Les dons et legs
Les legs relèvent d’un testament ou d’un acte notarié. Le don peut simplement être effectué par le donateur de la main à la main. Dons et legs doivent d’abord être officiellement acceptés par la collectivité. Comme pour les fonds courants, ce sont des crédits renouvelés qui, même réduits, permettent de construire une politique d’enrichissement des fonds patrimoniaux.
Les outils pour les acquisitions patrimoniales sont les catalogues des libraires anciens, les ressources du web liste de diffusion Bibliopat hébergée par l’ENSSIB), les maisons de ventes aux enchères et leurs catalogues, la Bibliographie nationale française et le Catalogue collectif de France.
Le dépôt légal
Institué en France par l’édit de Montpellier en 1537, le dépôt légal est une règlementation d’ancien Régime dont le principe n’a jamais cessé de s’appliquer (sauf sous la Révolution). Il a pour objectif de constituer une collection nationale de référence de toutes les oeuvres publiées en France et vise à l’exhaustivité. Réservé d’abord aux livres imprimés, le dépôt légal prend en compte les nouveaux supports : périodiques, musique imprimée, cartes et plans, estampes, photographies, enregistrements sonores, documents audiovisuels, multimédia, publications par voie électronique. L’intention de François 1er, lorsqu’il créa le dépôt légal, était d’exercer un contrôle autoritaire sur les livres jugés subversifs et notamment de surveiller la diffusion des idées de la Réforme. Le dépôt légal demeure la principale source d’accroissement des collections de la BNF et fournit l’essentiel du contenu de la Bibliographie nationale française. Les organismes habilités à recevoir les documents au titre du dépôt légal sont la BNF, le Centre national du cinéma et de l’image animée pour les films, l’INA pour les documents radio ou télédiffusés. Des missions complémentaires sont en outre dévolus, à l’égard des publications périodiques au Ministère de l’Intérieur et aux préfectures des départements. Concernant plus particulièrement les livres et périodiques, la coexistence depuis 1925 d’un dépôt légal effectué par les éditeurs (à la BNF) et d’un dépôt pour les imprimeurs (dans les bibliothèques territoriales) permet théoriquement d’identifier, par le croisement des données, des ouvrages que leurs éditeurs n’auraient pas déposés.
En application de la loi de 2006, la BNF expérimente également le dépôt légal de l’internet et stocke sur des gigantesques serveurs des photographies régulières, aussi complètes que possible, du domaine français et des sites associés, obtenues par un balayage systématique du réseau.
3 Le traitement documentaire
Les entrées dans les collections
Les documents sont réceptionnés et vérifiés. Les bons de livraison ou les factures sont pointés pour vérifier la conformité avec les commandes passées.
L’estampillage
Pour signifier la propriété des documents, une estampille désignant la bibliothèque propriétaire est apposée sur les documents acquis.
L’exemplarisation
L’inscription à l’inventaire permet d’établir la liste de l’ensemble des documents possédés par une structure. L’exemplarisation est effectuée dans le système intégré de gestion de bibliothèque. Le catalogue permet d’éditer l’inventaire. Un numéro d’exemplaire est attribué à chaque documents entrant dans les collections et une fiche de description est établie.
Le catalogage
Une notice de catalogage décrivant le document (titre, auteur, éditeur, collection) est créée dans la base de données de la bibliothèque. Elle alimente le catalogue. De plus en plus souvent récupérées dans des bases de données bibliographiques externes, commerciales ou non, parfois directement livrées par le fournisseur des documents sous forme de panier de notices à importer, ces fiches peuvent être créées directement par les catalogueurs selon les normes en vigueur.
La cotation
Une cote, établie selon la nature et le contenu du document, détermine l’emplacement de celui-ci. Cette information, notée sur la fiche exemplaire, est reportée sur le document lui-même. L’étiquette comprenant la cote doit être visible.
L’équipement
Il consiste à solidifier le document afin de pérenniser sa vie dans les rayons.
Le système antivol
La pose d’un système antivol (magnétique ou radio) ajoute une étape dans le traitement matériel des documents mais, également, dans la gestion quotidienne des entrées et sorties de ces derniers. Il faudra activer les systèmes au retour des documents et les désactiver pour en permettre la sortie.
