Emailing évènementiel : quelques conseils.

Lorsque vous organisez un salon, une conférence, voire un séminaire en ligne, votre principal défi est de capter et retenir le plus de participants possible. A ce titre, votre budget promotion doit bien sûr être conséquent, mais il ne fait pas tout. Beaucoup des évènements les plus réussis doivent leur succès à une campagne marketing utilisant emailing, web et réseaux sociaux. Tout est une question de méthode, et c'est l'objet de cette note de vous conseiller sur la partie emailing de votre campagne marketing de promotion.
En préparant votre évènement et la stratégie de promotion par emailing qui l'accompagne, posez-vous ces questions :
- Quelles sont les craintes, les frustrations, les défis que vos clients et prospects connaissent dans le domaine sur lequel porte votre évènement ?
- Quels sont les sujets brûlants et les tendances du moment dans ce domaine ?
- Quelles informations originales pouvez-vous offrir ?
- Qu'est-ce qui rend votre positionnement unique ? Pourquoi vos clients et prospects devraient-ils participer à cet évènement ?
L'emailing peut vous aider dans un premier temps à répondre à ces questions, et par la suite à offrir à votre cible l'évènement qui lui semblera incontournable. Voici quatre étapes à considérer dans votre stratégie.
Etape 1 : Inclure des mini-études dans votre newsletter.
Longtemps avant l'évènement, vous pouvez commencer à collecter l'avis de vos clients et prospects au travers de mini-études, composées d'une ou deux questions ciblées, et intégrées à votre newsletter. Ces études doivent vous aider à comprendre les besoins de vos clients, à identifier les tendances fortes et à vous concentrer sur les sujets importants, tels qu'ils sont mis en avant par vos destinataires.
Vous pourrez ainsi organiser le contenu de votre évènement au plus près des attentes de vos clients et commencer à affiner votre positionnement.
Etape 2 : Sondez l'intérêt de vos futurs participants.
45 à 60 jours avant l'évènement, organisez un sondage avec pour question unique : "Avez-vous l'intention de participer à cet évènement ?" et trois réponses possibles, "oui", "non", peut-être". Les réponses à ce sondage vous permettront de mieux segmenter vos futures campagnes d'emailing autour de l'évènement.
Etape 3 : Faites la promotion de votre évènement.
30 jours avant l'évènement, commencez à promouvoir votre évènement avec une série de messages pertinents qui donneront aux destinataires des raisons d'y assister. Vous pourrez ainsi mettre en avant un aspect différent de votre évènement sur chaque message. Par exemple :
- Le premier message se concentrera sur ce qui est nouveau et caractéristique de cet évènement, en terme de déroulement, de technologies employées...
- Le second message insistera sur ce qui différencie cet évènement des autres évènements similaires par son positionnement original et la prise en compte des attentes du public visé.
- Le troisième mettra en avant le contenu détaillé et les opportunités qui s'offriront aux participants en terme de prises de contact et d'échanges avec des professionnels et de mini-évènements relatifs à l'évènement principal (cocktail en présence d'une personnalité, spectacle...).
Eliminez de l'emailing ceux qui ont explicitement spécifié qu'ils ne participeraient pas à l'évènement et concentrez-vous sur les "oui" et les "peut-être" en adaptant les messages au segment. Mettez dans le segment "peut-être" ceux qui n'ont pas donné de réponse sur leurs intentions.
Ces messages seront d'autant plus efficaces s'ils sont relayés sur les réseaux sociaux et si les destinataires sont incités à partager leur intérêt pour votre évènement sur Facebook ou Twitter.
Etape 4 : Assurez un suivi rapide et organisé.
Le suivi des participants après l'évènement ne doit pas être négligé et, là encore, l'emailing peut s'avérer utile pour envoyer un message de remerciement, voire un questionnaire de satisfaction dans les deux ou trois jours après l'évènement.
Par la suite, continuez à fournir à vos participants des éléments incitatifs afin d'aider les équipes de vente dans leur programme de suivi.
Cette note est inspirée d'un article de Mike Hotz pour ClickZ, disponible ici (en anglais)