Le temps a deux particularités: Tout le monde en est possesseur et on ne peut récupérer le temps passé.
On a tous déjà eu cette sensation de perdre notre temps et la procrastination (tendance à remettre à demain) devient notre plus grand ennemi.
Le temps passe. Et chaque fois qu’il y a du temps qui passe,
il y a quelque chose qui s’efface. [Jules Romains]
Utiliser une liste des tâches (ou to-do list) peut nous aider à être plus efficace avec notre temps.
Tout d’abord, le fait d’avoir une liste des tâches te permettra de te concentrer sur l’accomplissement de celles-ci au lieu de te laisser distraire par les autres tâches à effectuer. En effet, on a tendance à se laisser emporter par le stress des tâches encore inaccomplies alors même que nous sommes en train de travailler sur quelque chose. Cette idée et sensation permanente d’être en retard causent du stress inutile. Avoir une liste des tâches et la respecter te permettra de structurer ta journée avec pour finalité: atteindre des objectifs et une meilleure estime de soi.
Préparer une liste des tâches
Prioritiser ses tâches
1. Noter en vrac toutes les tâches que tu as en tête
2. Donner des priorités. Il existe une méthode qu’on appelle “ABC prioritization“. Une fois la liste faite, il s’agit donc de prioritiser ces tâches en leur donnant des niveaux d’urgence et d’importance différentes.
3. Déterminer plus ou moins les moments de la journée durant lesquelles chaque tâche devra être effectuée.
4. Quelque soit le format de cette liste, il faudra la garder à sa portée. Ainsi, on reste conscient de se que l’on a à accomplir et on peut suivre sa progression en barrant les tâches effectuées. Pour ceux qui aiment utiliser les technologies, vous pouvez utiliser le logiciel en ligne www.rememberthemilk.com/ et son application sur iPhone.
Quelques conseils:
Toujours prévoir des temps de repos et de loisir durant la journée. Cela te permettra tout d’abord de gagner en productivité après s’être rechargé et d’autre part, de pouvoir te détendre sans ressentir aucune culpabilité. La liste de tâche n’est pas faite pour ajouter une couche de stress de plus (voir conclusion). Le pendant de cela est donc de ne pas être trop exigeant avec toi-mêne en préparant une liste de tâches trop chargée. De plus, la conséquence d’une liste trop chargée et le non-accomplissement de celle-ci ce qui engendrera de la procrastination, ce qui va à l’encontre même de son existence. Il est aussi important d’adapter la difficulté de la tâche à la période de la journée durant laquelle on est le plus en forme. Pas de travaux compliqués après déjeuner, par exemple.
Faire le bilan
À la fin de la journée, il s’agira de faire le point sur son activité. Ai-je accompli toutes les tâches de ma journée? Si non, les tâches les plus importantes ont-elles été réalisées?
En cas de réussite, il faudra utiliser cette base pour aller de l’avant. Malheureusement, tu ne seras pas tous les jours aussi efficace. C’est pourquoi, ce succès doit être un boost pour tous les autres jours. Apprécie le moment. Assieds-toi sur ton fauteuil et regarde la télévision, lis un magazine ou passe un coup de téléphone. Joue à High Noon sur iPhone ou fais un tour sur les photos de vacance de tes amis sur Facebook. Il faut véritablement considérer cette journée comme une réussite et que maintenant, tu mérites de “glander”. Ne culpabilise surtout pas car tu as accompli ce que tu avais prévu de faire. Ce moment de détente, souviens t’en car le lendemain, tu éprouveras encore ce désir. Et devine quoi!? Pour y avoir le droit, il te faudra accomplir la liste de tâches demain aussi.
“Il y a un temps pour tout [...] un temps pour pleurer, et un temps pour rire;
un temps pour se lamenter, et un temps pour danser” [la Bible]
En cas d’échec, il faudra réfléchir aux raisons. S’agissait-il d’un facteur indépendant de ta volonté ou alors était-ce simplement ta faute? Peut-être, as-tu passé trop de temps sur une tâche et délaisser les autres. T’ais-tu laissé déconcentrer par une activité non productive (consultation répétée de ta messagerie, navigation sur tes réseaux sociaux…)
Prioritiser a pour objectif de te pousser à effectuer les tâches importantes d’abord. Si ta journée se termine avec ces tâches accomplies, alors tu peux considérer ta journée réussie. Ne pas se sentir mal si après le boulot tu as eu le temps de faire les courses, laver ta voiture, faire le ménage et à manger mais que tu n’as pas eu le temps d’acheter des timbres à la Poste (il y a des chances que tu puisses te rattraper avec www.montimbrenligne.laposte.fr). Ce n’est pas grave car les tâches principales ont été effectués.
Agir.
Conclusion:
Le succès de cette méthode demeure en grande partie à une chose qu’il te faudra garder en tête: ta liste des tâches est ton AMIE. Tu ne dois pas craindre de la sortir de ta poche de peur de voir une liste énorme et inachevée. Si à la fin de la journée, tu n’oses même pas la regarder dans les yeux de peur qu’elle te juge, alors tout l’intérêt de son existence disparait (tiens… il y a un parallèle intéressant à faire non?). N’aie pas peur de la confronter. Si aujourd’hui tu as échoué, dis-toi que demain tu n’échoueras pas et que ce n’est pas si grave. Tu as déjà un boss au bureau, tu n’as pas besoin d’en avoir un autre sous la forme d’un post-it jaune. Le jour où ce bout de papier exercera une pression sur toi, alors votre relation n’aura plus aucun sens (et aucun avenir non plus malheureusement).
Ton combat contre la procrastination a déjà commencé!
Si tu as des idées, suggestions et expériences personnelles, je t’invite à les partager en laissant un commentaire ci-dessous.
Pour aller plus loin, tu peux apprendre à déléguer tes tâches si cela s’avère appropier et efficace. Lis “Simple productivity task of the day: create a to-do list for others” (en anglais).