Ipad et l’hyper-mobilité : le chaînon manquant ?

Quelques mois après la sortie de la tablette d’Apple, où en est-on aujourd’hui de l’utilisation de l’Ipad dans un contexte professionnel fortement distribué ?

Je vous propose dans les paragraphes suivants quelques réflexions, constats et idées qui viennent à l’esprit dès lors que l’on commence à vouloir profiter pleinement du potentiel de la machine.

Où sont-ils ?

Premier constat, restreint au paysage français et vu de ma petite fenêtre : on voit très peu d’Ipad ! que ce soit en réunion, dans les transports en communs, dans les cafés, dans les lieux public. Les propriétaires ont-ils peur de susciter les jalousies, n’assument-ils pas leur côté « early-adopters », ou simplement ne l’utilisent-ils pas ?

Nous n’en sommes qu’au début je vous le concède, il faut se laisser encore un peu de recul pour obtenir des statistiques pertinentes, au demeurant particulièrement rares sur le web, mais quand on commence à entrevoir les possibilités d’utilisation de la machine, on n’a qu’une envie, en abuser !

Le scénario

Afin d’illustrer les propos de cette réflexion, mettons nous en situation à partir d’un cas relativement simple : un client fait appel à mes services pour lancer une étude, nous organisons donc une réunion de lancement, laquelle doit aboutir à une restitution permettant de valider le cadrage et le périmètre de l’intervention. La suite de l’article a pour finalité de déterminer le degré de réalisme de ce cas d’école et sa faisabilité en l’état des technologies proposées.

Détaillons un peu le scénario :

1. Réunion de lancement chez le client : comme je suis un adepte du « no paper » et que j’ai besoin de prendre des notes incluant des schémas, des couleurs, des annotations et toute sorte de fioritures, je décide de me munir l’Ipad et d’utiliser l’une des nombreuses applications de prise de notes disponibles. En outre je trouve plutôt élégant de sortir un cahier numérique plutôt qu’un portable que je déplie devant les yeux du client pour me cacher derrière l’écran (en évitant au passage les bruits de frappe sur le clavier, particulièrement désagréables sur le long terme).
2. Fort de ces informations, je rentre au siège de ma société, je me place devant mon poste fixe, je lance mon éditeur de présentation et je commence à mettre en forme une ébauche de cadrage de l’étude avec de jolis diagrammes. L’un de ces diagrammes est d’ailleurs issu d’une map que j’ai créé avec mon application de mindmapping préférée.
3. Tard dans la soirée, je rentre chez moi sans avoir terminé la rédaction du document. Je profite du trajet de retour pour relire mes notes et la présentation sur mon Ipad.
4. Au passage je note quelques idées pour la future mission dans une todo-list ou quelques post-it virtuels que je prends bien soin de labelliser (taguer) pour ne pas les égarer parmi tant d’autres.
5. Bien plus tard, comme je voue corps et âme à mon travail, je décide de me remettre sur la rédaction de la présentation depuis mon poste fixe personnel, plus pratique que l’Ipad pour la saisie rapide, et plus ergonomique pour l’élaboration des schémas (écran plus grand, souris, clavier). Je précise que je ne choisis pas l’option d’adapter un clavier et une souris sur l’Ipad, il resterait de toute façon le sujet de la taille d’écran à traiter.
6. Le lendemain matin, dans le train, je relis le document sur mon Ipad, corrige quelques fautes de frappes, et ajuste un peu la map d’un des schémas.
7. De retour chez le client, je sors mon Ipad, branche le vidéo-projecteur et déroule la présentation.

8. On procède à quelques modifications en live et je restitue le document au client via une clé USB.
9. Je rentre au siège, dépose tous les documents afférants au projet dans la GED de capitalisation : le cadrage de la mission est terminée, affaire rondement menée.

Les problématiques

A aucun moment dans l’énoncé précédent je n’ai pris en compte les contraintes du monde réel et les besoins sous-jacents aux différents cas d’utilisation. Il est temps de s’y intéresser et de savoir si cet enchaînement de situations est raisonnablement envisageable.

