Communications unifiées: un vrai projet d'entreprise

Les communications unifiées ont connu, ces dernières années, un très fort engouement suscité également par un discours marketing prometteur en terme de retour sur investissements.
Un tel projet vise en effet à faire fonctionner ensemble - et intelligemment - des systèmes pourtant indépendants les uns des autres: téléphonie, outils de conférence, outils de présence, messageries, applications collaboratives. Idéalement même, les communications unifiées devraient permettre d'accéder aux différents médias de communication de n'importe où et surtout à partir de n’importe quel terminal recensé dans le dispositif.

Préalablement au lancement d'une telle opération, nous accompagnons nos interlocuteurs afin de mesurer factuellement la création de valeur d'une telle migration. Nous avons coutume d'appréhender ces gains tangibles de la manière suivante:

Accroissement de la Productivité - le fait de disposer facilement de l'information (n°de tél., indicateurs de présence, ...) et de réduire les délais improductifs permet-il de se consacrer d'avantage à son cœur de métier ?,
Réduction des dépenses - Le fait d'adopter une solution d'audio ou vidéo conférence permet-il de diminuer les déplacements professionnels ?
Satisfaction interne à l'entreprise – La réduction du temps passé au téléphone et à consulter divers outils, la réduction des déplacements et la possibilité de travailler plus souplement, en situation de mobilité, favorisent-elles un meilleur équilibre vie privée - vie professionnelle ?
Satisfaction clients – Le fait de permettre à ses clients de choisir le média le plus approprié permet-il de renforcer le sentiment de relation personnalisée et privilégiée ?

Nous pouvons ensuite entamer une démarche structurée, menant l'équipe projet à une réflexion en plusieurs étapes:

• Analyser son activité et exprimer ses besoins
• Définir ses objectifs et les prioriser
• Planifier l'évolution qui doit s'inscrire dans une démarche globale de modernisation du Système d'Information
• Choisir la solution et les partenaires les plus adéquats
• Initier l'opération avec un pilote
• Analyser le pilote et tirer des enseignements
• Étendre l'opération au reste de l'organisation
• Observer en "vitesse de croisière" et apporter les améliorations

A ces différents items s'ajoute un accompagnement au changement nécessaire tout au long du projet, pour des organisations souhaitant à la fois renforcer le travail collaboratif de leurs équipes et optimiser l’utilisation de leurs infrastructures.

Contact: lschwartz(at)oria.fr