Management de projets (2) : Dossier des écarts

« Je ne vais quand même pas enregistrer le retard de 3 jours de l’envoi des slides du COPIL, dans le dossier des non-conformités ! A ce tarif, je vais me transformer en pervenche contractuelle… Je n’ai pas le temps de jouer à ça. Encore moins envie que mon presta me prenne pour un flic ! »

Dans l’enregistrement des écarts par rapport au dispositif contractuel régissant la relation avec son prestataire (cahiers des charges, contrat, commandes, PAQ, …) le degré de sensibilité du DP qui en a la charge peut lui jouer des tours…

Alors : pour ou contre l’enregistrement de cet écart ?

Les prévisions de madame Irma

Laisse tomber !à On ne va pas polluer une bonne relation pour ça. Pas le temps de lire les slides avant les réunions, de toute façon. Discussion close.

J’enregistreà Cinq minutes pour l’écrire, Cinq autres pour l’évoquer avec le presta en COPIL et lui confirmer que ces détails sont aussi importants. Regards de travers du presta qui semble dire : « Rigide le client… ». Pas grave.

Pour l’envoi des slides du COPIL suivant, je suis tenté de faire la petite extrapolation suivante : A l’heure dans le deuxième cas, à la dernière minute dans le premier.

Fin du film

L’ordre du jour commençait par votre retard de trois mois à passer les commandes de prestations, qui sont déjà terminées.

Pas lu ? Cette introduction vous met en défaut et augmente la tension.

Anticipé ? Vous avez pu déclencher un plan d’actions interne, délacer ce point en fin de COPIL et mettre en premier point le sujet qui vous intéresse : la qualité de la prestation.

Caricature ?

Un peu. Mais c’est globalement du vécu.

Cela ne veut pas dire tolérance 0. L’important est la prise de conscience de son niveau de sensibilité à l’écart. « Hypersensible », vous perdez votre énergie à sauter sur tout ce qui bouge. Insensible à l’écart ? C’est donc l’accumulation de dérives qui dégraderont votre relation, et à la longue, déclencheront des recadrages violents avec un beau potentiel de crise.

Bonne pratique

Piloter un contrat de prestation nécessite un haut niveau d’exigence de la part du client. Un dossier des écarts contractuels (que ce soit SLA, indicateurs ou exigences) permet d’indiquer à votre prestataire que vous maîtrisez le contenu de votre contrat et que ce qui s’y trouve est important pour vous.

C’est en basant votre relation rigoureusement sur le plan factuel et objectif que vous établissez en environnement sain de pilotage.

Précaution

Très présent sur le terrain des écarts -ce qui ne va pas-, n’oubliez jamais de pointer les conformités. Et n’hésitez jamais à féliciter votre prestataire/partenaire pour les réalisations dépassant l’attendu. Cela créé un réservoir de motivation. C’est aussi ce qui lui permettra de répéter tout comportement efficace et de produire de l’excellence dans d’autres domaines.

Bénéfices du dossier des écarts

PRAGMATISME : Vous pilotez l’évolution de votre contrat, vous identifiez les dérives en temps réel, et à tout moment, lors d’une crise par exemple, vous êtes capable de retrouver instantanément l’historique des faits ayant mené à la situation conflictuelle.

AMELIORATION : De façon continue et réciproque, grâce aux plans d’actions que vous mettez en place au fil de l’eau, vous amenez progressivement chaque partie prenante (le prestataire comme votre organisation) à un haut niveau de qualité.

SANTE RELATIONNELLE : En évoquant systématiquement et factuellement les motifs d’insatisfaction, vous vous autorisez deux choses.

D’abord ne pas polluer l’espace relationnel. Il y a des écarts. Le prestataire les accepte et met en place un plan d’actions. « L’incident est clos. »

Ensuite, dans la mesure où les écarts sont consignés, vous vous créez une marge de manœuvre qui peut être mettre une action en stand-by, ne pas escalader, ne pas appliquer des pénalités…

Par Jean-Baptiste Jourdant, Chef de projet chez CSP Formation.

Pour aller plus loin…

PMI : PMBOK Knowledge area 9 – Project Procurement Management.

IPMA/AFITEP : NCBv3, Elément 1.14 – Achats et contrats.

Retrouvez la suite (en 8 volets) jeudi prochain !

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