Quand vous écrivez, préférez la concision au texte long, confus et inorganisé qui passera à l’as ! Mais attention à rester clair pour atteindre avec certitude vos deux objectifs : être lu et compris.
Situer le destinataire
Ecrire clairement est exigeant. Quel que soit le support (e-mail, rapport, note…), l’exercice suppose une bonne conscience du cadre dans lequel le message sera lu. Appréhendez d’abord le destinataire et sa connaissance du sujet abordé. Choisissez alors le ton adéquat et cernez l’objectif final de votre message : informer, expliquer, convaincre, persuader, inciter à l’action…
Peaufiner le message-clé
Pour faire court, sélectionnez un message-clé et traitez-le en trois points structurés selon une logique adaptée au sujet:
- l’origine d’un problème, sa résolution ;
- le passé, le présent, le futur ;
- les faits, les analyses, les recommandations ;
- les forces, les faiblesses, les opportunités.
Mettre en appétit
Un lecteur se bichonne ! Faites en sorte d’être compris d’emblée. Placez le message essentiel en début de texte et créez un paragraphe par idée. Allez droit au but avec des phrases simples et courtes au vocabulaire varié mais précis. Enfin, relisez-vous systématiquement pour vérifier le sens et l’orthographe du texte. En cas d’enjeu important, n’hésitez pas à vous faire relire par un tiers.
« Un texte clair et concis, ne s’improvise pas », résume Elisabeth Rochefort, formatrice chez CSP Formation. « Son efficacité repose sur le respect de règles précises qu’il faut impérativement apprendre à maîtriser. »
Si vous souhaitez approfondir la problématique, Expression écrite efficace ou Communication écrite efficace pour les cadres.
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