Marie-Hélène Boisvert est Agente de développement économique à la CDE CDN/NDG, organisatrice d’événements à son compte et gestionnaire de quelques communautés Web. C’est avec son autorisation que nous reprenons le billet qu’elle a récemment écrit sur le blogue de Marianik.
Le domaine de l’organisation d’événements est dans un tournant technologique et de multiples applications sont mises en marchés. Il est facile de se perdre dans ces multiples applications qui ne s’avèrent pas toutes utiles concrètement. J’ai choisi les applications qui détenaient de meilleures critiques par des internautes avertis et qui me semblaient les plus intéressantes.
1) SUPER PLANNER
Ma cote : 4/5
Coût : 9,99$
Langue : anglais
Seulement pour IPhone
Cette application Iphone et Ipad a été développée par un organisateur d’événements américain. C’est une sorte d’encyclopédie digitale de tout ce qui touche à la logistique et tout ce que vous pourriez avoir besoin de calculer dans vos démarches d’organisation d’événements.
- Capacité de salle : Permet de calculer (en mètres et en pieds) la taille de la salle de votre événement et ainsi savoir combien de convives vous pouvez y installer ou, inversement, calculer le nombre d’invités et de tables et vous informer sur la dimension de la salle requise pour votre événement.
- Service traiteur : Calcul le nombre de bouchées, de cocktails et verre de vin pour chaque types d’événements.
- Ressources humaines : Pour savoir combien de barmans et de serveurs dont vous auriez besoin, vous n’avez qu’à entrer le nombre d’invités et le calcul se fait automatiquement.
- Projection : Calcul la distance que devrait avoir la première et dernière rangée de la salle basé sur la grandeur de l’écran.
- Scène : Quelle hauteur la salle devrait avoir en se basant sur la grandeur de la pièce.
- piste de danse : En se basant sur le nombre d’invités encore une fois, l’application peut calculer la taille et la disposition de la piste de danse.
Aussi inclus : conversion de monnaie, mise en place, trucs pour vos Powerpoints et vos projections.
Évaluation : Cette application semble être la plus utile, facile à utiliser et cela, même pour les organisateurs d’événements seniors. L’application permet de sauver beaucoup de temps.
2) GRUPIO
Ma cote: 5/5
Coût : gratuit
Langue : anglais
Disponible aussi sur Android et Blackberry
Une nouvelle application davantage destinée aux participants de l’événement, elle permet de rendre l’expérience événementielle encore plus interactive. On peut ainsi avoir accès facilement à toutes les informations d’un événement inscrit et de communiquer directement avec ses participants. Vous devez inscrire toutes les informations en ligne.
Caractéristiques incluses :
- Horaire de l’événement
- Horaire personnel du participant
- Information sur les commanditaires, exposants et conférenciers
- Facebook & Twitter intégré
- Enquêtes et sondages
- Plan détaillé du site
- Bannières publicitaires à même l’application
Évaluation : J’aime beaucoup cette application. Je trouve surtout intéressant qu’on puisse poster un commentaire sur Twitter et Facebook directement de l’application et avec le hashtagautomatiquement écrit. On peut avoir une liste de tous les participants, pu besoin d’aller voir l’événement Facebook pour avoir cette info! On peut aussi voir les mises à jour de tout ce qui est posté par les participants, de l’information détaillé sur l’hébergement, les événements spéciaux, etc. Une application qui démontre le niveau de professionnalisme de l’événement et offre une visibilité de plus aux commanditaires. Seul hic, un nombre important de gens doivent participer pour que l’application soit intéressante.
Datant du 8 novembre, il m’a été difficile de trouver des évaluations d’internautes.
3) Apps world – EVENT2MOBILE
Ma cote: 4/5
Coût : gratuit
Langue : anglais
Disponible aussi sur Android et Blackberry
Évaluation : Cette application ressemble beaucoup à Grupio et est également disponible depuis peu. La seule différence est que Facebook n’y est pas inclut ni l’information concernant l’hébergement. Aussi, je la trouve moins intéressante visuellement. Par contre l’application supporte la technologie de capture de codes QR qui vous permet d’avoir accès à de multiples informations : géolocalisation, échanger des cartes d’affaires et surtout, il sert de billet et pour les réservations.
4) EVENTBRITE
Ma cote: 3/5
Coût : gratuit
Langue : anglais
Seulement pour IPhone
Eventbrite est un site internet qui permet de gérer, de promouvoir et de vendre les billets des événements que vous organisez.
Caractéristiques :
- Permet d’accueillir les participants en scannant leur billet
- Création d’une page avec informations pour achat en ligne
- Accès à la liste des participants et leurs modes de paiement
- Information sur les participants qui sont venus vs ceux absents
- Analyse de la participation et envois de messages aux participants après l’événement
Vous pourrez aussi avoir de l’information sur l’achalandage à l’arrivée des participants :
Pour chaque événement, Eventbrite vous chargera 2,5% de l’argent de la vente des billets. Par contre si votre événement est gratuit, vous n’aurez pas à débourser de frais.
Évaluation : C’est une application intéressante en ce qui à trait à l’achat de billets en ligne et pour l’information disponible sur les statistiques d’assiduité. L’application ne permet cependant pas de déchifrer les codes QR.
5) MEETING SPACE CALCULATOR
Ma cote: 3/5
Coût : gratuit
Langue : anglais
Seulement pour Iphone
Une application qui ne sert qu’à une chose mais le fait rapidement et efficacement : calculer la capacité d’une salle seulement en entrant les dimensions de celle-ci et selon votre choix de disposition. Vous choisissez le style de table que vous souhaitez et en un clique vous aurez le nombre de personnes que peut contenir votre salle apparait. Vous pouvez entrez les informations sur les dimensions de la salle en pieds ou en mètres carrés. Si vous ne disposez pas de ces informations, une fonction peut vous donner des trucs pour vous aider à le déterminer et cela, sans galon à mesurer.
Évaluation : Cette application peut être utile mais d’autres applications offre ce service en plus d’avoir d’autres utilitées. Malgré cela, je garde l’application car je la trouve visuellement très facile et rapide à utiliser.
Comment créer votre application IPhone événementielle selon vos besoins?
Voici des liens qui pourront vous aider :
- Ready2spark
- AppMakr
En conclusion…
- Pour des articles de trucs événementiels, l’application Event est aussi disponible mais n’offre pas d’autres utilisations.
- Éviter Plan my event, l’application bogue tout le temps et ça fait plusieurs fois que j’essaie de l’utiliser. Il ne semble pas vraiment y avoir d’utilité particulière également.
- Il existe un site web qui ne traite que des applications pour organisateur d’événements et un Groupe LinkedIn Meetingapps (lien)
De multiples applications de voyage, d’hôtels, de vols et plus encore sont disponibles et regorgent d’informations pertinentes aux organisateurs d’événements.
Et vous, quelle est votre application événementielle préférée?
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