Comment mieux gérer son temps (2/6)

Par Joachim Massias, Dirigeant du cabinet Cerialis, coach et conseil auprès des créateurs et dirigeants d’entreprises

Pour cette deuxième partie, nous allons aborder un point important : comment faire la chasse au gaspillage de temps.
Le temps gaspillé, c’est tous les évènements (internes ou externes) qui vont nous faire perdre du temps dans la journée ou pendant un tâche particulière.

Faisons le point sur tout ce qui peut entrer en ligne de compte.

1 – Ce qui vient de l’extérieur

Du fait de notre poste ou de notre travail, nous sommes constamment sollicités par des acteurs ou évènements extérieurs qui vont nous faire perdre un temps considérable :

• Appels téléphoniques imprévus qui peuvent s’éterniser
• Collègues ou amis venant exposer leurs problèmes
• Clients, fournisseurs débarquant à l’improviste
• Problème technique survenant à l’improviste
• « Réunionite » aigue avec des réunions mal préparées
• Votre porte toujours ouverte permettant à tout un chacun de vous déranger

2 – Ce qui vient de l’intérieur

Mais beaucoup des gaspillages de temps viennent également directement de nous parce que nous n’avons pas pris les bonnes dispositions :

• Absence de planification précise (quotidienne)
• Des objectifs mal définis
• Une stratégie floue
• L’absence de date de fin d’une tâche
• Des dossiers mal classés, un bureau mal rangé
• Manque de délégation du travail
• Prise de décision trop rapide

3 – Les solutions

Pour arriver à progresser et être petit à petit de plus en plus efficace, il faut respecter 2 étapes :

La première étape consiste à prendre conscience de ce qui s’est passé pour le corriger. Prenez votre calendrier et regardez votre semaine ou le mois qui vient de se dérouler.
Ensuite, repérez les causes de vos débordements en choisissant dans les 2 listes que je viens de vous énoncer ci-dessus. Vous devez en trouver 2 par catégorie (intérieur et extérieur).

Si vous n’avez rien marqué dans votre agenda durant la semaine passée ou le mois précédent, il faut absolument que vous vous contraigniez à indiquer chaque jour les tâches que vous allez effectuer. C’est en voyant les tâches écrites et leur durée prévue/réalisée que vous pouvez le mieux prendre conscience des corrections à effectuer.

La deuxième étape consiste à repérer les causes comportementales de vos pertes de temps.

Nous allons aborder un travers que nous avons quasiment tous : la « procrastination »

Ce terme barbare signifie que l’on va par nature remettre au lendemain les tâches que l’on pourrait réaliser le jour même. Il faut donc combattre notre nature et une fois les tâches priorisées, se contraindre à les réaliser le jour même si c’est possible.

Pour cela, je vous conseille deux petits livres très bien faits et ludiques pour combattre la procrastination :

L’une des clés est de fractionner vos tâches les plus difficiles en sous-tâches d’une durée d’une demi-heure à une heure pour qu’à chaque étape résolue, vous puissiez faire une pose et repartir.

Evitez également à tout prix la dispersion qui est la cause de bon nombre d’oublis. En gérant en simultané plusieurs tâches, vous augmentez considérablement vos chances non seulement de mal les réaliser, mais vous risquez surtout d’en oublier petit à petit.

Voilà pour cette deuxième partie. La prochaine traitera de la clarification des priorités.

Si vous vous reconnaissez dans ce que je viens de vous transmettre, laissez-moi en commentaire vos expériences.

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