Chronique d’une Responsable IE proactive

C’est une nouvelle fois grâce au VeilleLab Ouest que j’ai pu entrer en contact avec Florence Quentin, une personne dynamique, curieuse et investie dans son travail. Je tiens à la remercier une nouvelle fois pour avoir accepté de témoigner ouvertement.

Initialement professeur d’anglais, Florence a intégré la société Dirickx (53) en 2000 pour valider une formation en commerce international import/export. Elle a très rapidement rempli les fonctions d’assistante de direction au sein de cette même entreprise, puis de chargée de prescription (aide à la rédaction d’appels d’offre). Elle est aujourd’hui responsable intelligence économique, et partage son temps de travail entre la veille et la propriété intellectuelle.

Un terreau propice au développement de l’IE

Pour Florence Quentin, la curiosité n’est pas un vilain défaut, bien au contraire. Dès son arrivée à Dirickx, elle garde les yeux grands ouverts sur son marché, ses concurrents.

En parallèle Dirickx est approchée en 2001 par l’association Clarté, qui propose à une quinzaine d’entreprises locales de participer à une formation à la veille sur internet (Veille et Agents Intelligents, VAI). Pour celles qui le souhaitent, l’association propose un encadrement de 9 mois pour approfondir leurs connaissances en termes de veille et d’IE, et les appliquer à leur entreprise.

Dirickx fait alors partie des quelques entreprises qui ont choisi de suivre cette dernière formation. Quelques années plus tard, Florence Quentin ajoute une nouvelle casquette à son poste de chargée de prescription, et prend la tête du Pôle IE encore en phase de développement. Dès 2005, elle consacrera 100% de son temps de travail à la veille et à l’IE.

Dès le départ, Florence a pu compter sur l’implication et l’approbation de la direction de Dirickx. Avant son arrivée en 2000, la direction du Groupe avait déjà mis en place des outils de partage d’informations, encore embryonnaires, mais qui démontrent l’intérêt porté par les dirigeants à la veille, à l’IE, et au collaboratif en général.

Une relation « client-fournisseur »

Il a fallu trois ans pour comprendre et dépasser les différentes difficultés rencontrées à la mise en place d’une cellule de veille performante, qui remporte l’adhésion de tous. Aujourd’hui, l’objectif est atteint : les salariés du groupe sont mobilisés pour faire remonter les informations qui leur paraissent pertinentes, mais aussi pour consulter la base de données d’informations mise à disposition par Florence.

Aujourd’hui Florence centralise tout l’aspect veille, qui consiste à la fois à réaliser des veilles ponctuelles en fonction des besoins internes, mais aussi à réaliser des veilles permanentes sur la conjoncture, son marché, ses concurrents, les évolutions normatives et réglementaires, ou encore de surveiller les informations financières sur des clients, des partenaires ou des concurrents.?Par ailleurs, c’est elle qui synthétise les résultats de veille et les diffuse aux personnes intéressées, en plus des flux thématiques qu’elle met à leur disposition.

Pour Florence, son travail s’apparente à une relation « client-fournisseur » : elle adapte ses prestations de veille en fonction des besoins internes (qu’elle peut aider à formuler, un peu à la façon d’un appel d’offres simplifié). J’ai trouvé cette approche intelligente, car elle induit les notions d’utilité et de performance, et ce même si ces veilles ont été réalisées en interne.

Au rayon des outils, Florence mise à nouveau sur la curiosité : elle teste régulièrement les nouvelles solutions de veille, pour les comparer à celles qu’elle utilise au quotidien. Aujourd’hui, Florence Quentin travaille avec une palette d’outils complets composée de solutions gratuites, de recherches personnelles (par exemple pour trouver tel algorithme qui permette de surveiller tel type de sources), et d’un outil payant, Keywatch.

Sensibiliser les nouveaux entrants

Le volet sécurité fait aussi partie des compétences de Florence Quentin, qui a par ailleurs fait un passage à l’IHEDN (54e session, Nantes). Elle partage cet aspect avec le directeur informatique du Groupe, qui prend en charge la sécurité des systèmes d’information.

Le point qui m’a beaucoup intéressé dans cet échange avec Florence est celui de la sensibilisation des personnes fraichement recrutées.
Depuis 2005, et en collaboration avec le service RH de Dirickx, Florence accueille et forme les nouveaux entrants à la philosophie du groupe, à ses missions de veille (comment fonctionne sa cellule, comment partager des infos, ou comment en recevoir) mais aussi aux règles à suivre tant au niveau du patrimoine informationnel de l’entreprise (règles de confidentialité) que du respect de l’entreprise en général et des risques encourus en cas de non-respect.
J’ai trouvé cette approche intéressante car non seulement elle informe dès le départ les nouveaux arrivants des règles du jeu, mais aussi et surtout cette démarche permet de mettre en place un « état d’esprit », une culture de la veille dans toute l’entreprise, et ce dès les premiers jours de travail au sein du Groupe.

C’est bien entendu une organisation qui a ses imperfections, mais qui tente à développer l’intelligence collective, à regrouper les « morceaux du puzzle » pour faire un ensemble complet, cohérent et innovant.