Hypothèse purement arbitraire et volontairement restrictive de cette analyse : mon Ipad ne bénéficie pas de l’option 3G, je ne peux donc échanger des données qu’en Wifi ou en connectant la machine à un ordinateur via la câble fourni par défaut.

Reprenons maintenant les différentes étapes décrites plus haut et analysons plus finement les questions qu’elles soulèvent :

1. Prendre des notes sur un cahier, c’est plutôt naturel, on sort des crayons et on couche nos pensées sur le papier au gré de notre inspiration, quelque soit  leur représentation, graphique, textuelle, mono ou multi-chrome, avec ou sans surlignements ou encadrements diverses, en sténo pour ceux qui savent, bref on représente des idées et des concepts. Qu’en est-il de l’expérience Ipad ?
2. Cette partie de la démarche ne pose pas de problème particulier, d’un côté on lit sur l’Ipad, de l’autre on travaille comme à son habitude sur le fixe avec deux applications différentes.
3. La relecture de notes est triviale, il suffit d’allumer l’Ipad et de démarrer l’application de gestion de notes. En revanche c’est un tout autre problème pour la lecture de la présentation, et on aborde là deux points essentiels sur les échanges de données :
   1. la compatibilité : quelles applications Ipad sont capables de lire les documents que j’ai créés à partir de mes applications locales ?
   2. le transfert : par quel moyen le document créé sur le poste fixe se retrouve-t-il sur l’Ipad ?
4. A l’heure actuelle, le système d’exploitation de l’Ipad ne gère pas le multi-tâches, ce qui impose de repasser par  le bureau pour basculer d’une application à l’autre, et accessoirement de perdre le fil de son activité si l’application ne gère pas les points de reprise correctement. Prendre des notes à la  volée n’est donc pas une action triviale, à moins de pouvoir inclure directement les notes dans l’application de lecture. En supposant que l’on prenne des notes dans une application spécifique qui permette d’apposer des labels ou des catégories, comment être certain de retrouver ses petits à posteriori et de centraliser l’accès à tous les documents relatifs à un sujet, une mission, un contact ? Le moteur  de recherche de l’Ipad ne prend pas en compte les tags posés localement dans les différentes applications, il  faut donc savoir sur quel document on a travaillé et ouvrir les applications une par une pour y récupérer les informations pertinentes.
5. On retrouve ici, mais dans l ‘autre sens cette fois, les problématiques abordées lors de l’étape 3
6. On peut étendre le sujet de l’échange de données à la synchronisation : comment être certain que le document modifié depuis mon fixe personnel est bien celui qui est sur l’Ipad au moment où je le relis ? Une fois le document existant sur les deux machines, il faut s’assurer de ne pas travailler sur d’anciennes versions. En outre la modification de la map ne peut se faire que si elle a également été transférée sur le périphérique et nécessite de pouvoir la ré-inclure dans le support de présentation une fois modifiée.
7. La présentation doit pouvoir être projetée depuis l’Ipad vers un vidéo-projecteur à l’aide d’une interface de connexion standard du type connecteur VGA.
8. Modifier le document se fait de la même façon que dans l’étape 6, mais est-il possible de le copier ensuite sur une clé USB ? Si cette opération ne s’avère pas réalisable, peut-on passer par un autre moyen ? Une connexion WIFI par exemple ? plutôt rare dans un contexte d’entreprise sécurisé. Un transfert via câble USB ? A voir.
9. A nouveau il faut s’assurer de la bonne synchronisation des documents et d’avoir récupérer tous les éléments relatifs au projet et disséminés dans plusieurs applications.

Les éléments de réponses

L’exercice se poursuit en tentant d’apporter des solutions, lorsqu’elle existent, aux questions posées dans le paragraphe précédent. L’idée est de trouver une réponse à moindre coût énergétique bien entendu, sinon il est toujours possible de refaire le terminal ou de changer son utilisation, alternative que nous ne traiterons pas ici.

