par Paul Fabing
Plusieurs projets menés en parallèle, des mails de collaborateurs en pagaille, des pense-bêtes de toutes formes, des échéances, des dead-lines, des trucs urgents à la pelle... Quel bazar ! Et comment éviter l'angoisse du truc super important qu'on avait promis... et qu'on a finalement oublié de faire ! Rassurez moi, je ne suis pas le seul à patauger dans ce maëlstrom infernal !
Depuis longtemps, je cherchais un outil pour organiser et coordonner le travail des 7 membres de ma petite structure. J'en ai vu des tas, testé une bonne vingtaine... et je les ai toujours trouvés trop compliqués avec des tickets horaires, des diagrammes de Grant, etc.
Et puis j'avais trouvé un outil open source efficace et assez simple qui s'appelait Active Collab. Pas mal, presque idéal pour mes besoins et puis, patatras, les concepteurs le rendent payant... Du coup j'ai aussi tenté, tel un Pierre Eloy, de gérer mes projets avec Google Agenda + Google docs + Google Sites : résultat peu concluant parce que l'interactivité puissante des ces outils ne permettait quand même pas de mettre en cohérence dynamiquement les infos...
Et dernièrement je refais un tour de veille... et je tombe sur Collabtive, qui est ce qu'on appelle un "fork" d'Active Collab : une équipe allemande a repris la dernière version open source d'Active Collab et la fait évoluer sous ce nouveau nom.
J'ai téléchargé le logiciel sur le site (c'est gratuit bien sûr) et je l'ai installé sur un serveur. L'outil est en ligne, donc accessible de n'importe quel poste sur la planète via votre navigateur préféré et franchement, pour notre structure c'est de la balle !
Voici quelques copies d'écran de l'outil en fonction chez nous. Tout d'abord l'interface est plaisante (beaucoup de Jquery pour les spécialistes...) et vraiment ergonomique. La prise en main est tranquille. Et j'oubliais, le logiciel est en Français !
Voici par exemple mon tableau de bord quand j'entre dans le logiciel : j'y vois les différentes grandes missions (les "projets"), et mes "tâches" en cours (celles en retard sont en rouge...).
En dessous je visualise dans un calendrier les dates butoirs de mes tâches où les "jalons" (échéances fixes comme une date de réunion par exemple) que j'ai fixés pour ces missions. Évidemment, je peux cliquer sur les icônes pour voir le détail d'une tâche ou d'un jalon.
Et enfin, en bas je peux voir la récapitulation des messages qui m'ont été adressés.
C'est clair et efficace !
Bien évidemment, la personne à qui on assigne un projet, une tâche ou un message, reçoit une notification claire par mail... Personne ne peut dire qu'il n'a pas eu l'info grâce à ce "push".
Voici d'autres vues des différentes fonctions. Toujours aussi clair !
D'autres fonctions existent également mais que je n'ai pas testées : on peut attacher des fichiers, remplir des feuilles d'heures et même clavarder avec ses petits camarades.
Nous on l'utilise en direct lors des réunions d'équipe pour suivre l'avancement des missions et caler l'organisation du travail collaboratif. Vous pouvez aussi décrire et planifier le travail du stagiaire pour mieux le suivre, etc.
Et surtout vous obtenez un instrument efficace pour le pilotage d'une équipe et des projets, à inclure dans toute démarche Qualité !
Bref un outil comme je les aime : gratuit, joliment habillé, en Français, et surtout efficace pour m'aider au quotidien !