La RFID
Le système Radio frequency identification est utilisé depuis plusieurs années pour la gestion des stocks dans l’industrie. Ce système permet de renseigner de nombreuses informations sur une puce répondant aux fréquences radio pour lesquelles elle est programmée, de les délivrer à la demande lors du passage devant une borne de lecture et d’enregistrer de nouvelles informations (nom de l’usager qui emprunte les documents qui sont eux-mêmes composés de plusieurs supports physiques). La RFID permet une lecture en masse de ces informations. Les systèmes les plus performants permettent de réaliser un inventaire sans déplacer les documents en passant le lecteur devant les rayons. Les puces sont couplées avec le système antivol, elles signalent la sortie délictueuse des documents.
L’indexation et la classification
L’indexation permet de décrire de manière précise et concise le sujet traité dans les documents. Elle se fait à partir des descripteurs (édition, collections, auteur, etc). L’indexation n’a pas pour objectif de décrire la totalité du document. Elle doit faire ressortir les éléments principaux. La nécessité de règles d’indexation communes à de très nombreuses bibliothèques favorise la création de listes de référence pour les descripteurs.
L’indexation analytique matière
La plupart des bibliothèques choisissent de s’appuyer sur des listes de mots sélectionnés sur des listes de mots sélectionnés. La constitution de telles listes présente l’avantage de gérer une partie des problèmes directement liés à la langue grâce : à la hiérarchie entre les termes pour trouver le niveau de précision adéquat animal>mamifère>ongulé>girafe
aux renvois pour les synonymes
aux formes validées
aux associations de termes pour élargir ou réorienter les recherches
La liste « Blanc-Montmayeur/Danset »
Présent depuis 1983 dans les BM par le biais du choix de vedettes matières à l’intention des bibliothèques établi par Martine Blanc-Montamayeur et Françoise Danset, ce type de liste permet de puiser dans un fond restreint de termes pour décrire des contenus. Elle contient 12 000 mots. En raison de son caractère encyclopédique, de la relative simplicité du vocabulaire et de son utilisation aisée sans formation préalable importante, cette liste est toujours largement présente dans les bibliothèques.
La liste RAMEAU
Le Répertoire d’autorité matières encyclopédique et alphabétique unifié s’appuie sur une liste de termes établie par la bibliothèque de l’université Laval du Québec. Développé, complété et simplifié depuis sa 1ère version, géré par le Centre national Rameau rattaché à la BNF, ce répertoire alphabétique se compose de noms communs généralement au pluriel, de noms propres et de dates. D’usage obligatoire pour les bibliothèques participant au SUDOC, ce langage d’indexation a été adopté par la BNF mais également par des fournisseurs de notices comme Electre. Géré dans des champs Unimarc spécifiques (600 à 607 selon le type de sujet), proche du langage naturel par la multiplicité des synonymes qu’il considère, ce langage d’indexation tend à se répandre de plus en plus rapidement dans les BM.
L’ensemble des termes retenus pour décrire un sujet ou une notion forme une vedette.
Les accès auteurs
Les noms des auteurs, qu’ils soient personnes physiques ou morales, constituent des accès privilégiés pour une recherche d’information. Des listes internationales de noms d’auteur permettent de gérer les différentes orthographes et de prendre en charge les règles de translittération, en particulier dans le cas où les noms sont exprimés dans des alphabets non latins. La norme Afnor z 44-061 concerne les personnes physiques. Elle établit qu’il faut sauf exceptions détaillées, mentionner le nom de famille, puis le prénom précédé d’une virgule. La norme Afnor z 44-060 concerne les collectivités.
Les accès titres
Souvent seul élément connu du public, le titre des oeuvres est un mode d’accès très utilisé. Afin de regrouper, sous un seul titre, une même oeuvre parue dans des versions ou sous des titres différents, il est possible de créer des titres uniformes. Là encore, des normes en gèrent la création et l’usage : la norme z 44-061 pour les titres uniformes littéraires et la norme z 44-079 pour les titres uniformes musicaux.
Les classifications
Une classification est un langage documentaire permettant l’organisation d’un ou plusieurs domaines de la connaissance en un système ordonné de classes et de sous-classes. Les bibliothèques reportent sur les documents l’indice choisi dans la classification utilisée. Elles s’en servent pour créer la cote qui permettra d’intercaler les documents sur les rayonnages Les collections sont ainsi présentées dans une organisation intellectuelles des connaissances signifiant le contenu des documents proposés.