Analysons donc la scène au ralenti :

1. Toutes les applications de prise de note présentes dans l’Appstore proposent d’utiliser le mode texte via le clavier virtuel, quelques une ajoutent des fonctionalités graphiques pour y inclure des schémas, et plus rares sont celles qui permettent la prise de note manuscrite. Encore faut-il, pour le dernier point, pouvoir écrire au doigt : rappelons que l’écran tactile est capacitif et non résistif, il est donc impensable d’utiliser un stylet en plastique, bien pratique sur les anciens PDA et autres terminaux de la même génération, mais inutilisable désormais. Le problème, lorsqu’on écrit avec le doigt, c’est qu’on ne voit pas vraiment ce qu’on fait, à moins d’écrire assez gros, de zoomer, d’utiliser un mécanisme qui déplace la zone d’écriture au fur et à mesure que l’on avance, ou un autre qui décale la zone d’écriture par rapport au doigt, bref des contournements qui ne valent pas un bon vieux stylo fin.
   La solution peut être de se tourner vers des produits adaptés à l’écriture sur ce type d’écrans tels que le pogo sketch. Et si le prix vous rebute ou que vous souhaitez faire preuve d’originalité, vous pouvez toujours essayer de le fabriquer … du plus bel effet chez le client. Quelque soit la solution, il faudra composer avec les moyens du bord et adapter sa façon de noter.
2. RAS
3. La compatibilité entre applications n’est pas en soi un réel problème dès lors que l’on reste dans le monde Apple. Passer de la version de Keynotes du MacBook à son petit frère ne devrait pas poser de gros soucis. Mais soyons réalistes un instant, ce que veut le client, c’est un fichier Powerpoint, ça ne se discute pas. Eh bien finalement la situation n’est pas désespérée puisque le fameux Keynotes importe le format .ppt pour le transformer en format interne. Et si vos présentations sont faites sous Google Docs, on peut les lire pour l’instant avec une application comme Godocs, et peut-être bientôt les modifier.
   Maintenant que nous sommes rassurés sur le fait que nous allons pouvoir consulter nos documents, comment procède-t-on pour les transférer entre le poste fixe et la tablette ? La réponse est loin d’être triviale et universelle. Les méthodes disponibles pour l’instant, au gré des applications, chacune privilégiant une ou plusieurs solutions, sont les suivantes :
   1. Si l’application se conforme à la philosophie Apple, le plus direct est de passer par ITunes : on ajoute notre fichier dans la liste des fichiers partagés correspondant à l’application et il sera automatiquement chargé sur l’Ipad à la prochaine synchronisation. Il faut évidemment suivre cette procédure pour chaque fichier que l’on souhaite voir partager, et même si la sélection multiple est possible, l’opération reste manuelle. En outre il faut brancher l’Ipad via le câble USB pour activer la synchronisation, le mode ‘over the air’ n’étant pas disponible. Même si cette solution a le mérite d’être standard, elle reste inadaptée à certains besoins : si on décide d’ouvrir le document avec une autre application, il faut le dupliquer dans son propre espace de fichiers partagés. Impossible de transférer un document d’une application vers une autre, l’information est organisée en silos étanches.
   2. Solution un peu plus ‘geek-esque’ : l’application a la possibilité de démarrer un serveur web local sur lequel on se connecte depuis le poste fixe pour y charger les fichiers via une page web. J’ai de sérieux doutes sur le succès de cette méthode chez les utilisateurs lambda.
   3. Le cloud : à l’heure du stockage en ligne et des services ‘in the cloud’, il est nécessaire de composer avec les nouvelles pratiques des internautes. Certaines applications proposent donc de charge les fichiers à partir de son espace de stockage online pour les visualiser localement. Cependant, face à la quantité grandissante de fournisseurs d’espace de stockage, chaque application choisit ses partenaires et même si certains sortent du lot, tels que DropBox ou box.net que l’on retrouve souvent, d’autres peinent à s’imposer de manière systématique (même pas IDisk…). Mais encore une fois, même si on accède à ses documents distants, la synchronisation reste manuelle, il faut explicitement demander un rechargement du fichier en local pour obtenir la dernière version. Encore une manipulation de trop lorsque chaque clic compte.
