiches techniques, …
- Dynamiques : Produits d’échanges (a)synchrone (email, messagerie instantanée), brouillons de document, commentaires, ..
- Avec un format : structuré ou non, papier ou numérique (oui cela peut être nécessaire d’intégrer la dimension papier aussi)
De façon sémantique, il devient possible de créer des liens de type : partager, utiliser, valoriser, enrichir, sécuriser, combiner, former, communiquer, … . Les combinaisons pouvant ainsi donner des espaces de partage plus ou moins différents les uns des autres, par exemple :
- Géographique, métier et fermé : Une communauté recherche et développement,
- Global, individuel et ouvert : Un espace RH personnel (présentation de la personne de ses compétences)
- Métier, délocalisé, fermé : Un espace dédié aux commerciaux orienté support et business,
- Global, transverse, ouvert : Un espace d’animation et de déploiement des fondamentaux des réseaux sociaux,
- …
En fait tout ce qui nécessite des partages d’information est une base de réseau social. Le social étant l’intégration de l’individus comme émetteur et récepteur de cette information, et pouvant être reconnu et valorisé en tant que tel.
Le réseau social dans ses craintes :
Pas besoins de faire de longs discours sur les craintes (ou risques) autour des réseaux sociaux, nos appréhensions dans le changement apportent toujours beaucoup d’imagination et de créativité dans la formalisation de freins, avec des risques bien réel. En voici quelques uns :
- Fuites d’informations en interne et à l’extérieur de l’organisation,
- Dévalorisation de la chaine hiérarchique, mise en place de situation anarchique,
- Ouverture à toutes sortes de dérives, d’escalades néfastes à l’ambiance,
- Perte d’informations, génération de bruits, complexification des échanges,
- Perte de productivité, extension de la machine à café,
- Perte de contrôle dans ce qui se fait, ou ouverture vers du flicage,
- Perte d’intimité, ouverture vers des canaux supplémentaire de sources de stress, …
- …
Dans le principe, elles sont toutes vraies ET toutes fausses. Elles sont aussi +/- les mêmes que l’époque de l’arrivée des PC, puis de l’Email, puis du téléphone mobile, … . Ce qui est important est que chaque crainte est légitime, et doit pouvoir trouver une réponse factuelle. Les réseaux sociaux sont des outils de travail complexes car touchant intimement à la culture de l’organisation.
Il doivent intégrer une forte conduite au changement et un bon socle conceptuel en amont du projet ainsi que des fondamentaux clairement définis (un des rôles et apports de la gouvernance de l’information).
Le réseau social et ses fondamentaux :
Pour mieux comprendre l’importance des fondamentaux dans le cadre des réseaux sociaux, il convient de comprendre et surtout d’intégrer la notion de cycle de vie de l’information. Un réseau social s’appui sur les individus qui s’appuient eux même sur de l’information, ce qui veut dire qu’ils se valorisent et s’identifient par l’information, et s’enrichissent par les échangent d’informations. En gros ce que vont manipuler les membres du réseaux social sont des informations. Un belle lapalissade !. Plus subtile lorsqu’il s’agit de connaitre le : Elles viennent d’où, où vont elles, que deviennent elle au fil du temps et qui concernent elles ?
Le synoptique, ci-dessous, donne une vue de ce dont il est question, avec en alimentation de la chaine, une donnée, qui se transforme et alimente au final un réseau social noté NM (Le Network Management est l’ensemble des disciplines avec une orientation outils, qui permettent de conceptualiser, déployer et développer les environnement de réseaux sociaux)
Ok, so what ? Tout simplement, plus de facilités pour répondre aux questions :
- Sur quels types d’information votre réseau social va t il se baser ?
- A quel moment cette information va t elle être critique ?
- Quels référentiels faut il “imposer” pour optimiser les échanges ?
- Quelles populations pour quelles informations ?
- …
Et derrière ces questions se pose l’ultime question : Qui va piloter tout cela, dans sa définition puis dans sa maintenance (entendre maintenance des fondamentaux, pas informatique) ?
Les réponses à ces questions se trouvent portée par une instance de gouvernance de l’information et sont regroupées dans des fondamentaux comme :
- Les référentiels : de compétences, de géographie, organisationnels, des utilisateurs du réseau, …
- Les référentiels d’exigences sécuritaire et règlementaire : données personnelles, probantes, critiques, …
- Les éléments de classement : plans, taxonomies, …
- Les politiques, règles d’usage et de comportement d’usages, …
- Les engagements mutuels (utilisateurs et fournisseurs du service du réseau social) et tableaux de bord mutuels, …
- …
En fait tout ce qui est relativement statique et nécessaire à la construction conceptuelle du futur réseau social. Cela n’a pas lieu (et ne doit surtout pas) d’être lourd et épais. L’important est dans la présence d’une instance de gouvernance et dans l’amorçage des bases de ces fondamentaux.
Dans ce mode de fonctionnement, le gouverneur de l’information a comme engagement de faciliter le déploiement et l’usage du réseau social dans la livraison des bases de ce dernier. Il est facilitateur, animateur, démultiplicateur des usages de ce réseaux.
C’est le coté “clair” de la gouvernance de l’information, celui qui favorise le changement et aide à optimiser l’usage de l’information.