Arrêt sur le télésecrétariat

Le secrétariat indépendant intéresse de plus en plus les PME ou TPE, les professions libérales, les artisans. Pour les entreprises, cette nouvelle forme d'organisation du secrétariat permet de couvrir des besoins ponctuels ou réguliers, à un coût plus avantageux qu'une embauche. La plupart du temps, ce secrétariat est assuré en télétravail. Présentation…

Le secrétariat indépendant, c'est quoi ?

Il s'agit des tâches de secrétariat - ou d'assistanat - assurées par une personne qualifiée, indépendante et elle-même chef d'entreprise, qui travaille soit dans les locaux d'une "entreprise cliente", soit - le plus souvent - en télétravail.

Le télésecrétariat est né dans les années 1980. Le secrétariat médical a été le premier à basculer dans le télétravail. Des médecins ont proposé à leurs secrétaires d'assurer les appels téléphoniques et les prises de rendez-vous depuis chez elles, après un transfert de ligne. Etant au service de plusieurs médecins, ceux-ci ont rapidement vu la rentabilité d'une telle organisation.

L'arrivée d'Internet et les nouvelles technologies de l'information et de la communication ont accéléré la vulgarisation du télétravail - dont le télésecrétariat. Plus besoin d'être dans les locaux d'une entreprise pour avoir accès aux informations. Les documents s'échangent essentiellement par e-mail ou courrier postal si besoin.

Qui sont les télésecrétaires indépendantes ? Au service de qui ?

Ces télésecrétaires sont une grande majorité de femmes bien sûr, mais 2 % d'irréductibles messieurs résistent. Elles sont rarement débutantes. De formation Bac ou Bac +2, voire plus, plusieurs années d'expérience en entreprises leur ont appris les ficelles du métier. Le secrétariat étant un vaste domaine, certaines secrétaires sont spécialisées dans le juridique, le médical, les assurances, l'industrie.... De plus, le marché du télésecrétariat est très porteur et en pleine expansion. Rappelons que la France compte 3 003 693 entreprises au 1^er janvier 2008 et trois sur dix en ont entre un et neuf salariés (source : Insee, REE - Répertoire des Entreprises et des Établissements - Sirene). Ces petites entreprises n'ont pas forcément une charge de travail suffisante qui justifie l'embauche d'une assistante ou secrétaire, même à mi-temps, ou n'en ont pas les moyens financiers. Pour cette même raison, les professions libérales et artisans n'embauchent pas de secrétaire.

Plusieurs solutions s'offrent à ces petites entreprises :

• se débrouiller seul "avec les moyens du bord",

• prendre une intérimaire,

• créer un groupement d'employeurs et "partager" une assistante,

• ou faire appel à une assistante indépendante.

Concrètement, comment ça se passe ?

Une secrétaire indépendante travaille la plupart du temps chez elle. Elle peut se déplacer et intervenir dans l'entreprise si besoin. Les prestations font l'objet d'un devis initial lorsqu'il s'agit d'opérations ponctuelles. Des tâches confiées de façon régulière font souvent l'objet d'un contrat signé entre les 2 parties. Le taux horaire peut varier en moyenne entre 25 et 30 €. Certaines tâches sont au forfait. Les prestations vont du secrétariat classique à des compétences plus techniques (traitement de courrier, production de documents sur Word, Excel, Powerpoint, Publisher, etc., accueil téléphonique, publipostage, préparation de voyages, préparation logistique de réunions), sans oublier le télémarketing, très demandé.

Même si la proximité est un facteur privilégié, une télésecrétaire peut avoir ses clients partout en France, ou à l'étranger. Elles ont pour la plupart leur site internet qui détaille leurs prestations.

Avantages d'avoir recours à une télésecrétaire

L'entreprise n'a pas forcément une charge de travail qui nécessite l'embauche d'une salariée, même à mi-temps. Une télésecrétaire peut intervenir pour des besoins ponctuels ou réguliers.

Sauf cas spécifique, il n'y a pas de d'engagement dans la durée : si un contrat a été signée, il a surtout pour but d'avoir une trace écrite des tâches confiées et du prix des prestations. L'entreprise ou la secrétaire peuvent arrêter très rapidement le "partenariat".

Faire appel à une secrétaire indépendante représente un avantage financier certain, en comparaison du coût d'un intérimaire ou de l'embauche d'un salarié. Il n'y a pas de charges salariales, pas de congés à payer, pas de formation à financer, etc.

L'entreprise gagne en investissement matériel : bureau, PC, imprimante, poste téléphonique, autant de frais de fonctionnement en moins.

Une pointe d'écologie : qui dit travail à domicile, dit moins de déplacements et moins de CO_². S'il faut avoir recours à un coursier pour déposer des dossiers urgents, d'autres solutions vertes se développent telles que les entreprises de coursiers à vélo.

Disponibilité : sur demande et avec majoration du taux horaire (pour certaines), elles sont souvent prêtes à travailler dans l'urgence, en fin de journée, le week-end.

Les freins au télésecrétariat indépendant

L’on peut objecter à ce mode de fonctionnement la confidentialité et la confiance : en effet, une entreprise peut hésiter à donner accès à des documents confidentiels à des prestataires externes. Le fait de ne pas faire partie de la même société, de ne pas être dans les mêmes locaux que "l'entreprise cliente" peut être perçu comme un frein. Il s'agit d'instaurer une relation de confiance. De plus, des contrats de confidentialité peuvent être établis.

Un responsable hiérarchique peut obliger son assistante salariée à laisser tomber provisoirement ses dossiers en cours pour donner priorité à une tâche urgente. Chose plus difficile à exiger d'un prestataire externe qui décide de l'urgence en fonction de ses clients respectifs.

Les relations avec une télésecrétaire peuvent être plus distantes qu'avec une assistante dans le bureau d'à côté. Certains employeurs préfèrent une relation "classique".

Dans tous les cas, la confiance est une valeur qui se gagne même lorsqu'on recrute un salarié. Une télésecrétaire saura mettre tout en œuvre pour instaurer une relation de confiance avec son client et répondre dans les meilleurs délais à ses demandes.

Le secrétariat indépendant semble avoir de beaux jours devant lui même s’il mérite encore d'être mieux connu.