   4. Plutôt que de charger un document à partir d’une application, pourquoi ne pas faire l’inverse et, comme on en a l’habitude sur nos postes fixes, parcourir notre espace documentaire pour sélectionner le fichier que l’on souhaire ouvrir sans présumer de l’application à utiliser. C’est ce que proposent les applications telles que Connect pour GoogleDocs, Dropbox pour le service du même nom ou iSmeStorage qui permet de centraliser les différents espaces de stockage dans un espace local partagé. La solution semble élégante, on se sent comme à la maison à un détail près, toujours le même, l’automatisation de la synchronisation qui est pratiquement inexistante, hormis éventuellement au cas par cas pour chaque document (Dropbox).
   5. Pour les adeptes des échanges asynchrones il est toujours possible de passer par le mail et d’ouvrir le document en pièce jointe. Valable occasionnellement, mais difficilement gérable au quotidien, d’autant qu’il faut être certain que les mails soient chargés localement sur la tablette.
   6. Certaines applications possèdent leur propre espace de stockage en ligne, citons par exemple Evernote qui propose de synchroniser l’ensemble des documents vers et depuis l’Ipad de manière quasi-transparente. Cette application a également comme avantage d’exister à la fois en version mobile et fixe. Elle souffre cependant d’un inconvénient qui peut s’avérer bloquant pour une utilisation intensive, à savoir l’impossibilité d’ouvrir certains document dans des applications spécifiques (ex: pdf). Elle propose en effet dans ces cas un visualiseur interne qui est loin d’offrir les fonctionnalités qu’on pourrait en attendre.
4. Si on met de côté les aspects multitâches, directement liés au fonctionnement interne de la machine, il n’existe pas vraiment de réponse au problème des labels ou de la recherche centralisée, à part l’utilisation d’applications comme Evernote (ou ReadItLater pour des documents web). En effet même les solutions de cloud-storage n’offrent pas la possibilité de tagger les documents qu’elles gèrent.
5. On retrouve ici essentiellement les mêmes éléments que dans le point 3, à quelques détails près dont il faut tenir compte :
   1. la synchronisation depuis Itunes vers le disque local n’est pas automatique tant que le document n’est pas enregistré la première fois manuellement
   2. pour synchroniser un document sur un espace de stockage en ligne, il faut explicitement l’exporter depuis l’application dès qu’on le modifie
   3. certaines applications comme KeyNotes n’exportent que dans leur format spécifique, il n’est donc par exemple plus possible de retrouver le format d’origine du document
6. L’inclusion d’un document dans un autre ne se fait que sur des technologies de type OLE chez Microsoft, ou par simple copier coller de capture d’écran. La dernière solution reste accessible sur l’Ipad (touches Home+Power) puisque par défaut l’image est disponible dans la librairie interne de l’Ipad. Encore faut-il que l’application réceptrice soit capable d’inclure une image provenant de la librairie interne, et même dans ce cas, si on utilise une autre application pour modifier la capture d’écran, on a le pré-requis inverse.
7. Toutes les applications ne permettent pas aujourd’hui de passer par l’interface VGA, il ne sera donc possible de projeter directement depuis l’Ipad que dans certains cas.
8. Autant la modification en live de la présentation ne présente pas d’écueil particulier, autant le transfert via clé USB est tout simplement impossible, la seule interface utilisable par l’Ipad ne permettant que de charger des photos depuis un appareil numérique. Il faudra donc trouver un autre moyen de transfert.
9. Pas de solution miracle sur ce point, organiser la cohérence des documents doit passer par une application spécifique si elle existe ou se faire manuellement.

