Songeries du mois d’août au bureau

Après quelques songeries de juillet, voici celles du mois d’août.
La France s’arrête au mois d’août. Toute ? Peut-être pas. Surtout si j’en juge à la fréquentation assidue des touristes dans nos hauts lieux bretons. Il faut bien les nourrir, les héberger, les abreuver, les amuser, les gâter de souvenirs et de cartes postales plus belles que nature…

En revanche dans l’immobilier, c’est bien le cas : entreprises fermées, correspondants disparus, courriers inexistants, téléphones muets, même les spams sont moins nombreux (ou l’antispam mis à jour).

Certains rêvent gentiment : cette semaine va permettre de se poser, de lire un dossier en retard, de mettre à jour ses fichiers, de préparer… Quoi ? Et les archives ? Le dossier de Kx, il prend 3 étagères dans l’armoire ! L’immeuble est livré, l’année de GPA (garantie de parfait achèvement) touche à sa fin… Et celui de Xk ?

L’atelier se met en place, la salle de réunion est squattée et transformée en usine à classer, une pile avec les chemises propres, une avec les chemises de récup, un carton pour le papier blanc à jeter, un carton pour le papier de couleur à jeter (soyons recycleur), une pile avec les chemises plastiques à réutiliser, une pile avec les dossiers suspendus, une pile bringuebalante avec les classeurs vidés… un vrai champ de bataille.
Trions, mutualisons le dossier du chef de projet avec celui du secrétariat et avec celui du directeur et avec celui de l’ancien responsable de projet qui a légué son dossier à son successeur qui l’a pieusement stocké en haut de l’armoire.

Epluchons, jetons les doublons, voire les triplons ou quadruplons (?) reclassons, numérotons les chemises, où est le plan de classement (ouf, récemment remis à jour) ? Qui a de l’archi ? J’ai un peu de SPS, mais il m’en manque ? 85 comptes rendus de chantier, ça en prend de la place, il faut tout garder ? Pourquoi il y a-t-il 6 commercialisateurs ? Je n’ai pas l’original du contrat de ce BET, c’est normal ? Pourquoi quelqu’un a classé par mois mais en mélangeant les années ?

Et les trois qui ont eu la bonne idée d’être là en cette première quinzaine d’août se posent d’autres questions :

Pourquoi fait-on autant de copies des documents ?

Faut-il garder autant de papier alors que beaucoup de documents sont aussi stockés électroniquement ?

Le secrétariat doit-il garder copie de tout ? Ou, à contrario, le chef de projet n’a peut-être pas besoin de tout dans son bureau ?

Tous les mails doivent-ils être imprimés ?

Au jour le jour, je pourrais peut-être faire autrement ?

Ah, vous classez les mails, vous, dans votre boite outlook ?

Et si on en parlait à la rentrée ?

Alors, septembre va-t-il voir surgir quelques propositions d’améliorations d’organisation et de gestion de l’information ?

Songeries ? Qui a le temps de songer au mois d’août au bureau ?