Chaque réunion doit vous rapprocher de votre but…

Voici huit conseils pour éviter que les nombreuses réunions que vous organisez, ne ratent leur objectif :
1. Déterminez le véritable but de la réunion. Pour le déterminer, posez-vous la question suivante : que doit-il se passer à l’issue de la réunion pour que je puisse m’estimer heureux du résultat ? Veillez à toujours garder ce but clairement à l’esprit au cours de la réunion.

2. Concentrez-vous sur trois sujets. Pour éviter d’être submergé par un tas de remarques sans rime ni raison, mettez préalablement sur papier trois idées, pensées ou points bien clairs qui soutiennent votre objectif final et ne vous en écartez pas.

3. Soyez un politicien. Si quelqu’un a une question concrète qui ne relève pas directement des sujets que vous voulez aborder, indiquez dans votre réponse les sujets sur lesquels vous voulez vous concentrer.

4. Prévoyez quelques sound bites. Pour obtenir un bon impact, il est pratique d’avoir quelques sound bites (clips sonores) qui rendent bien ce que vous voulez réellement.

5. Etablissez l’ordre du jour. Celui qui rédige l’ordre du jour, est celui qui dirige la réunion. Veillez donc dans la mesure du possible à être celui qui dresse l’ordre du jour.

6. Veillez à ce que le début et la conclusion de la réunion soient parfaits. Une ouverture en force génère de la confiance en soi et dans votre discours de clôture, vous pouvez encore une fois insister sur vos sujets principaux.

7. Appelez à l’action. A quelle action voulez-vous appeler avec cette réunion ? Créez de la clarté à ce sujet, éventuellement en faisant des accords concrets.

8. Après la réunion. La fin de la réunion n’est en fait que le début. Restez en contact avec les principaux interlocuteurs, par exemple en envoyant un mail de suivi.
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