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Définition de la gouvernance de l'information

Publié le 11 janvier 2011 par Jpperrein

La gouvernance de l'information s'appuie sur deux termes ayant une couverture très large, et qui combinés définissent un très bon périmètre. C'est en fait l'ensemble des rôles et opérations qui permettent, dans le cadre d'une organisation et d'une stratégie définie, d'avoir la meilleure maitrise des documents physiques, données, documents numériques, données multimédia, … . La gouvernance de l’information est avant tout une concentration autour de l’information, de tout ce qui peut permettre de la maitriser.

L’information est un objet complexe qui porte un contenu, a son propre contexte (qui souvent est beaucoup plus conséquent que le contenu, qui a une forme, un poids, a des droits, .. .  (Voir en complément la définition de l'information). C’est aussi un objet qui, en fonction de son cycle de vie aura une valeur, un coût, une criticité, voir une disponibilité plus ou moins forte. En fonction du niveau de maturité d’une organisation, elle peut aussi porter des niveaux de services.

Cette information modélisée est la matière première de la gouvernance de l’information qui a en charge de la connaître, de la référencer et d’instituer les politiques, fondamentaux et règles de base pour qu’elles soit utilisée et maitrisée au mieux.

Comme toutes gouvernances, on parle bien sûr d'une organisation définie par des fonctions ou des rôles, s'appuyant sur des processus définis, et sur un ensemble de référentiels et de fondamentaux. (Une charte, des politiques de gestion de l'information, référentiels d'exigences (de conservation, règlementaire, de sécurité, ...)).

La gouvernance de l'information est depuis 2010 un besoin émergent qui est en train d'acquérir une forte légitimité grâce (Voir aussi Vive la révolution Informationnelle) :

  • Aux évolutions techniques qui permettent de gérer indépendamment de la donnée et des documents ;
  • A l'évolution de la règlementation qui impose aux organisations de mieux maitriser leurs flux (traçabilité, intégrité, suppression, ..) ;
  • A l'évolution du marché et des clients, plus exigeant face à l'image des entreprises et pour qui la sanction est potentiellement dramatique (réputation, fuite d'informations sur le web, ..) ;
  • A l'évolution des normes qui offrent des standards pour construire des architectures plus cohérentes, et rendent donc possible des administrations centralisées de l'information.

C’est une vue métier et organisationnelle de la gouvernance des données qui est une discipline plus ancienne. 

La gouvernance de l’information est une instance facilitatrice de tous les projets dont la manipulation ou le traitement de l’information est la dominante majeure. Par exemple des projets de dématérialisation, d’automatisation de processus (ce qui alimente les BPM est l’information), d’archivage patrimonial, d’archivage probant, de Master Data Management, de réseaux sociaux et de sites collaboratifs, de messageries (Email, IM) et même d’ERP. Cette instance, de part son existence, est le point d’entrée pour bénéficier de référentiels à jour, de fondamentaux, de règles informationnelles métier, .. .

Son objectif est d’abord dans le développement de la réactivité de l’entreprise, puis dans le pilotage du bon usage de l’information (aspect contrôle).

Elle alimente aussi les entités risques, audit et sécurité, et porte les Politiques permettant d’anticiper sur des conflits ou litiges potentiels. Elle peut être formalisée par une équipe, un animateur, un rôle porté par une direction existante. Sa forme dépend du secteur d’activité et de l’importance des informations prises en compte.

La seule constante est son rattachement à l’exécutif car elle est une délégation de la responsabilité du dirigeant face à l’information de son organisation.

Concernant le marché de la gouvernance de l'information, nous entrons sur le haut du Hype Cycle, cela reste un marché qui est jeune. L'association des évolutions (cf ci-dessus) a apporté la faisabilité pour mettre en place cette gouvernance. Je pense que ce marché va très fortement s'étendre dans les années à venir, peu importe la crise, car cette gouvernance est synonyme d'optimisation, de maitrise des risques et de réduction de coût. A savoir que ce marché mûri par la gouvernance des données, s'est réveillé grâce au monde du contenu (ou de l'ECM, Enterprise Content Management), et principalement par l'émergence du Record Management.

En termes de rayonnement :

  • les éditeurs deviennent très actifs sur ce sujet. EMC a commencé il y a quelques années, RSD en fait son cheval de bataille, IBM est en train de mettre beaucoup d'énergie actuellement sur ce domaine, ainsi que HP, et de nouveaux acteurs sur le marché Europe comme Perceptive Software, sont en train de se déployer activement autour de ce sujet.
  • Les intégrateurs restent timide sur cette niche qui reste très amont et éloigné de leur coeur de métier, leurs investissement se portent sur des projets fortement complémentaires à la gouvernance de l'information, comme des plateformes ECM ou du Master Data Management (Logica, Steria, Capgemini, ..).
  • Dans la partie Conseil,
    • des traditionnels pure players du monde du contenu (Opus Conseil, Parker Williborg, Archive 17, voir des cabinets d'avocats spécialisés en technologie de l'information comme Caprioli et associés, ...) se développent autour des politiques d'archivage et notamment des problématiques de Record Management et d'E-Discovery.
    • D'autre pure players de niche, s'oriente sur un mixte data-content, comme le cabinet Ruleis sur la gouvernance de l'information numérique ou le cabinet 3org Conseil, qui se spécialise sur l'organisation de l'information ainsi que le coaching en vue d'une mise en place de cette gouvernance de l'information.
  • Au niveau Etudes, Gartner a beaucoup communiqué sur ce sujet en 2010, et devrait probablement alimenter les réflexions dans les mois qui viennent. Demoteam Consulting a réalisée une enquête en 2009 abordant ce thème, et IBM une étude assez complète en début 2010.

Pour finir quelques sources où vous pourrez trouver de quoi mûrir et jauger de l'intérêt de ce sujet :

Bonne lecture, et n'hésitez pas à challenger ce sujet en commentaire, twitter, email, ... .

Voir aussi :