Trop de choses à faire ? – s’organiser

Ce qu’il y a de bien avec la jeunesse, c’est qu’elle remet en cause les évidences de l’âge mûr. Elle oblige à revenir avec des yeux tout neuf sur ce que l’on fait machinalement avec l’expérience, exigeant la revue des acquis. Ainsi de François : « mais comment fais-tu ? Moi, déjà avec un mémoire, je m’en sors pas. Qu’est-ce que ce sera quand j’encadrerai une équipe !… »

Réponse à François : s’organiser.

Durant les études comme durant le boulot, ce qui compte est de savoir où l’on va, en combien de temps et avec quoi. A partir de cela, il suffit de faire un plan et de s’y tenir. Une étape après l’autre.

1. Que veut-on de moi ? Pour quel travail suis-je payé ? Quel est l’objectif du temps passé en classe ou au travail ? – Répondre à cette question permettra d’établir des priorités et de laisser l’accessoire à sa place.

a. Le but est-il un mémoire de recherche ? Pourquoi alors se disperser dans les lectures hors sujet ?
b. La fonction est-elle de gérer une équipe ? Pourquoi alors passer son temps à faire de l’administration ? Il faut savoir qui donne l’objectif, en parler avec ce chef ou ce prof, et s’y tenir.

2. Une fois l’objectif déterminé, quelle est mon univers d’intervention ?

a. Il y a ce que je dois faire moi. Il y a ce que je peux déléguer.
b. Outre ce qui fait partie de ma fonction, il y a ce qui n’en a pas l’air, par exemple voir ce que font les autres équipes ou comment avancent les autres recherches. 
c. Enfin ce qui paraît inutile en pratique mais qui est éminemment utile en symbolique, comme participer à une réunion d’information, une conférence générale, être présent à une sauterie conviviale…

3. Après, eh bien il faut passer à l’acte ! Ce qui veut dire planifier, puis faire le bilan, enfin évaluer ce qui est réalisé.

a. Planifier signifie établir les priorités : important, un peu moins, pas du tout ; tout de suite, dans la journée, demain. Qui doit le faire : ou moi, ou je délègue. Où je dois le faire : à la maison, au bureau, en bibliothèque ou à l’extérieur ?
b. Faire le bilan consiste à voir chaque soir, chaque semaine ou chaque mois, si l’on a tenu son plan. Sinon pourquoi ? Comme on ne peut pas tout faire, il faut choisir ce qui importe, ce qui est utile, ce qui répond à l’objectif et à la fonction. Si l’on a prévu ce qui peut l’être, tout imprévu sera plus facile à intégrer car les priorités sont déjà claires.
c. Evaluer va plus loin que le simple bilan : les tâches ont été réalisées, certes, mais ont-elles été efficaces ? Comment faire mieux (ou plus vite, ou avec qui) les mêmes choses ? C’est ainsi qu’on progresse.

4. Dans l’action, il faut savoir dire non. L’hyperactif qui fait tout, tout le temps n’est pas efficace : il s’agite, il ne réfléchit pas, il se contredit, il fonce tout seul.

a. Travailler bien, c’est travailler rationnel et en équipe. Qui dit équipe dit réunions, documentation, communication, écoute, critiques, planification. Le contraire de l’urgence et du « moi je traite les problèmes dès qu’ils surgissent » ou du « je lis sur le sujet tout ce qui se présente ». Chacun son rôle, chacun son rythme. Le professionnalisme, c’est de faire ce qu’il faut quand il faut – pas tout, tout de suite.
b. Pareil pour un travail de recherche : il doit mûrir, hiérarchiser la documentation, la vérifier, sédimenter la réflexion à partir des faits, ouvrir à d’autres hypothèses.
c. D’où savoir dire non. Ce qui signifie se préserver pour l’essentiel. C’est l’autre nom de la responsabilité.

5. Il faut aussi savoir lâcher.

a. Par exemple certaines prérogatives, si un collaborateur apparaît avoir acquis le niveau de compétence pour le faire. C’est « l’élever » que de lui confier la tâche ; en contrepartie il se sentira valorisé, il travaillera en confiance, donc mieux.
b. Lâcher aussi de cette rigidité qui dégénère souvent en « comportement administratif » (très célèbre en URSS où on l’appelait « komandirovka ») : certains détails « pas de notre ressort » peuvent s’accumuler, pourrir, puis exploser. Par exemple un siège inconfortable ou une heure de départ pour une assistante qui a des enfants, ou un circuit de documents où Untel est informé en retard.
c. En recherche on ne peut pas tout lire, tout penser, tout savoir. Il faut hiérarchiser, faire des impasses, laisser des pistes ouvertes pour d’autres travaux ou d’autres chercheurs. La maîtrise du travail est acquise lorsque la main est légère : efforts faibles pour enjeux forts.
d. Lâcher enfin de temps en temps pour de vraies « vacances ». Il faut faire le vide (de ‘vacare’ en latin), prendre le temps pour autre chose. Pas toujours quand on le veut : il peut survenir un imprévu, ou une piste de recherche qu’il faut exploiter de suite. Mais prendre le temps de passer à autre chose permet de revenir tout neuf.

Comme la jeunesse.
Allez, François, tu as tous les instruments.