Journée de grève sur le blog etourisme.info ? Mais non… juste un bloggeur à la bourre… shame on me
Nous voilà de retour pour parler de gestion des emails, de messagerie et d’optimisation de la relation client par email. Je vous rappelle notre plan en 4 temps, en période du bac, c’est toujours bon de faire un plan pour sa dissertation :
- Comment arrêter de faire la pub d’Orange et enfin penser à vous dans la structure de vos adresses email
- Comment utiliser les webmails en ligne, en complément de son bon vieil outlook express… Chiche, on passe sur Google Apps
- Comment donner confiance à ses interlocuteurs avec un email "signé" professionnellement et humanisé
- Comment rationnaliser le temps consacré à certaines réponses de touristes par email… Les modèles de réponse semi-automatisés
Après notre premier article sur l’importance d’avoir des emails avec une extension "professionnelle", nous allons découvrir les solutions proposées aujourd’hui pour gérer ses emails de manière "dématérialisée". Nous entendons par là que vos emails vont vous suivre partout, terminées les situations où vous auriez bien besoin de vos emails mais malheureusement vous êtes en réunion de travail à 50km de votre bon vieux Outlook Express.
Je vous propose de découvrir un outil en particulier, lancé par une petite start-up qui monte et qui ouvrira certainement les débats de la confidentialité des contenus que je gère en ligne… l’ami du petit déjeuner etourisme.info, l’ami Google. Google offre 2 solutions pour optimiser sa relation email, elles proposent toutes les deux les avantages suivants :
- un accès à vos emails où vous voulez (et quand vous voulez)
- un antispam qui fait des miracles
- 7 GO d’espace minimum, votre outlook bloque à 2Go pour info :)
- une archive des messages reçus comme tous ses concurrents mais également des messages envoyés depuis votre "webmail" mais en plus, il archive tous les emails que vous adresseriez de votre outlook [express]. Oui, cette solution Google est tout à fait compatible avec votre organisation existante !
- une solution mobile compatible avec tous les smartphones
Ses inconvénients, je laisserai les plus sceptiques les détailler, c’est vrai que vous confiez des données personnelles à Google, qu’il dit ne rien en faire mais qu’il affiche des pubs adwords ciblées en fonction du contenu de vos emails… oui c’est vrai. Si vous êtes le KGB ou la Nasa, ca se réfléchit un peu… si vous n‘êtes pas un de ces deux, alors, les avantages semblent peser plus lourdement que les inconvénients dans la balance. Voilà, ceci étant dit, nous pouvons continuer.
Solution 1 : utiliser un compte Gmail simple à paramétrer sans intervention de votre prestataire web
La messagerie de Google, Gmail.com, propose déjà d’envoyer des emails via un compte de type monotsi@gmail.com, pour le compte de accueil@mastructure.com. Cette solution permet d’exploiter les gros avantages de Gmail, tout en conservant un "début" de relation professionnelle par email. C’est à dire que vous allez pouvoir dire à votre compte Gmail que vous avez un email existant accueil@mastructure.com actuellement paramétré uniquement sur votre outlook express et ainsi, Gmail va pouvoir envoyer et recevoir des emails pour le compte de accueil@mastructure.com. Je vous propose d’illustrer cette démonstration qui n’en sera que plus claire.
1 : Ouverture d’un compte Gmail, ici, j’utiliserai touristic34@gmail.com
2 : Paramétrage d’envoi de messages à partir d’une autre adresse email, ici, ce sera webmaster@touristic.fr
Donc vous comprenez bien que via mon compte Gmail (touristic34), je vais pouvoir envoyer des emails expédiés par "webmaster@touristic.fr". Voici la vidéo de démonstration reprenant les étapes.
3 : Gérer totalement ses emails pros accueil@mastructure.com avec le protocole POP3, cerise sur le gâteau !
Vous pouvez aller encore plus loin, toujours en restant sur la solution 1, qui vous le voyez, propose déjà beaucoup d’options sympathiques. Vous allez pouvoir gérer les emails envoyés (vu au-dessus) mais aussi les emails reçus à votre adresse accueil@mastructure.com. Pour cela, vous allez devoir connaître vos paramètres de réception des messages, le fameux POP3. Là, vous ne pourrez sans doute pas faire l‘économie d’une aide par votre prestataire web s’il ne vous les a pas communiqué. Vous trouverez toutes les explications de Gmail à cette adresse : http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=fr&ctx=mail&answer=21288
Je ne vais pas m‘étaler sur cette démonstration, préférant maintenant vous présenter la solution complète de gestion de vos emails professionnels dans un espace qui leur est totalement dédié, Google Apps.
Solution 2 : aller plus loin et confier la gestion de ses emails pros à Google Apps
Nous voici donc dans un nouvel univers, qui je l’annonce de suite, ne se paramètre pas tout seul. Là, nous jouons dans la cour des prestataires Web. Notre intérêt n’est pas forcément de vous expliquer en détail comment paramétrer cet espace dédié à votre domaine chez Google Apps. Mais si vous savez ce que cette solution propose, vous aurez tous les arguments pour installer cette gestion de vos emails, mais aussi de vos agendas, vos documents et autres services de Google qui seront aux couleurs de votre domaine.
Google Apps est une déclinaison de Gmail destinée aux professionnels. Vous allez retrouver tous les avantages de Gmail présentés dans la solution 1, mais au delà d’une correspondance "passant" par un compte Gmail, ici, vous allez être dans un espace qui vous sera totalement dédié, d’ailleurs son url vous le prouvera, car vous accèderez à vos emails via une adresse de type mail.google.com/a/mastructure.com.
Avec cette solution, votre correspondance vous suit partout, vos courriers sont identifiés en tant que monemail@mastructure.com, comme une correspondance classique. Ajoutez à cela la gestion de vos Google Agenda mastructure.com partagés avec votre équipe, votre président, vos partenaires... un soupçon de Google Docs mastructure.com, bref, un espace Google à part entière rien que pour vous.
Je vous propose de vous détailler, sans nous étaler sur la technique qui sera finalisée par un professionnel (recommandé), comment ouvrir un espace Google Apps. Prenons un exemple concret, je vais créer un espace Google Apps pour le domaine www.touristonautes.com
1 : Vous devez avoir déposé votre nom de domaine au préalable ou en réserver un auprès de Google (jamais testé personnellement :)… c’est dit, passons à l‘étape 2
2 : Inscription à la version gratuite de Google Apps (bien suffisante pour la plupart d’entre vous.
Cliquez ici pour commencer : http://www.google.com/a/cpanel/domain/new
Et ensuite, voici une petite vidéo pour le reste, certaines étapes devront être réalisées par des spécialistes :
J’utilise pour mon entreprise cette solution depuis 4 ans, elle nous permet réellement de suivre notre activité, nos clients, nos historiques de projets… en temps réel, aussi bien depuis un ordinateur portable, d’un accès public ou de mon smartphone. Je suis conscient que ce billet est surtout destiné à vos prestataires Web, mais là, vous avez tous les arguments pour tester et pourquoi pas aller plus loin et se lancer définitivement sur Google Apps.
Au prochain épisode, plus sympa et rigolo, la personnalisation des signatures d’emails entre autres dans Google Apps :)