Les classifications encyclopédiques
En bibliothèque deux grandes classifications décimales sont utilisées : la classification décimale Dewey et la classification décimale universelle (CDU). La classification décimale Dewey porte le nom de son concepteur, le bibliothécaire états-unien Melvil Dewey qui, au XIXè siècle, a entrepris de décrire l’ensemble des connaissances en les organisant au sein de dix grandes classes, elles-mêmes subdivisées numériquement en allant du plus général au plus précis. 000 généralités, 1000 philosophie, psychologie, psychanalyse, 200 religions, 300 sciences sociales, 400 langues, 500 sciences exactes, 600 techniques, 700 arts et loisirs, 800 littérature, 900 histoire géographie. Chaque classe comporte dix subdivisions qui elles-mêmes en comportent dix. La classification Dewey est mise à jour par OCLC qui en détient la propriété.
La CDU
Issue de la Dewey, la CDU s’est développée sous l’impulsion de Paul Otlet et Henri La Fontaine au début du Xxè siècle. Choisie par de nombreuses Bu, elle est progressivement remplacée par la Dewey.
Classement et organisation physique des collections
L’organisation des collections dans la bibliothèque conditionne l’accessibilité des documents et l’autonomie des usagers. Le classement doit être rigoureux pour permettre de localiser rapidement et précisément les documents.
Le classement selon la classification retenue par la bibliothèque.
Lors du traitement intellectuel du document, un indice a été choisi pour décrire le contenu du document. Cet indice, complété des trois premières lettres du nom de l’auteur principal (ou du titre si l’ouvrage est anonyme ou collectif) constitue la cote qui est apposée lors de l’équipement. C’est en fonction de cette cote que le document sera placé dans les rayons. La cotation n’a pas pour but de décrire très finement le contenu du document, mais de lui attribuer une place dans les collections, place qui lui permettra d’être trouvé et de répondre ainsi aux besoins exprimés des usagers.
Le classement alphabétique par auteur
Il est beaucoup plus facile pour l’usager de retrouver tous les romans, quelle que soit leur langue d’origine, dans une séquence alphabétique unique. Souvent la lettre « R » (pour roman) précède les trois premières lettres du nom de l’auteur.
4 Catalogue et catalogage
Le rôle du catalogue
En permettant d’identifier et de localiser les documents détenus par une bibliothèque, le catalogue est l’outil de médiation indispensable entre, d’une part, une collection et, d’autre part, l’usager qui pense avoir besoin d’un élément de collection. Dans une bibliothèque informatisée avec un SIGB, le fichier papier est remplacé par une base bibliographique. Le catalogue, consultable au moyen d’un logiciel doté de fonctions de recherche, de tri et d’affichage, permet de démultiplier les points d’accès pour indexer la quasi-totalité des informations saisies. Le SIGB permet la gestion dynamique du fonds, notamment des prêts, mais aussi des documents en cours de traitement, des possibilités de réservation. Le catalogue devient alors l’interface indispensable pour connaître le statut et la disponibilité des collections. Un SIGB repose sur une base de données, catégorie de logiciel faite pour créer, mettre à jour et rechercher des informations structurées. Dans le contexte des catalogues, on parle de base de données bibliographiques. Celle-ci est articulée en fichiers ou tables composés de notices ou enregistrements, de notices composées de champs ou zones. Une notice bibliographique peut être liée à une ou plusieurs notices d’exemplaires. Une notice d’emprunteur peut être liée à une ou plusieurs notices d’exemplaires par l’intermédiaire d’une notice de transaction, générée automatiquement par le système quand on enregistre un prêt. La structuration de la base bibliographique et du catalogue s’établit sur trois niveaux : le fichier bibliographique, recensant les titres du fonds; les données d’exemplaires qui renseignent sur la localisation, le statut de chaque document physique rattaché à ce titre; enfin le fichier d’autorité (personne, collectivité, titres). Chaque notice de ce fichier d’autorités est composée d’une vedette, mot ou groupe de mots dont la forme et la structure sont normalisées et d’éventuels renvois et notes précisant les différentes formes du nom qui peuvent être trouvées dans les documents catalogués.
