Comment rédiger un bon communiqué de presse ?

Résultat ? 80% de ces communiqués vont à la poubelle ! Pourquoi ?

Les principales raisons évoquées par les journalistes eux-mêmes sont les suivantes :

Pas d’information (ou trop peu) dans le contenu.
Un titre sans rapport avec le contenu.
Un communiqué qui n’est pas adressé au bon destinataire.
Un vrai roman, un texte ennuyeux.
Un embryon d’information au dixième paragraphe (information trop tardive).
Un jargon incompréhensible (trop technique, mauvais français).
Trop de chiffres, trop de statistiques (et donc un style trop froid).

Alors…

Qu’est-ce qu’un bon communiqué de presse ?

N.B. : cet article parle principalement des communiqués de presse en ligne, mais la majorité des conseils évoqués ici s’applique également aux communiqués papier.

Soyons clair : le communiqué de presse ne sert pas à vendre. Il a bien évidemment pour but de crédibiliser votre entreprise et de renforcer son image. En effet, le communiqué de presse participe au bon référencement de votre site internet en vous apportant une grande visibilité et un trafic qualifié. Mais son rôle premier est d’informer les rédactions. Il s’agit concrètement d’un document annonçant un fait novateur : création d’une nouvelle société, mise sur le marché d’un nouveau produit, animations commerciales, recrutements stratégiques, annonce de résultats financiers, signature d’un important contrat…

En fait, il y a trois circonstances appropriées à la publication d’un communiqué de presse :

Quand il y a une information nouvelle.
Quand il y a une information originale.
Quand une information intéresse le public.

Attention toutefois : trop d’informations tue l’information. Il ne faut donc pas noyer les journalistes d’informations à la moindre petite actualité. N’oubliez pas que, chaque jour, il arrive des centaines de communiqués sur leurs bureaux et sur leurs messageries et qu’ils ont bien peu de temps pour les lire. Voilà pourquoi chaque détail compte : le titre, le chapeau, le style, la mise en page, l’iconographie, le nom de l’expéditeur et les coordonnées du contact. Gardez présent à l’esprit que l’objectif d’un communiqué de presse est de séduire le journaliste pour l’inciter à vous publier.

Il n’existe aucune règle permettant de déterminer la fréquence de publication idéale, mais le bon sens commande de ne pas dépasser un à deux communiqués par mois.

Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger et optimiser vos communiqués de presse.

L’avant-communiqué

Repérez les médias qui sont susceptibles de communiquer vos informations (journaux locaux, presse spécialisée…) et récupérez les coordonnées des personnes chargées de ces rubriques.
Dressez une mailing liste des journalistes à qui vous enverrez vos communiqués de presse. Si possible catégorisez les journalistes selon le type de médias : presse locale, nationale, généraliste, spécialisée…

Le fond

Il est indispensable de bien comprendre le rôle du journaliste : Un journaliste ne publie que ce qu’il juge intéressant pour ses lecteurs. Il n’est pas là pour vous faire de la publicité gratuite. De plus le journaliste publiera des informations impartiales : son rôle est de parler de manière objective de toutes les entreprises… la vôtre et celles de vos concurrents. Ajoutons enfin qu’un journaliste est pressé… et sous pression.

Privilégiez le contenu qui est prioritaire
Le premier paragraphe de votre communiqué de presse — également appelé "chapeau" — doit répondre aux questions : Quoi ?, Où ?, Quand ?, Comment ? La réponse au Pourquoi ? peut venir en fin de texte pour inciter à la lecture complète du communiqué.
N’annoncez qu’un seul fait par communiqué
Ne mettez en avant qu’un seul argument principal par communiqué. Si vous développez trop d’arguments en même temps vous créez une confusion. Gardez à l’esprit que pour rédiger un article les journalistes ont besoin d’une idée directrice qui sera argumentée tout au long de l’article. Si votre argumentaire est bien construit, vous aurez plus de chances d’être publié.
Bannissez les superlatifs, soyez factuel
Ce n’est pas à vous à dire que votre produit est « super ». Les journalistes ont seulement besoin d’éléments factuels. Aussi, n’essayez pas d’influencer le journaliste sur ce qu’il doit penser (donc dire) de votre site. Laissez-le donc faire son opinion lui-même. N’oubliez pas que l’humilité est toujours mieux perçue que l’arrogance.
Soyez précis et digne de confiance
Vérifiez toujours l’exactitude de vos affirmations. Fournissez des données chiffrées, des résultats d’études faisant autorité. Mentionnez précisément vos sources… sans oublier de les dater.
Ne négligez pas l’aspect juridique
Assurez-vous d’avoir toutes les autorisations nécessaires pour reproduire les témoignages de vos clients par exemple. Ne pas avoir les autorisations est répréhensible et peut être puni par la Loi. Même si vous obtenez un accord verbal, vous serez toutefois mieux protégé par un accord écrit. Si vous utilisez des photos libres de droits, indiquez-le, sinon mentionnez clairement le nom du photographe ou de la société détenant les droits (une autorisation de publication écrite est nécessaire).

