Réunion interne, ma méthodo

J'ai déjà rencontré différentes pratiques dans les réunions de travail. Entre celle improvisée à la pause café où l'on parle à la fois de stratégie et de la dernière sortie VTT et celle planifiée, organisée et animée qui aboutit à des décisions et des actions, il y a un monde.
Grâce à ces expériences, j'ai pu sélectionner le meilleur et identifier le pire pour élaborer quelques règles simples d'organisation que je m'efforce d'appliquer et d'améliorer...

La réunion doit, à mon sens, déboucher sur une/des décision(s) et par voie de conséquence des actions à mener. Il est donc très important de différencier la réunion de la discussion informelle (café), leur but n'est pas du tout identique !!!..Mais revenons à notre réunion.
* Avant
La réunion, qu'elle soit présencielle ou téléphonique, doit comporter:
- un label permettant d'identifier le sujet qui sera traité,
- une date et heure de début, une date et heure de fin (très important),
- un ordre du jour débutant par les sujets principaux et précisant les horaires de traitement,
- des participants et un animateur - c'est souvent celui qui l'organise mais l'animation peut aussi être déléguée sous réserve de disposer aussi les éléments d'information nécessaires.
* Pendant
Afin de tenir le timing, il est primordial de débuter à l'heure sous peine aussi de pénaliser celles et ceux qui respectent la règle. Pour ma part, je n'hésite plus à commencer, même si certains participants sont en retard.
Le début de réunion est aussi l'occasion de rappeler les règles - passer les GSM sur vibreur et fermer les PC portables, ....
En cours de réunion, j'ai souvent constaté que des sujets connexes - mais dignes d'intérêt - émergent. Afin de ne pas perturber le déroulement initialement prévu, le mieux est de les lister afin de les pouvoir les aborder en fin de séance et prévoir des actions.
Également, au fur et à mesure de la séance, des actions apparaissent pour lesquelles il est nécessaire de préciser le QUI ? QUOI ? QUAND ?. Cela s'inscrit dans un plan d'actions, clair et approuvé par l'ensemble des participants. Je propose de le rappeler systématiquement en fin de réunion qui doit se terminer à l'heure prévue. Si la séance doit se prolonger, il est important de le signaler avant sa fin théorique.
* Après
Il faut rappeler aux participants les décisions prises et les actions qui s'y rattachent, d'où la nécessité d'un compte-rendu précisant ces deux éléments (décisions - actions).
Pour ma part, j'utilise deux types de comptes-rendus. Soit un document annexe (Word) intégré dans le dossier projet soit un courriel pré-organisé en rubriques, plutôt suite à un point Flash téléphonique.
Si vous avez des suggestions pour optimiser les réunions, n'hésitez pas à nous en faire tous profiter par vos commentaires.