L’innovation par l’information, vecteur de performance pour nos organisations

Les volumes d’information dans nos organisations deviennent de plus en plus critiques. Il est de plus en plus difficile de maitriser cette masse qui se retrouve un peu partout ;

• au niveau des serveurs de fichiers,
• dans les outils de gestion documentaire,
• dans la messagerie,
• les intra et/ou extranet,
• au niveau des ordinateurs de bureau,
• des PDA,
• des téléphone portable,
• des applications métiers, … .

Cette complexité et richesse apporte : -une augmentation des risques liée à un manque de maitrise des actifs informationnels (fuite d’information, incapacité à rapporter des éléments de preuve en cas de litige, traçabilité partielle et donc inexploitable, …). -un affaiblissement de la productivité globale de part l’étouffement de la qualité par la quantité (quelle est la dernière bonne information, est elle fiable, en fait existe-t-elle, comment puis je la trouver ?) Du coup le niveau de performance des organisations peut drastiquement devenir ankylosé par cette valeur ‘difficilement palpable’. Il devient urgent, pour nos organisations, d’augmenter le niveau de maitrise de l’information, ceci de deux façons : -Au niveau opérationnel : Augmenter la capacité de maitrise des responsables de l’information : les utilisateurs, -Au niveau tactique : Mettre en place une gouvernance de l’information qui porterait les fondamentaux et serait en charge de coordonner les impacts informationnels majeurs. Au niveau opérationnel, la meilleure approche serait de considérer l’utilisateur comme un adulte responsable de son information, et par là responsable des outils qui lui sont nécessaires pour manipuler l’information. Ceci est réalisable par la définition d’une offre de service riche proposée par des fournisseurs et qui positionnerait l’utilisateur comme un client exigeant. Cette offre serait composée : De règles d’usage et de comportements d’usage, de documentations d’utilisation simples et ergonomiques, d’une facturation, de rapports d’usage clairs et pertinents, de fondamentaux prédéfinis et d’autres adaptables, d’un contrat d’engagement qualité, d’un accompagnement à l’usage, d’un support, et bien sûr d’un ou plusieurs outils. Au niveau tactique, la gouvernance de l’information serait soit collégiale et transverse (dans le cas d’une culture d’entreprise très répartie) soit organique (structure plus centralisée, et nécessitant plus de réactivité). Elle porterait les processus de traitement des cycles de vie de l’information, les référentiels d’exigences règlementaires et métier, de conservation, des actifs critiques, … . Elle aurait en charge de faire perdurer (ou non) l’information et serait garante de la bonne évolution du SI en cohérence avec les contraintes informationnelles (information personnelles, à supprimer, à garder, à consolider, …). Vaste programme en apparence car l’ensemble de cette transformation est complexe et doit se réaliser dans le temps à petits pas et avec une grande sensibilité sur les changements qui doivent être apporté. Bien que cela semble un gigantesque chantier, la transformation améliorera fortement et rapidement l’agilité de l’organisation et par là un dynamisme appréciable par l’ensemble des acteurs de l’organisation. De plus ne pas le faire aujourd’hui, surtout en période de crise, serait demain un frein majeur de développement et de performance (si cela ne l’est déjà pas aujourd’hui !). L’étude sur les services de gestion de l’information de Devoteam Consulting réalisée en collaboration avec Social Computing, C-LOG international, Novapost et XWiki apporte des éléments de réflexion, je vous invite vivement à la lire, particulièrement vers la fin. [NDA : J'ai déjà publié ce post sur le blog de Devoteam, à ce jour, il est affecté à un autre auteur]