Un challenge que de gouverner deux mondes d'informations : donnée et contenu

Voilà presque 15 ans que je navigue dans l’univers du partage de l’information, et voilà autant de temps que je suis confronté à deux mondes autour de l’information :

• celui de la donnée (information structurée), entendue comme étant structurée et
• celui du contenu (information non ou semi structurée), avec pour chacun, ses propres particularités et contraintes.

L’univers de l’information peut se résumer en 2 mondes(avec une vue 'physique')

Le monde de la donnée est :

• rigoureux,
• véhicule énormément d’informations facilement qualifiables,
• est géré par des systèmes centralisés métier,
• est reconnu comme étant stratégique à l’entreprise,
• a une valeur juridique complexe à définir (quelles informations garder),
• a tendance à augmenter fortement,
• difficilement interprétable en soi-même (nécessite de connaitre la structure autour de la donnée),

C'est le monde représenté par des applications complexes de gestion comptable, financière, logistique, ressource humaine, … . On parle dans ce monde d'ERP, de Business Intelligence, d'entrepôts de données, de Master Data Management, ...

Le monde du contenu est :

• anarchique,
• véhicule énormément d’information ayant une valeur difficilement évaluable,
• est géré par des systèmes bureautiques administratifs,
• n’est pas reconnu comme étant stratégique à l’entreprise,
• a aussi tendance à augmenter fortement, mais beaucoup difficile à supprimer,
• a une valeur juridique simple à définir (papier servant de preuve),
• facilement compréhensible en soi-même (il porte souvent son contexte),

Plus subtil ce monde est représenté par l'archivage patrimoniale/à valeur probant, la dématérialisation de fonds documentaire, la gestion électronique de document, le collaboratif, la messagerie électronique, ...

Sur ce constat simplifié, il était courant, hier, de segmenter : contenu papier ou électroniquement qui y ressemble, et : le reste étant des applications spécifiques aux traitements nécessaires au fonctionnement de l'organisation. Cela devient moins vrai aujourd'hui, de part principalement l'augmentation du volume de l'information, et une complexification des types d'information (twitter c'est du contenu ou de la donnée ..). Du coup il devient nécessaire de faire quelque chose.

Les "outils" et les besoins de gestion de l'information se transforment

Aujourd'hui nos organisations se transforment et s'aperçoivent que ces deux mondes fusionnent et que l'impact est loin d'être négligeable car ayant des effets de bord sur les aspects :

• Technique : Quel systèmes dois je utiliser pour gérer mes données et les documents associés (exemple d'une transaction financière associée à un contrat signé par les deux parties). En terme d'archivage comment puis je capturer, avec un document, l'ensemble des données qui y sont associées (ce que j'appelle le mapping entre le contenu et la donnée). Comment puis je faire du décisionnel autour d'un processus utilisant majoritairement du document numérique et/ou papier.
• Culturel : L'univers de l'information regroupe beaucoup d'expertise différentes qui ont des méthodes et profils pouvant être assez opposés. Nous parlons de mettre en relation des archivistes, des administrateurs de base de données, des documentalistes, des juristes, des spécialistes de la sécurité, des spécialistes du collaboratif, du risque, des acteurs métiers qui ont une vue plus pragmatique et systémique de l'information, des managers, des fonctionnels et des techniques.
• Organisationnel : Très lié à l'aspect culturel, et aussi lié à une nouvelle complexification du système d'Information, l'organisation ne peut plus gérer cette transformation sous la forme de silos de responsabilités. L'information a un cycle de vie, qu'elle soit de type "donnée" ou de type "contenu", elle peut être les deux durant son existence dans l'entreprise. Tout le monde ne peut en être responsable, et la seule personne nominativement responsable est le chef de l'organisation. Du coup le pilotage de l'information devient porté par de nouvelles organisations de gouvernance de l'information.
• Stratégique : On a souvent parlé d'innovation, de performance, de compétitivité, d'optimisation, ... . Aujourd'hui, de part les évolutions techniques et culturelles notamment d'internet (Web 2.0) il apparait que :
  • la frontière entre l'information personnelle et professionnelle se fragilise,
  • les outils que j'utilise pour assimiler ou générer de l'information sont omniprésents 24h/24h,
  • les comportements sociaux évoluent et utilisent de plus en plus ces mêmes outils pour évoluer ... socialement,
  • et forcément, cela donne des consommateurs qui deviennent plus capricieux, plus exigeant, plus réactifs.

  Bref, les approches clients d'hier changent, la réactivité des organisations devient une des clefs de succès, si ce n'est la plus importante. Par exemple, la dématérialisation de processus permet d'obtenir une réduction drastique des temps de traitement (4 à 7 en moyenne). Est ce là un problème technique ou une brique tactique attachée à une stratégie pro active. Un joli terme représentant ceci : "l'agilité" de l'entreprise.

Nos organisations doivent s'adapter à leurs clients, le contraire n'est plus vrai.

Même si nous sommes en période de crise (n'avons nous d'ailleurs pas connu que cela ?), nous vivons, je trouve, une époque fantastique, le dernier siècle a connu la révolution industrielle, puis la révolution commerciale, puis la révolution technologique. Nous sommes actuellement en train de sortir d'une quatrième révolution, sociale, qui augmente drastiquement le niveau d'exigence que nos organisations doivent maintenant offrir à leurs clients.

Il ne s'agit plus de s'appuyer sur des  stratégies de prise de part de marché par la production critique et la saturation du marché, mais bel et bien vers un ciblage chirurgical et adaptable des besoins. En somme une stratégie "culturel" de diversification.

Le développement durable est un excellent exemple de la transformation attendue. Durable pour l'écosystème, duquel nous faisons partie ainsi que ... nos organisations.  Et l'information est stratégique à ce niveau. Pour exemple les bilans carbone, qui ont actuellement le vent en poupe, se font en général sur des analyses soit financière, soit physiques par site et par entité de production, mais aussi par processus (calcul des entrées et des sorties). Il est aussi possible de faire un bilan carbone par ... l'information. Difficile, mais apportant une information stratégique majeur : Le coût de l'information, et derrière un potentiel de valeur.

Et oui ceci est bien sûr dépendant d'un fort niveau de maturité en termes de gestion d'information, qui lui même est dépendant d'une capacité à maitriser ces deux mondes que sont l'information de type  "donnée" et celle de type "contenu". Parler de l'univers de l'information me parait être assez vrai !.

Bref, 2 mondes qui fusionnent, nos organisations qui se transforment, et une révolution ..., cela fait quand même beaucoup pour un post

, en tout cas tout ceci ressemble fort à un retour au qualitatif, personnellement, je dis merci et bravo au quantitatif de ces dernières décennies  !