La notice bibliographique
Depuis 1971, la structure d’une notice bibliographique est définie sur le plan international par l’ISBD (International standard bibliographic description). C’est conformément aux ISBD qu’ont été réglées les normes françaises de catalogage dont la norme Afnor z 44-050 (catalogage des monographies). Les ISBD et les normes françaises découpent la notice bibliographique en huit zones, elles-mêmes divisées en sous-zones. Elles imposent également une ponctuation stricte visant à délimiter et à identifier clairement les différents éléments de la notice. Les zones sont découpées ainsi : 1 titre et mention de responsabilité, 2 édition, 3 zone particulière à certains types de documents (publication en série, documents cartographiques, musique imprimée et documents électroniques) 4 adresse, 5 collation, 6 collection et monographie en plusieurs volumes, 7 notes, 8 numéro d’identification et prix.
La notice d’exemplaire
Dans une base bibliographique, on crée une notice d’exemplaire par exemplaire, toutes rattachées à la même notice bibliographique. Certains systèmes de gestion de bibliothèque simplifiés ne permettent pas la distinction entre notice bibliographique et notice d’exemplaire, obligeant ainsi à créer une nouvelle notice pour chaque nouvel exemplaire. Dans une notice d’exemplaire on trouve le numéro d’exemplaire, la cote, la localisation, le statut relatif au régime de prêt, la disponibilité.
Les accès à la description bibliographique
Dans un catalogue informatisé, les accès sont saisis au sein de la notice bibliographique, un système de contrôle permet de vérifier si l’entrée existe déjà. Ce contrôle automatique permet d’éviter la création de doublons, et est encore plus efficace lorsqu’il est associé à un système de renvoi. Chaque notice d’autorité permet de recenser, outre la vedette normalisée retenue pour l’entité considérée, l’ensemble des formes retenues, parallèles, rejetées ou associées du nom de personne, de la collectivité ou du titre de l’oeuvre figurant sur le document, assurant ainsi que quelle que soit la clé de recherche utilisée par l’usager, il sera systématiquement orienté vers l’unique notice d’autorité qui l’intéresse. La vedette est interrogeable par les index de recherche, de même que les éventuelles formes rejetées et associées, ces dernières constituent en fait des renvois.
Les formats bibliographiques
C’est le format Marc qui s’est imposé comme référence et point d’appui tant pour les modes de communication entre catalogues informatisés que pour les modes ultérieurs de structuration des données, apparus à l’occasion du développement des ressources électroniques. Le format Marc a été mis au point par la Bibliothèque du Congrès aux Etats-Unis dans les années 60. Marc (machine readable cataloging), le format le plus utilisé en France est l’UNIMARC instauré par l’arrêté du 3/11/93 comme format d’échange national. Elaboré et publié sous l’égide de l’IFLA, il en suit les préconisations de structuration des modèles internationaux, en particulier celles de l’ISBD. Le format Marc a été créé pour constituer un format d’échange. Il permet l’échange entre bibliothèques de notices bibliographiques, indépendamment des logiciels de gestions utilisés. Cela permet à une bibliothèque de récupérer des données bibliographiques pour les besoins de son propre catalogue auprès d’un réseau bibliographique (comme le sudoc), d’un fournisseur public (comme la BNF) ou privé (Electre). Un format Marc peut être aussi un format de catalogage. Dans cette optique, une grille de saisie correspondant aux éléments du format permet en effet de rédiger sans problème des notices bibliographiques. Quel que soit le format Marc utilisé, il distingue dans une notice bibliographique 4 catégories générales de données suivant le format :
les données descriptives normalisées
les points d’accès normalisés
les données codées
les liens à d’autres notices
La notice est structurée comme suit :
un label contenant des données relatives à la structure de la notice et des éléments de données codées de longueur fixe ou variable.
Des zones de données bibliographiques de longueur variable, incluant en particulier le pavé ISBD et les accès contrôlés à la description.
