Dans mon billet précédent, j'ai indiqué que "tandis que les données clients sont encore souvent échangées et dupliquées, la GED a naturellement tendance à se placer au centre d'un réseau d'applications et à tenter de prendre en charge les workflows spécifiques". Il s'agit en effet d'une piste pour ajouter des fonctionnalités à une solution de GED.
Avant d'envisager la piste du wokflow, je pense néanmoins que les éditeurs ont du travail à fournir pour faciliter le stockage, l'indexation, la sauvegarde, la recherche et la mise à disposition des documents de tout format. Il s'agit là des fonctionnalités clés attendues d'une solution de GED (gestion du repository). De plus, trois types de documents peuvent être stockés dans une solution de GED, chacun exigeant des fonctionnalités spécifiques :
- ceux sauvegardés dans une seule version ( sauvegarde et indexation, exemple : la numérisation des contrats, des radiographies) ;
- ceux pouvant être modifiée par une seule personne à la fois ( gestion du versionning et du cyle de vie, exemple : un document placé dans une FAQ, un courrier de marketing direct) ;
- ceux mis à jour par plusieurs personnes simultanément ( gestion de la synchronisation, exemple : un budget consolidé, un plan, une maquette).
Les éditeurs doivent donc également mettre à disposition une API puissante permettant à leur GED de s'interfacer avec plusieurs autres solutions jusqu'à construire une application originale. A titre d'exemple, Opidis, la solution de GED Technique notamment mise en oeuvre par Total et BP pour la maintenance de leurs équipements (ceux difficiles d'accès et classés à risque) est fabuleuse.
Imaginez ....
- une solution GED capable de stocker tout type de document dans des volumes et avec des niveaux de sécurité importants (Documentum );
- une application capable de repérer des mots-clés (tag) dans n'importe quel document et de naviguer d'un document à l'autre document grâce à eux ;
- une application permettant de circuler librement dans une réprésentation en 3D d'équipements, dont chaque composant est également indexé (tag).
On obtient une puissante source documentaire alliant documents (procédures, documentation techniques, rapports d'intervention ....) et modélisation 3D grâce à des hyperliens où tout est accessible en 3 clics : "un référentiel cohérent de données et documents techniques (plans, schémas, procédures-opérations) paramétrable et configurable pour chaque unité industrielle" (source : lesinfos.com ).
Les API à disposition permettent également d'y ajouter les alertes des nombreux détecteurs (fuite, fumée, débit ...) sur la représentation 2D (carte) comme sur la représentation 3D et de proposer immédiatement à l'utilisateur les procédures à suivre.
Voici ce que j'ai retenu de la démonstration de la solution OPIDIS :
- elle donne une piste à suivre pour enrichir les fonctionnalités des solutions de GED : analyse sémantique des documents, création et mise à jour des hyperliens, navigation rapide et aisée ... ;
- elle préfigure ce dont on a besoin dans la maintenance des architectures informatiques complexes (ITIL) ;
- elle repose sur une architecture ouverte, d'autres application peuvent donc s'y greffer (ERP, CRM, SCM ...) pour inventer de nouveaux usages et de nouveaux gains en productivité. Grâce à son architecture, EMC Software propose d'ailleurs plusieurs outils complémentaires à Documentum comme la collaboration avec leur solution eRoom.