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Utilisez la fiche de poste pour améliorer la performance de vos salariés

Par Qualixel

S’il est un investissement conséquent pour la TPE, c’est bien le recrutement d’un(e) salarié(e). Or, dans une entreprise où le nombre de salariés est de fait réduit, la marge d’erreur du dirigeant est très faible. Dans ce contexte, même si le risque zéro n’existe pas, la fiche de poste est peut-être sa meilleure garantie.

La fiche de poste consiste à préciser, par écrit, ce que vous attendez de votre futur(e) salarié(e). Voici 3 questions-clés à vous poser :

Quelles sont mes attentes pour chaque salarié ?

Cette question peut paraître simpliste mais le dirigeant prend-t-il toujours le temps de détailler précisément toutes les tâches qui sont dévolues à chaque salarié ? Bien évidemment, il ne s’agit pas d’une liste faite à-la-va-vite, mais plutôt d’un recensement soigné, exhaustif de tout ce que vous souhaiteriez voir accompli par cette personne. C’est un travail exigeant qui mérite d’y revenir souvent.
C’est l’amer constat que faisait cette petite agence web qui participait à une formation Qualixel : « Mon premier recrutement a porté sur une personne capable de produire les supports de communication que je vendais. Mon choix s’est porté sur un graphiste en raison de la qualité de ses réalisations … et des liens amicaux que j’entretenais avec lui. Mais si cette personne était créative, elle ne maîtrisait pas ou peu les outils web. Elle était ainsi incapable de créer un site web ou un blog. Dans ces conditions, j’étais obligé de faire intervenir un prestataire externe car je ne pouvais me permettre de recruter une deuxième personne pour l’instant. Si j’avais mieux formalisé le profil, j’aurais privilégié la pluridisciplinarité. »

Comment vais-je l’organiser ?

Trop souvent, le dirigeant part du principe que le nouvel arrivant va de suite comprendre ses attentes et s’organiser en conséquence, seul(e). C’est très risqué ! En effet, comme en sport collectif, un joueur performant dans l’ancienne équipe ne le sera pas nécessairement dans la nouvelle. Il vous appartient donc de réfléchir à la façon dont cette personne va organiser sa semaine, son mois, etc. (bien évidemment, d’un poste à l’autre, le niveau de précision va être plus ou moins élevé).
Un exemple parlant, le poste de commercial : si vous ne précisez pas à votre salarié(e) qu’il lui faut, en plus des clients, visiter également un certain nombre de prospects et prescripteurs, votre salarié peut s’installer dans le confort de la seule visite des client déjà acquis.

Comment vais-je mesurer sa performance ?

Comment vous assurer que les tâches allouées à un(e) salarié(e) sont réalisées comme vous le souhaitez ? C’est l’intérêt du TBI (tableau de bord individuel) qui consiste à vérifier que ce qui a été demandé est non seulement fait en temps et en heure, mais également comme vous le souhaitiez. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des indicateurs dont certains sont quantitatifs (ex : nombre de prospects visités, montant des commandes, etc.) et d’autres qualitatifs (ex : nombre de retours produits, résultats des enquêtes de satisfaction, etc.). Cette réflexion permet d’éviter certains constats, comme celui de ce dirigeant de TPE : « je ne sais pas vraiment ce que fait ma secrétaire (problème d’organisation) et si ce qu’elle fait est bien fait (problème de mesure de performance) ».

Comme toujours, l’élaboration et la mise en oeuvre d’une fiche de poste demande du temps. Mais c’est le prix à payer pour être entouré(e) de salariés triés sur le volet, qui savent précisément ce que l’on attend d’eux, et qui agissent en conséquence.