[Formation] Gestion de photothèque

Comment gérer sa photothèque

Une nouvelle session s’est déroulée dans nos locaux la semaine dernière. Nous avons abordé un projet intéressant de réorganisation d’un fonds photographique rendu possible par la nomination d’une personne extrêmement motivée et l’adoption d’un nouvel outil informatique. L’organisation de sessions de formation et une belle ambition de se mettre au service à la fois des photographes et des utilisateurs d’images viennent compléter ce tableau.

Règle des 4/4 : l'indexation répartie sur quatre zones dédiées

Une collectivité territoriale, une gestion documentaire informatisée au niveau des archives, mais jusqu’à présent, pas au niveau de l’image photographique. Une solution de gestion documentaire déjà présente dans certains services a permis rapidement l’achat d’une nouvelle licence pour la photothèque. Pour le secteur communication, l’existant est constitué de deux fonds, l’un de 300 000 photographies numériques réalisés par un photographe salarié mettant son talent au service d’une publication externe et un second de 50 000 autres « fichiers » produits et gérés par un second service pour une autre publication. Bien entendu cette formation s’attache à rappeler les principales bases sur les plans technique et organisationnel (voir la notice de présentation), mais elle a aussi pour but de faire prendre conscience de l’importance d’établir des règles comprises et acceptées par tous les acteurs de la chaîne de l’image. L’accent a été mis sur trois notions essentielles, la sélection des images produites en grand nombre avant leur intégration dans une base photographique, nous nommons cette règle de sélection la règle des 80/20% (voir l’article « Le syndrome de compétence« ). La qualité d’une photothèque réside dans la pertinence des images et dans leur qualité technique, mais aussi dans la pertinence des sélections. Les réponses faites aux utilisateurs (l’offre documentaire) lors de requêtes doivent être riches mais précises. Elles doivent être le fruit d’une expertise iconographique et documentaire. Nous rappelons que les utilisateurs requièrent cette assistance au choix et qu’il est néfaste d’intégrer des reportages non sélectionnés. La deuxième règle est la règle des 4/4 (voir illustration). Elle est destinée à aider les responsables de photothèque à organiser les champs d’une fiche documentaire et à élaborer une somme d’informations structurée et clairement caractérisée : données documentaires, juridiques, techniques et de traçabilité/sécurité. Le troisième sujet concerne la bonne gestion des métadonnées d’un fichier. Nous mettons l’accent sur la nécessité de lier les informations initialement contenues dans un fichier aux champs de la fiche documentaire d’une solution de gestion de photothèque et bien entendu sur la restitution d’informations réactualisées dans un fichier image lors de son téléchargement. Il convient donc de récupérer en entrée un existant documentaire saisi par le photographe lors de l’édition de son reportage, dont le crédit photographique, et de garantir à un utilisateur final, lors du téléchargement, la fourniture d’un fichier documenté selon les standards IPTC / XMP. Nous espérons que cette formation aux techniques d’organisation de photothèque aura été utile à notre hôte. Nous lui souhaitons bonne chance en lui offrant de rester en contact comme nous le proposons toujours à nos anciens stagiaires.

v1.0

Daniel Hennemand

edillia, la gestion des photothèques d’entreprise