Les projets de refonte ou de création de site Internet sont souvent plus simples à mener que pour un Intranet : une bonne agence saura le plus souvent accompagner un client de A à Z, depuis la recommandation stratégique jusqu’à la promotion du site en passant par le développement. Pour un projet Intranet, il sera souvent judicieux de distinguer la partie amont (analyse des besoins et conseil stratégique) de la partie aval (réalisation des outils), tant les compétences à mettre en œuvre sont différentes.
Penser usages avant outils
Trop souvent, l’organisation qui souhaite créer ou refondre un intranet rédige un cahier des charges en imaginant les fonctionnalités nécessaires à l’information et au travail des collaborateurs puis lance un appel d’offres pour la réalisation. Une fois l’intranet réalisé, on le diffuse avec un petit message du DG en espérant qu’il sera adopté par tous immédiatement…
Intranet : des usages aux outils by choblab
En réalité, la construction de l’entreprise 2.0 implique une étude approfondie des besoins et des usages et sur la co-construction fonctionnelle. C’est plus complexe à mettre en œuvre, mais plus efficace (et plus intéressant aussi…).
Quel contenu pour une prestation de conseil Intranet ?
1. L’organisation
En collaboration avec le client, le prestataire doit élaborer une organisation qui garantira le succès du projet.
- les comité de pilotage (décisionnel) et de suivi (opérationnel)
- les groupes de travail : personnes représentatives d’un métier, de préférence dotés d’un certain leadership pour entraîner d’autres collaborateurs.
Chacun doit avoir une fiche de mission, qui identifie… les missions et la charge de travail estimée et qui sera validée par le supérieur hiérarchique.
2. L’analyse
Le prestataire analyse ensuite les usages et les outils utilisés par les collaborateurs :
- observer comment ils travaillent ensemble, comment ils cherchent différents types d’information (info métier, info RH)
- identifier les satisfactions et insatisfactions, les manques, les points bloquants, ou des attentes
- analyser le tout en priorisant les besoins, en faisant notamment le tri entre les besoins réels et les attentes exprimées (par exemple « j’ai besoin de partager des fichiers» vs « j’aimerais disposer d’un espace collaboratif « )
- commencer à co-construire, avec les collaborateurs des groupes de travail, des scénarios fonctionnels correspondant à une organisation optimale de leur travail.
3. La recommandation
Sur la base de l’analyse, le prestataire propose une recommandation qui met en exergue les priorités et les objectifs à atteindre pour répondre aux besoins identifiés. Il explique la méthode et l’accompagnement (communication interne, formation) nécessaires pour que l’ensemble des collaborateurs partagent une vision commune et adoptent parfois de nouvelles manières de travailler. Il propose des indicateurs de qualité et de satisfaction
Le prestataire rédige ensuite un cahier des charges fonctionnel et technique détaillé, qui approfondit les scénarios validés par les utilisateurs et liste les contenus et les fonctionnalités. Dans l’idéal, il préconise enfin les outils, logiciels ou suites logicielles les plus adaptés.
Quels prestataires pour accompagner la partie amont d’un projet Intranet ?
C’est là que ça se complique ! Autant j’ai pu identifier un top 30 des agences digitales, voire des agences spécialisées dans le 2.0, autant je trouve le marché des prestataires Intranet très segmenté. On y trouve beaucoup d’éditeurs logiciels et de SSII, mais assez peu de sociétés de conseil spécialisées. J’ai tendance à penser que les éditeurs et SSII sont un peu juges et parties : les premiers ont naturellement une approche outils et il manque parfois aux seconds la dimension stratégique et organisationnelle. Il me semble donc préférable de faire appel à des tiers plus ou moins impartiaux.
Dans ces sociétés de conseil, en dehors des gros cabinets de type Cap Gemini, je citerais notamment :
- Voirin Consultants
- NextModernity
- Useo
- Arctus
Si vous connaissez d’autres sociétés (de qualité) sur ce créneau, je suis intéressé !