Retour d’expérience sur un outil collaboratif : Socialwok

Socialwok est l’outil que nous utilisons depuis quelques mois avec Caroline, dans le cadre de l’organisation des VeilleLab Ouest.
Il s’agissait pour nous d’éviter les mails à répétitions, les pièces jointes enregistrées je-ne-sais-où, et les « tu-peux-m’envoyer-le-doc-Y » avant chaque rendez-vous.
Outil d’autant plus nécessaire que vos humbles organisatrices vivent à une bonne centaine de kilomètres l’une de l’autre.
L’objectif était donc de centraliser nos discussions et nos documents, et ceci sans prise de tête.

J’ai donc testé une bonne pelletée d’outils collaboratifs gratuits, pour finalement choisir Socialwok.
Pour info, j’ai largement pioché dans une liste de 15 solutions proposée par Réseaux et Télécoms. Je vous invite à y jeter un œil !

Son point fort : une application couplée à Google

Qui dit couplé à Google, dit couplé à Gmail, Google Maps, Google Docs et Google Calendar. On peut aussi utiliser Google Sites, mais je ne l’ai pas testé.

Voici Socialwok de l’intérieur :

Vous pouvez donc :

• (1) Créer des flux :

Ce sont en fait des espaces de discussions, publics ou privés, dans lesquels vous pouvez inviter des participants (qu’ils soient déjà inscrits ou pas).
Vous pouvez vous abonner à ces différents flux, et suivre en temps réel les nouveaux ajouts (vous recevrez une alerte par mail).
Vous pouvez aussi ajouter des flux d’infos extérieurs à Socialwok, comme un flux RSS, celui d’un compte Twitter, d’une Page Facebook… Je ne peux pas vous en dire plus à ce sujet, je n’ai pas testé cette fonctionnalité durant ces derniers mois ;)

• (2) Gérer votre profil et vos favoris :

Qui dit espace collaboratif dit collaborateur, et donc un profil sur chaque membre. Ici il se limite à l’essentiel : photo, adresse, profession et liens vers vos sites et réseaux sociaux.
L’espace « Favorites » vous permet de ranger dans un coin à part les discussions qui vous intéressent (cliquer sur « Like/Unlike »), et de les suivre.

• (3) Gérer vos amis, vos flux et vos fichiers :

Pour chacune de ces parties, vous pourrez visionner et modifier/supprimer les personnes que vous suivez (amis), les flux que vous administrez et ceux que vous suivez, ainsi que vos fichiers (via Google Docs toujours).

• (4) Naviguer dans vos flux :

En rouge les flux privés, en gris les flux publics (il n’y en a pas ici ;)

• (5) Poster un message :

Et y ajouter une carte Google Maps, des documents Google Docs, des fichiers joints, un évènement (avec Google Calendar), une note, un lien…
Il est aussi possible de mentionner un membre de l’espace de discussion, en utilisant le « @ » puis son nom.

• (6) Inviter des amis :

En indiquant leur mail.

Pour info, Socialwok dispose aussi d’une application iPhone.

Quelques points faibles cependant…

Socialwok dispose d’un module de recherche interne à votre communauté. Il affiche donc, à partir d’une requête, les résultats de votre recherche. C’est bien mais pas suffisant, puisque les mots clés que vous avez entré ne seront pas surlignés. Une petite amélioration à venir de ce côté là ?

Par ailleurs, les profils sont assez limités, il faudrait pouvoir ajouter des informations personnelles, des tags.. bref, de pouvoir en dire plus sur soi si on le souhaite. En ce qui nous concerne, ça ne nous a pas beaucoup gêné, mais ça pourrait l’être pour des communautés importantes avec plus de membres.

Enfin, il y a parfois des lenteurs, et quelques bugs. Mais c’est plutôt rare…

Voilà, c’est fini pour aujourd’hui, n’hésitez pas à partager vos bonnes pratiques dans ce domaine !

Dans la série « outils pour l’organisation du VeilleLab Ouest », vous pourrez aussi lire mon billet sur CommonBox.