Amélioration continue avec la méthode des 5S
Cette méthode japonaise est probablement celle qui est le plus efficace en termes d’optimisation de productivité. En tenant compte que les pertes sont des bénéfices potentiels, il est établi que les limiter voire les annuler constitue un gain. Le but premier de cette méthode est ainsi de mettre en place un système simple et performant pour réaliser une amélioration continue que ce soit dans une entreprise ou dans la vie personnelle.
1) SEIRI – Supprimer l’inutile
Littéralement « débarrasser », ce terme propose de séparer ce qui est utile de ce qui ne l’est pas, il est donc nécessaire de faire un tri. De cette façon, on ne gardera que le strict nécessaire sur l’environnement de travail et autour de soi.
La manie d’accumuler des choses sous le prétexte qu’elle pourrait servir a posteriori est contre- productive et diminue l’efficacité au travail. Cette phase permet de ne mettre à sa disposition que les outils nécessaires pour pouvoir travailler dans les meilleures conditions ainsi que de garder son espace de travail propre et rangé. Pour y parvenir, on peut utiliser la méthode GTD, définissant à chaque élément une importance dans le travail qu’il faut accomplir et décider d’une action pour le traiter.
2) SEITON – Situer
Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place : c’est ainsi que l’on pourrait résumer l’esprit de ce deuxième point. Pour réduire le temps perdu à chercher un objet, il suffit de lui attribuer une place précise et de le remettre ensuite à cette même place après utilisation. De cette façon, on stocke de manière fonctionnelle et précise, en utilisant tous les équipements spécialisés pour le rangement.
Cette technique peut se décliner sous plusieurs formes, l’important étant de trouver immédiatement ce que l’on cherche. On peut alors mettre des étiquettes sur les supports, utiliser des couleurs spécifiques pour les dossiers, utiliser une signalétique précise comme des aimants, des vignettes ou de la peinture voir même la technologie RFID.
3) SEISO – Scintiller
Pour qu’il soit plus agréable de travailler, il est important de garder son environnement le plus propre possible, en éliminant les déchets, les saletés et les objets inutiles. Ce point met aussi en lumière la possibilité de détecter le plus vite possible une anomalie ou un dysfonctionnement car dans un espace propre et rangé, le travail s’accomplit bien mieux.
Pour plus d’efficacité, on peut utiliser des moyens pour définir les objectifs et un système d’évaluation de la situation.
4) SEIKETSU – Ordre
C’est une étape clé de la stratégie d’amélioration continue : il faut continuer les efforts et combattre la tendance naturelle au laisser aller et aux vieilles habitudes, ce qui rendrait obsolète tout le travail accompli. Il faut réellement essayer de transformer ces paliers en habitudes et rendre ces règles le plus accessible possible pour pouvoir bien les mémoriser.
Le plus important dans cette partie, c’est de combattre la procrastination pour ne rien remettre au lendemain. Le succès passe par la motivation, c’est l’enjeu principal pour arriver à ce que les efforts s’inscrivent dans la durée.
5) SHITSUKE – Rigueur
Pour faire vivre les 4 règles précédentes, il est nécessaire de repousser leurs limites initiales. Il faut tout le temps surveiller la situation pour pouvoir intervenir en cas de dérive ou de laisser aller, veiller à ce qu’elles soient bien comprises et bien assimilées.
En instaurant un système de suivi avec des indicateurs de situation, on assure la continuité des étapes successive pour utiliser la stratégie d’amélioration continue. Pour y arriver, il ne faut pas hésiter à réaliser des auto-évaluations, des concours, des inspections et aussi penser à récompenser le travail accompli car chaque étape franchie dans cette stratégie est une petite victoire.
Toute tentative d’amélioration est bonne à prendre car le temps est de l’argent alors mettent tout en place pour en perdre le moins possible