Toute association 1901 qui est/se met en situation de communiquer avec des tiers à propos de sa situation économique ou financière se doit de produire des comptes normalisés, conformes aux usages de la profession.
Cette comptabilité établie sur une base annuelle et soumise à l'approbation de l'assemblée générale comprendra les documents suivants : le compte de résultat, le bilan et l'annexe explicative.
Le compte de résultat
Il dresse le solde des opérations d'exploitation (ancien nom, le compte d'exploitation), c-à-d, la différence entre les charges et les produits enregistrés dans les comptes (les classes 6 et 7). Le compte de résultat concerne autant les opérations courrantes liées au fonctionnement que les opérations financières et les opérations exceptionnelles. Il débouche sur le résultat de l'exercice.
Il est établit en suivant la liste du plan comptable , pour chaque colonne, en reprenant les soldes de chaque ligne. Il est toujours équilibré par le résultat, positif (à gauche) ou négatif (à droite).
Les charges comprennent toutes les dépenses courantes de l'association, par exemple, les frais de bureau, le loyer, les frais de déplacement remboursés aux memebres, la Poste et les télécom ainsi que l'amortissement des immobilisations (dotation)
Les Produits des activités comprennent les Cotisations et Dons, et autres recettes obtenues en contrepartie de services rendus par l'association, y compris les subventions.
Le bilan
Le bilan montre la situation de l'association en termes de patrimoine. C'est la photographie, à un instant donné, de la situation financière de l'association. Le bilan constitue un instrument fondamental de la transparence financière ; il est indispensable pour porter un jugement éclairé sur la gestion du projet associatif, dès lors que celle-ci implique de multiples sources de financement.
En fin d'année, en regroupant les éléments sous forme de bilan, on obtient
- A gauche les emplois de fonds de l'association : l'actif
- A droite les ressources financières de l'association : le passif
Cela renseigne le lecteur sur l'origine des fonds engagés dans l'association et la destination réelle de ces financements.
Le rapport financier
Présenté en assemblée générale annuelle, le rapport financier est le moment privilégié pour commenter la situation financière. Partager la problématique des dirigeants, écouter le questionnement des adhérents, donner une vision réaliste et dynamique de l'association, mobiliser les membres sur des enjeux sont des points de passage d'un rapport financier.
Présenté en général par le trésorier de l'association, il s'appuie sur le compte de résultat et le bilan.