Les modes d’alimentation du catalogue : du catalogage à la récupération de notices bibliographiques
La BNF propose les notices bibliographiques en Intermarc intégré ou en unimarc avec indexation matière en Rameau des livres imprimés diffusés en France. Electre propose, par le biais de sa base Electre-biblio, des formules d’abonnement pour le chargement des notices bibliographiques en unimarc avec indexation matière en Rameau et résumé. Zebris propose aussi un service de fourniture de notices (uniquement bibliographiques) s’appuyant sur la librairie Decitre, avec une formule d’abonnement combinée à une tarification au nombre de notices. Si ces réservoirs, ainsi, que les catalogues collectifs tels que le sudoc, ne peuvent prétendre à l’exhaustivité, la création ex nihilo de notices bibliographiques au niveau local devient de plus en plus rare. Le catalogage original est ainsi remplacé de plus en plus par la dérivation de notices.
L’unicode, un jeu de caractère universel créé en 1991, ce système de codage vise à donner à tout caractère de n’importe quel système d’écriture de langue un nom et un identifiant numérique, et de manière unifiée, quel que soit le logiciel ou la plateforme informatique. L’unicode permet l’échange international, le traitement et l’affichage de textes écrits des différentes langues et disciplines techniques du monde moderne, ainsi que de nombreuses langues mortes.
Formats d’aujourd’hui et catalogue de demain
Les données bibliographiques normalisées des catalogues de bibliothèques se trouvent confrontées à d’autres standards et modèles de description, non pas spécifiques à telle ou telle profession, mais communs au monde de l’information électronique dans son ensemble. Les métadonnées sont des données de description et d’indexation qui permettent à une ressource accessible sur l’internet d’être visible à travers les moteurs de recherche. Les métadonnées font partie de la ressource décrite ou bien lui sont liées. Le langage xml se fonde sur des balises aux intitulés significatifs, structure si besoin est l’information de manière très fine et gère facilement des liens multiples et croisés. Le Dublin core créé en 1995 à Dublin aux Etats-Unis par l’OCLC et le National center for supercomputing applications est constitué d’un nombre limité d’éléments (titre, auteur, date, éditeur, sujet, langue). Son objectif est d’améliorer la recherche de ressources sur le web en définissant un ensemble de métadonnées communes suffisamment structurées pour rendre les moteurs de recherche plus performants. C’est un système qui convient parfaitement à la description de sites web mais qui est beaucoup moins performant pour un catalogue de bibliothèque.
Onix a été conçue par le monde de l’édition pour la diffusion de métadonnées riches concernant les livres et autres documents gérées par les éditeurs, mais aussi par les bibliothèques. La première version d’onix a été publiée en 2000. L’objectif d’onix est de fournir aux clients des éditeurs une information enrichie afin de rendre les produits commercialisés plus attractifs. Outre des informations purement commerciales, sont fournies des données bibliographiques exhaustives mais aussi du texte (résumés, extraits, critiques, biographies) des images (couvertures, photos des auteurs) et des liens vers des sites web. Toutes ces données peuvent servir à enrichir le contenu du catalogue d’une bibliothèque ou à créer une pré-notice bibliographique. L’émergence du mode de recherche par mots-clés en plein texte, y compris sur les notices bibliographiques, rend redondantes certaines informations de la notice marc et caduques la plupart des accès. Confrontée à la prédominance de l’environnement web et à l’explosion des schémas de métadonnées, l’utilisation des formats marc conduit les bibliothèques à un réel isolement au sein du monde de l’information électronique qui privilégie les critères d’interropérabilité. Certaines tentatives ont visé à modifier la manière de coder cette information, en particulier en traduisant en xml les données bibliographiques formatées par marc. Le FRBR (functional requirement for bibliographic records) est un modèle conceptuel qui vise à expliciter la structure sous-jacente des catalogues en analysant les données bibliographiques pour les regrouper en entité (ensemble d’éléments fondamentaux et pertinents pour les utilisateurs de données bibliographiques). Il analyse de plus les attributs de ces entités (caractéristiques importantes permettant de décrire chaque instance d’une entité) avant de poser les relations entre ces différentes entités. Il établit les corrélations entre attributs et relations associées à chaque entité avec les 4 opérations effectuées par les utilisateurs : chercher, identifier, sélectionner, se procurer. Les entités du groupe 1 sont l’oeuvre, l’expression, la manifestation, l’exemplaire. Les entités du groupe 2 sont la personne et la collectivité. Les entités du groupe 3 sont le concept, l’objet, l’événement, le lieu.
