De quoi aura l’air l’organiseur du futur?

Etant donné le flot d’informations auquel on a accès depuis l’avènement d’internet, il devient de plus en plus important pour chacun d’utiliser un logiciel de gestion des informations personnelles ou Personal Information Manager (PIM).

Ce type de logiciel se compose généralement de plusieurs modules qui permettent de gérer les emails, les listes de choses à faire, les rendez-vous ainsi que les notes personnelles. Les plus connus sont Outlook, Lotus Notes ou encore Essential PIM. Ce sont des logiciels qui se veulent tout-en-un mais on est souvent obligés d’utiliser certains logiciels séparés pour complémenter leurs fonctionnalités.

Le but de cet article est de regrouper les caractéristiques des logiciels actuels pour imaginer ce que serait le PIM du futur : celui qui nous permettrait de nous organiser d’une manière intuitive et efficace pour obtenir le maximum de notre base d’informations personnelles.

Donnons-lui déjà un nom à ce logiciel, pourquoi pas Perfect PIM?

Pour moi, Perfect PIM serait le mariage réussi entre 7 logiciels que j’utilise de façon intensive actuellement :

• EssentialPIM pour la gestion des notes et le calendrier
• Gmail pour les emails
• MindManager/FreeMind pour les cartes mentales
• Website Watcher pour l’aspiration de fichiers web et la veille
• Zoundry pour l’édition d’articles de blog [certains trouveront peut-être ce choix étrange mais je reste persuadé qu’à l’avenir, chacun aura son blog]
• Tudumo pour la gestion des tâches
• SciRal Consistency pour les tâches récurrentes

Voici ce que seraient ses principales caractéristiques :

1 Performance

Perfect PIM serait rapide, très rapide, voire instantané. Rien de plus frustrant que d’utiliser un logiciel qui traîne pour s’organiser. Le but étant évidemment de gagner du temps et pas d’en perdre.

2 Accessibilité

En relation directe avec le point précédent, on devra pouvoir accéder aux fonctions clé d’un simple raccourci clavier / clic de souris. C’est souvent grâce à ces petits plus qu’on reconnait les logiciels les plus efficaces.

3 Macros et scripts

Pour automatiser facilement les opérations les plus courantes, il sera souhaitable de pouvoir les enregistrer sous forme de macros. Un langage de script pourrait permettre également de compléter les possibilités.

4 Intuitivité

Utiliser Perfect PIM sera un jeu d’enfant. Il disposera d’une aide contextuelle discrète mais omniprésente et des mémentos consultables au moment opportun. L’utilisateur pourra aussi choisir de naviguer dans ses informations personnelles de manière classique sous forme d’arbre ou sous la forme de cartes mentales.

5 Uniformisation des données

Note, tâche, email, page HTML, tout ceci n’est que du texte au contenu plus ou moins riche. Alors pourquoi séparer leur gestion? On peut très bien imaginer un système de polymorphisme : les informations enregistrées changeraient de forme au gré des besoins.

6 Gestion des tags

C’est la mode en ce moment, les tags envahissent nos logiciels pour le meilleur … et pour le pire! C’est bien beau de traiter une note de tous les noms, encore faut-il rester cohérent et bâtir ses propres standards pour éviter le chaos. Perfect PIM intègrera un assistant qui vous permettra de rester rigoureux en vous proposant les tags les plus logiques en fonction du contexte.

7 Filtres

Grâce aux filtres, vous aurez toujours sous la main l’information qui correspond au contexte de votre travail. Les informations non pertinentes seront cachées mais néanmoins disponibles rapidement lors d’un changement de contexte.

On pourra par exemple filtrer selon le lieu où on se trouve, l’équipement disponible, une certaine date, un collaborateur, un type de fichier, etc…

8 Noyau libre

Les programmeurs savent combien Eclipse a changé la donne en matière d’environnement de développement. Perfect PIM sera basé sur le même principe. Il sera entièrement modulable et basé sur une plateforme gratuite et open-source. Ensuite, les éditeurs développeront au choix des extensions libres ou commerciales autour de ce noyau commun. On peut imaginer par exemple un module supplémentaire de gestion des finances ou de gestion de projet.

9 Partage et sécurité

Par défaut, toutes les informations d’une base de connaissances seront privées et cryptées. Mais le propriétaire pourra décider de rendre publiques certaines informations selon plusieurs niveaux de sécurité, par exemple ses coordonnées aux membres de sa famille.

10 Interopérabilité

Perfect PIM sera capable de communiquer avec de nombreux autres systèmes d’information : banque, administration publique, assurance, transporteur… et pourquoi pas votre frigo? Vous pourrez aussi par exemple synchroniser vos informations personnelles avec vos réseaux sociaux préférés.

11 Fiabilité

Vos informations seront stockées dans un de ces coffres-forts virtuels où vous serez assurés de retrouver à tout moment l’ensemble de vos données.

La base locale sera constamment synchronisée avec la base distante. En cas de problème de connexion, il sera ainsi possible de continuer à travailler. Et toutes vos modifications offline seront transmises à la base distante lors du rétablissement de la connexion.

12 Multi-interfaces

Il sera possible d’accéder à Perfect PIM depuis n’importe quel terminal informatique. Les fonctionnalités seront simplement plus ou moins réduites selon les possibilités du terminal utilisé. Une interface web sera également prévue.

13 Autonome

Vous pourrez utiliser Perfect PIM sans même l’installer, en le stockant simplement sur une clé USB. Ainsi, vous ne laisserez aucune trace sur les machines que vous utiliserez.

14 Aide à la décision

L’utilisateur sera guidé constamment dans son travail grâce à des assistants. Par exemple, Perfect PIM sera capable de suggérer les tâches les plus pertinentes du moment en fonction du contexte, de façon plus ou moins agressive selon son importance et son urgence.

Un assistant personnalisable permettra en outre de réaliser facilement la fameuse revue hebdomadaire préconisée par la méthode GTD. Il indiquera quelles sont les tâches à réévaluer afin que l’utilisateur progresse régulièrement vers ses objectifs.

15 Historisation complète

Perfect PIM gardera un historique complet des opérations de l’utilisateur, lui permettant de revenir aisément à un état précédent. Le système conservera également les versions successives des documents édités. Et des journaux tenus en permanence vous permettront de garder une trace des événements les plus divers.

16 Mise à jour automatique

Toutes les mises à jour seront transparentes pour l’utilisateur. Il pourra néanmoins retourner à une version précédente du logiciel à volonté.

17 Mais encore…

Bien entendu, toutes les qualités d’un logiciel digne de ce nom seront également incluses : correcteur d’orthographe, impression, rapports, statistiques, traitements en lot, traductions, etc.

18 Et dans un avenir plus lointain…

Si on essai d’imaginer en plus les perspectives que nous ouvrirons les progrés réalisés en interfaces 3D, intelligence artificielle, réalité virtuelle, reconnaissance vocale/de caractères/d’images, temps réel, systèmes distribués,… on y passerait facilement la nuit!!

Alors, ça vous tente?

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