La forme

Voici les parties composant un communiqué de presse:

Le nom de la société. Insérez un logo de qualité.
La date de publication. N’oubliez pas d’inclure les instructions pour la date de publication :
"publication immédiate", "pour publication avant le (date)", "pour publication le (date)", "pour publication après le (date)".
Le titre, qui doit résumer votre communiqué en une seule phrase percutante. Les questions, les conseils ou les annonces font des titres efficaces. Poser une question aiguise la curiosité du lecteur qui se dirige tout naturellement vers le corps du communiqué. Donner un conseil, c’est une façon de proposer un bénéfice au lecteur. Faire une déclaration qui attise la curiosité du lecteur
L’accroche (ou chapeau) du communiqué : une à trois lignes doivent suffire pour résumer ce qu’il faut retenir. C’est une seconde chance de capter l’attention du lecteur.
Le corps du communiqué : rédigez votre texte de façon impersonnelle, comme si vous étiez le journaliste qui parlait de votre entreprise. Mettez en premier les éléments les plus importants et laisser en dernier les informations les moins essentielles. C’est la technique de la pyramide inversée.
La conclusion du communiqué : évoquez ici tous les détails pratiques (prix du produit/service, disponibilité, gamme). La plupart des communiqués de presse se terminent par un paragraphe présentant la société (son historique, ses produits…). Ce texte — entre 5 et 10 lignes — crédibilise souvent votre communication. Si vous êtes N°1 dans un secteur, rappelez-le, mais en le justifiant.
Les informations de contact : Incitez les journaliste à vous appeler.“Pour un complément d’informations, appelez-nous au …”. Incluez le maximum d’informations dans cette partie (votre numéro de téléphone, votre numéro de fax, votre adresse e-mail, l’adresse postale de la société).

À la fin de votre communication, vous pouvez ajouter "###". Toute information qui suit ne sera pas publiée.

Quelques règles de base :

Rédigez un communiqué de presse optimisé
Votre texte doit en effet être riche en mots-clés et en liens pertinents si vous voulez gagner en visibilité.
N’envoyez jamais vos communiqués par mail en pièce jointe
Mettez l’intégralité du communiqué dans le corps du message. Faites attention à ce que l’e-mail ne pèse pas plus d’1,5 Mo. Écrivez vos communiqués en texte simple. N’utilisez pas de balises HTML (<B>, <I>…). Chaque journaliste doit être libre de mettre en avant telle ou telle partie de votre texte.
Privilégiez le mail au courrier
Toutefois, si vous choisissez de publier une version imprimée de votre communiqué, utilisez le format A4 accompagné de votre carte de visite et, si possible, d’une chemise de présentation. N’utilisez pas le verso : le journaliste ne devrait pas avoir à retourner la feuille.
Susciter l’intérêt des journalistes
La rédaction d’un communiqué de presse ne s’improvise pas, chaque mot a son importance. Pour susciter l’envie, accordez une attention toute particulière à la première phrase ; si vous n’éveillez pas la curiosité du journaliste dès cette première phrase, il n’ira vraisemblablement pas plus loin. Sans plus attendre, dégagez 2 à 3 idées fortes de votre thème de communication et rédigez pour chacune un court paragraphe la détaillant.
Rédigez un texte clair, concis, précis et efficace
Privilégiez les phrases courtes, sans verbiage, sans chichi. N’utilisez pas un vocabulaire technique, privilégiez plutôt les mots du langage courant et évitez de rentrer dans des détails trop techniques. Si un journaliste est intéressé et souhaite des précisions, il vous contactera. Rappelez-vous que les journalistes reçoivent plusieurs communiqués par jour, un texte trop long ou indigeste risque fort de les rebuter.
Utilisez des arguments bien structurés selon 3 modes :
1°) Mode chiffré : utilisez des chiffres, des statistiques, des bilans… Les chiffres sont nets, cinglants. 2°) Mode littéraire : utilisez des arguments, des citations, des comparaisons, des exemples et des raisonnements. 3°) Mode émotionnel : utilisez des arguments empruntés au domaine du rêve, de la sensibilité, des envies, du bon sens, de l’évidence.
Limitez la longueur / le nombre de pages
Beaucoup de journalistes privilégient les informations courtes et pertinentes… des informations qui vont droit au but ! Les meilleurs communiqués de presse font une page (soit 25 lignes de 60 signes ou 500 mots au maximum), parfois 2 pages et exceptionnellement trois. Si vous avez vraiment besoin de beaucoup de place (parce qu’il y a beaucoup de caractéristiques à détailler, ou des visuels) faites une « version courte » au début du communiqué. Certaines sociétés font des communiqués de presse avec des résumés en 50 – 250 – 1000 mots. Cette méthode permet d’envoyer aux journalistes un texte prêt à l’emploi quelle que soit la place disponible dans le média.
Hiérarchisez votre information
Le titre doit évoquer clairement le fait novateur et le sous-titre doit le compléter ; ne répétez pas 2 fois la même chose. Ajoutez des titres à chaque début de paragraphe évoquant les grandes idées à retenir. Ainsi, un journaliste pressé pourra lire uniquement vos gros titres et retrouver l’information immédiatement. Ne faites pas passer plus d’une idée par paragraphe. Définissez un fil conducteur tout au long du texte avec des enchaînements naturels entre les paragraphes.
Aérez votre texte
Grand titre, marges et interlignes généreux, paragraphes réguliers… votre document doit « respirer » sans pour autant « flotter » (impression de vide). Un texte trop compact n’incite pas à la lecture.
Montrez qu’il s’agit d’un document réservé à la presse
Indiquez par une mention bien visible le terme « Communiqué de presse » ou encore « Info presse », histoire de montrer que vous n’envoyez pas une vulgaire plaquette commerciale dans les rédactions (même si le texte est juste remanié).
N’oubliez pas la date
Il est important de dater précisément votre communiqué de presse car, parfois, les journalistes les archivent.
Indiquez vos coordonnées
Vous devez mettre à la disposition des journalistes l’ensemble de vos coordonnées complètes : raison sociale, adresse postale, numéro de téléphone (un deuxième numéro est souhaitable), télécopieur, adresses e-mail et internet. S’il y a une personne spécifique à contacter sur le sujet, n’oubliez pas de mentionner ses coordonnées. Au besoin, n’hésitez pas à présenter brièvement l’émetteur du communiqué en début de texte.
Respectez l’orthographe, les conjugaisons et la syntaxe
Les textes sans faute d’orthographe, de syntaxe et autres fautes de frappe seront appréciés par les journalistes qui sont des gens de lettres. Si vous en avez la possibilité faîtes vous relire par plusieurs personnes avant d’envoyer votre communiqué.
Proposez des sources iconographiques
Si vous disposez de documents pouvant servir à illustrer un article, proposez de les envoyer à la demande ou mettez-les à disposition sur un site, en téléchargement. Par exemple, vous pouvez insérer dans votre communiqué quelques images en 72 dpi (max 100 Ko/image), et proposez en téléchargement un plus grand nombre d’images CMJN (et non RVB) en 300 dpi.