Que lui manque-t-il pour réussir ?

On a l’impression quand on essaye d’utiliser l’Ipad de manière fluide et plutôt naturelle que l’on est plutôt dans une démarche d’adaptation à l’outil plutôt que l’inverse. D’accord c’est un peu exagéré, mais frustrant quand même.

Si seulement, sans parler d’avoir une vue complète sur le système de fichier on pouvait au moins partagé une partie de l’arborescence, une sorte de dossier qu’on pourrait pour l’exemple appeler ‘Mes documents’, une partie des problèmes se vaporiserait d’elle-même.

Il faudrait également pouvoir gérer une synchronisation automatique, soit en mode connecté par le câble, soit en mode Wifi, en évitant de se poser la question de savoir si toutes les applications sont correctement configurées, si on n’a pas oublié de transférer un document, si on a activé tous les mécanismes spécifiques, démarré tous les serveurs, bref sans y penser.

La réponse au premier point pourrait en outre permettre de gérer des labels sur les documents répartis dans le disque interne, comme on le fait naturellement maintenant sur les mails, une organisation qui fait ses preuves, et d’utiliser de fait le moteur de recherche pour retrouver simplement un ensemble de ressources liées.

L’absence de multi-tâches reste évidemment une coquille dont nous savons qu’elle ne va pas résister bien longtemps.

Enfin et c’est évidemment le souhait de tous, il devient vite indispensable lorsqu’on utilise ce genre de machines en tant que productrices d’informations, de pouvoir échanger librement les produits obtenus entre différents systèmes et différentes plateformes physique sans se heurter à des problèmes de compatibilité, même si on accepte évidemment les limitations techniques et physique de chacune des versions. Or jusqu’à présent les applications restent plutôt spécifiques à l’Ipad et les formats de fichiers difficilement interchangeables.

Les limites d’utilisation

Une fois qu’on commence à jouer avec l’engin, on a envie de jeter les autres appareils et de tout faire avec, y compris la cuisine. Alors qu’est-ce qui nous empêche encore de le faire ?

D’une part les choix technologiques, l’écran capacitif ne permet pas d’utiliser des crayons fins ou non conducteurs, il faut donc s’en satisfaire.

D’autre part les contraintes de format, d’aucuns pourraient considérer que lire une page de livre en entier sur cette taille d’écran sans zoomer ni se déplacer s’avère rude pour les yeux, en particulier pour des journaux au format A4 ou des bandes dessinées. Mais c’est le prix à payer pour pouvoir l’emporter dans son sac.

Ensuite les interfaces, les adeptes du clavier-souris vont devoir apprendre à taper sur un clavier en verre sans retour de touches et graisser l’écran en se tordant pour tenter de regarder derrière le doigt ce qu’ils sont en train de faire. J’entends des voix me murmurer qu’il suffit de se procurer les accessoires ad hoc, mais j’attends de les voir taper un document Word dans le train avec un clavier portatif …

Enfin certains champs d’applications seront clairement inadaptés à un écran d’une telle dimension ou simplement à un écran tactile, c’est le cas pour les progiciels de conception 3D, la retouche photos poussée, le développement logiciel.

Verdict

Le bilan est quand même avouons-le extrêmement positif. Nous n’en sommes qu’aux prémices, l’Appstore gonfle de jours en jours, les idées fusent, les versions se succèdent, bref on va dans le bon sens, tout n’est peut-être qu’une question de mois avant que nous n’atteignions tous la félicité.

En attendant, la solution n’est-elle simplement pas de suivre l’adage  »Pour vivre heureux vivons connectés » ? La 3G est là pour nous permettre de rester en permanence liés à notre patrimoine documentaire, il suffit donc de choisir le bon abonnement et d’utiliser la bonne déclinaison de machine.

Pour ma part je m’y refuse encore, je pense qu’il est tout à fait raisonnable de penser que dans un avenir proche nous pourrons travailler efficacement en mode déconnecté ou asynchrone. Les applications manquent encore de maturité, il n’existe pas encore de réel consortium entre les éditeurs pour convenir d’un moyen simple d’échanger les données, le cloud n’est pas encore bien entré dans les moeurs. En outre il existe des pistes d’amélioration comme les formats de fichier ouverts pour l’inter-opérabilité ou le HTML 5 pour la gestion du mode hors ligne.

Armons-nous donc de patiente, et pour les plus frustrés, il reste toujours les solutions extrêmes (et fortement déconseillées bien entendu) comme le jailbreak ou l’installation de ChromeOS sur Ipad …

Stéphane Delplanque.

Filed under: Articles Tagged: apple, cloud-computing, consulting, ipad, mobility, tablet