Rencontre de 3 types : Papier, Document numérique et Base de Données

C’est l’histoire de 3 types qui essaient de se parler en vue d’arriver à capturer de l’information dans le temps...

•  Monsieur Pap gère les archives physiques de l’organisation Quidurdur
•  Monsieur Docnum s’occupe de la Gestion Electronique de Document, de la dématérialisation et des workflows,
•  Monsieur Bado a lui en charge l’ERP ainsi que les entrepôts de données associés.

Jean Poplus (JPP), accompagne cette entreprise, dans la préparation à la mise en place d’un projet de dématérialisation. 

Pour le faire court, après un Business Case de mûrissement du projet de dématérialisation, l’Organisation Quidurdur a pris en compte que le projet de dématérialisation, pour être complet, devait s’appuyer sur la nécessité de mettre en place un système de Record Management (plutôt qu'une simple Gestion Electronique de Document à l'origine).

Il a donc été nécessaire, dans un premier de temps, de constituer une liste exhaustive d’informations utilisées, puis de définir les Objets Métiers Informationnels (OMI) (ouioui les mêmes que pour un Master Data Management) et enfin de consolider puis faire valider un référentiel d’exigence associé aux OMI. L’objectif était bien sûr de déterminer quelles informations devraient être archivées, et pour combien de temps (je passe outre la relation entre ces informations et les processus à dématérialiser qui sont quand même le projet cible).

JPP a rédigé une Politique de Gestion d’Information (PGI) dite « Chapeau » (grandes lignes) pour dégrossir le sujet. Et bien sûr cette PGI a été l'occasion d'initier une démarche de changement, en vue de la mise en place d’une instance transverse de gouvernance de l'information pour piloter les outils de gestion d’information (référentiels, politiques, …)

Bref, un projet très classique, un client assez moteur sur ce sujet (et bigre, heureusement !), et tout se passe plutôt bien si ce n’est que le début du projet a été sujet à beaucoup d’incompréhensions de part le vocabulaire à utiliser, ainsi que les cultures particulières de Messieurs Docnum, Bado et Pap.[Note : Je passe aussi les difficultés de compréhension entre les directions métiers, la production information et les responsables fonctionnels de la DSI]

Du coup, afin de pouvoir passer le cap de la définition de ce qu’est un archivage (svp, tout sauf une sauvegarde), ainsi que celui du format (le papier = preuve, le numérique non, et comment archiver un chiffre qui ne doit pas être modifiable), il a été nécessaire de faire un petit tableau récapitulatif des termes et cycles de vie utilisés par ces trois mondes.

 Trois grandes étapes du cycle de vie de l'information (peu importe qu'il soit papier, ou numérique (data/content)) :

• Informations vivantes ; Qui est modifiables et qui contient des informations candidates. Ce sont en partie les fameux "Records" du Record Management, des informations engageantes qu'il conviendra de capturer en vue d'un archivage probant.
• Informations historisées ; Informations non modifiables et nécessitant un accès immédiat, pouvant être probant et/ou patrimonial
• Informations archivées : Informations non modifiables et gérées afin de pouvoir perdurer dans le temps (10,50,100 ans, ... Et donc avec des mécanismes s'affranchissant des formats)

On remarque la présence des Archives courantes, intermédiaires et définitives pour le papier. Les notions de Record puis d'information probatoire et patrimoniale, ainsi que l'étape de la conversion en format d'archive que j'ai laissé là pour marquer l'importance de la transformation des données structurées en paquet d'archives.

Effectivement un des aspects complexe de l'archivage mixte Data/Content est ce que j'appelle le mapping ; le lien entre les documents et les données puis entre les données elles mêmes (quels données garder, lesquelles ne pas garder). C'est un sujet difficile à traiter car faisant appel à de l'analyse de risque informationnel, et ... beaucoup de bon sens.

Finalement, on remarque les notions d'Online et de Offline précisant que les informations sont accessible avec délais ou non. A ce niveau nous sommes proche du monde de l'ILM (Information Lifecycle Management) technique et des HSM (Hierarchical Storage Management).

Tout de même pour finir l'histoire le système de Record Management a été mis en place en version fonctionnellement minimaliste afin de pouvoir se concentrer sur la partie Dématérialisation (meilleur ROI), l'instance de gouvernance s'est mise en place après officialisation des rôles en mode projet, des déclinaisons de politique de gestion d'information sont en cours de rédaction, ... . Le tout à duré 18 mois.

Ok, même si c'est perfectible, cela donne tout de même une bonne vue d'ensemble qui permettra de gagner un peu de temps et sûrement de la bonne humeur

Vos avis pour améliorer le schéma (ce qui manque, est inexacte, ..) ?

NOTE : Toute ressemblance avec des personnages existant ou ayant existé serait fortuite et indépendante de ma volonté