Les attributs
Une oeuvre se caractérise entre autres par son attribut titre, une manifestation par son attribut date de publication, une personne par son attribut nom.
5 numérisation et bibliothèques numériques
Les bibliothèques doivent désormais compléter leur signalement sur internet par le développement d’une offre documentaire en ligne qui leur soit propre. De nombreux professionnels, sans discuter l’intérêt d’une copie numérique pour la recherche et la mise en valeur des fonds, prônent une politique mixte qui maintient le microfilm comme support prioritaire de conservation. La BNF fait toutefois le pari de l’archivage numérique pour toutes ses opérations traditionnelles de préservation des fonds. La plupart des bibliothèques, même en regroupant leurs efforts dans des projets coopératifs, n’ont pas les moyens de numériser en masse leurs collections comme le fait parallèlement google. Une bibliothèque numérique se caractérise moins par son importance en nombre d’articles que par la cohérence et l’ingéniosité de son contenu, par sa pertinence au regard du public visé, par l’efficace et la clarté de ses points d’accès. Une bibliothèque publique ne peut numériser des collections pour les mettre en ligne que dans le respect du droit d’auteur et sous réserve de l’autorisation préalable d’éventuels ayants droits. Pour les documents nés numériques dont les auteurs sont identifiés, il existe des licences compatibles avec la législation française du droit d’auteur. La création d’une bibliothèque numérique suppose d’abord une réflexion détaillée sur le corpus à numériser. Les textes numérisés peuvent l’être en mode image ou en mode texte. Le mode image permet à l’usager sa lecture à l’écran, sauvegarde la disposition du texte, sa police et les éventuelles particularités de l’exemplaire numérisé. Le mode texte permet d’être lu par l’ordinateur à des fins de recherche ou de statistiques.
Les images numériques reproduites en bibliothèques ont des résolutions de 300 dpi sous format Tiff mais son compressées sous format jpeg pour être mises en ligne. Les documents sonores et audiovisuels sont conservés en format wav et mjpeg. Le format de compression est le MP3 pour le son et le mpeg pour les films. La consultation de ces documents peut s’effectuer selon deux modes : le streaming, lecture directe en ligne sur un serveur qui exclut la reproduction du document sur le disque dur et le téléchargement qui permet à l’usager de manipuler à sa guise le fichier transféré sur son ordinateur. Le choix entre ces deux formules résultera du statut juridique des documents numérisés, et de l’issue des négociations les concernant. La numérisation peut être conduite en interne, si l’établissement acquiert ou possède une station de numérisation, ou sous-traitée par appel d’offres. Il faut que la manipulation des originaux « analogiques » ne cause pas de préjudice à leur intégrité, notamment dans le cas d’ouvrages patrimoniaux de grande valeur.
La bibliothèque numérique en ligne.
La constitution d’une bibliothèque numérique ne se borne pas à reproduire un corpus documentaire utilement sélectionné : la mise en œuvre d’un système de gestion électronique des documents (GED) reste souvent la première condition du succès de l’entreprise ainsi que le référencement de la base de données ainsi constituée. Le cahier des charges devra stipuler clairement les conditions de recherche qu’on offre aux utilisateurs : quels types d’index en fonction des clés d’accès définies pour chaque document, quelles syntaxes de requête (opérateurs booléens et, ou , sauf) et bien sûr quelles fonctions complémentaires, comme la limitation volontaire de recherche par types de documents. Des liens sont à mettre en place avec le catalogue de l’établissement, qu’il s’agisse de constituer pour chaque document numérique une notice parallèle dans le SIGB liée à celle du document d’origine ou qu’un métamoteur permette l’interrogation simultanée du catalogue de la bibliothèque physique et de ses collections virtuelles. Pour une gestion fine de la bibliothèque numérique et dans la perspective d’en maîtriser l’évolution future, il faut un module statistique avancé, capable de préciser quels documents sont consultés, à quelle fréquence, le cas échéant par quels profils d’utilisateurs. Ces données seront bienvenues lors de futurs arbitrages budgétaires, lorsqu’il s’agit de consolider ou d’amplifier l’assise du projet. Le référencement de la bibliothèque numérique le fait connaître d’un large public : il faut rendre son contenu visible sur la toile, par exemple en ouvrant son contenu aux moteurs de recherche via le protocole OAI (open archive initiative).