#GTD : Je ne passe pas mes journées à répondre à mes mails…

…vous ne devriez pas non plus

Bien souvent dans notre Société, « faire du mail » est assimilé à du travail. Ça l’est souvent, mais pas systématiquement. Un mail est un outil certes pratique, mais qui peut faire perdre beaucoup de temps.

Quelques questions simples à se poser systématiquement :

• En combien de temps dois-je répondre à un mail ?
• Quand est-ce qu’un coup de fil est-il préférable à un échange de mail ?

En combien de temps dois-je répondre à un mail ?

Le côté instantané du mail entraîne parfois des parties de ping-pong, proche de la messagerie instantanée. En fait, tout dépend de la question posée et de la facilité à formuler la réponse.

Voyons ce que nous dit la méthode GTD :

D’abord, est-ce que je suis la bonne personne pour répondre à la demande ?

• Si c’est non, je fais suivre le mail à la personne qui peut répondre.
• Si c’est oui, puis-je appliquer la règle des 2 minutes :
  • la réponse prend elle moins de 2 minutes ? Dans ce cas-là, je réponds de suite.
  • Sinon, je le note dans ma liste d’actions, ainsi que les actions que je dois mener avant de pouvoir formuler ma réponse (regarder un fichier, faire une recherche sur le web, appeler un collègue pour obtenir des informations).

En général, j’enregistre immédiatement un brouillon de ma réponse et je classe le mail originel dans mes archives. Cela n’encombre plus ma boite de réception.

Quand est-ce qu’un coup de fil est préférable à un mail ?

Dans 2 cas :

• Quand il s’agit de communiquer avec une seule personne.
• Quand il s’agit de transférer des fichiers et un certain nombre d’informations trop longues ou complexes à faire passer par téléphone.

Il arrive que les plus anxieux couplent le coup de fil et le mail. Du genre « As-tu reçu le mail urgent que je viens de t’envoyer ? ».

Et vous, comment faites-vous ?

- Renaud