Avant de publier, contrôlez !

Votre communiqué a-t-il un titre, un chapeau, une date, la mention « Communiqué de presse », le nom du produit ou du service, les caractéristiques détaillées, le prix, le mode de distribution, la disponibilité, une adresse Internet où l’on peut télécharger des visuels. En fin de communiqué, y a-t-il une mini fiche d’identité de l’entreprise avec des faits et chiffres et les coordonnées complètes de la personne à contacter ? Bien évidemment, assurez-vous que votre communiqué de presse a été lu et relu avant sa publication.

La publication

Si vous n’avez pas d’agence de presse, vous devrez envoyer vous-même votre communiqué de presse aux journalistes que vous aurez sélectionnés. Sachez que vous pouvez acheter des fichiers avec des adresses de journalistes sur les sites suivants : www.24presse.com, www.datapresse.com, instantrp.com.

Pour améliorer votre visibilité, vous pouvez également publier sur les sites de publication de communiqués de presse dont voici la liste. Ces sites sont dans l’ensemble bien pris en compte par les moteurs de recherche.

Veillez toutefois à ne pas soumettre le même communiqué à plusieurs sites de publication. Vous éviterez ainsi le duplicate contents qui fait partie des pratiques sanctionnées par les moteurs. Pour éviter ce problème, vous pouvez publier une version longue de votre communiqué sur un site unique, tandis que les sites secondaires afficheront une version courte faisant référence à la version longue.

Si votre communiqué de presse est informatif et apporte de la valeur ajoutée, il est judicieux de le publier sur les Digg-Likes dont voici la liste complète.

Vous pouvez également tirer partie des sites publiant des flux RSS comme www.netvibes.com.

Un dernier conseil : ne téléphonez pas au journaliste après l’envoi d’un communiqué pour lui demander s’il a bien reçu votre message. L’e-mail a l’énorme avantage d’être non intrusif, ne détruisez pas cet atout en quelques secondes. À nuancer toutefois : si votre communiqué est lié à un évènement, une relance téléphonique peut se justifier.

Source : Rédiger un bon communiqué de presse – Rédaction d’un communiqué de presse efficace.
À lire : Isabelle Canivet, Bien rédiger pour le web, Étitions Eyrolles, 2009.
Consultez la liste des sites de communiqués de presse de WebRankinfo.

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