Témoignage d’une PME bretonne : mise en place d’une cellule de veille

Laurent Sanchez est le Directeur général délégué de l’entreprise vannetaise Socomore, mais pas uniquement. Passionné d’internet et de ses usages, il a souhaité mettre en place des process innovants, notamment en termes de management collaboratif.

Aperçu lors d’une conférence plénière au CJD (Cercle des Jeunes Dirigeants) de Rennes sur les outils de veille, l’e-réputation et le webmarketing, j’ai souhaité recueillir son témoignage. J’en profite d’ailleurs pour le remercier pour ces échanges très intéressants :)

Le contexte

Socomore est un entreprise fondée en 1972. Rachetée en 1999, elle fait désormais partie du groupe Meaban (100 salariés dans le monde, 18 millions d’euros de CA en 2009).
Depuis son rachat, l’entreprise a progressivement intégré des techniques de management innovantes : organigramme horizontal, organisation croisée des compétences, gestion de projets transversaux…

En mars 2008, Laurent Sanchez présente à son équipe un projet de management collaboratif comprenant plusieurs volets, notamment la mise en place d’une cellule de veille, de méthodes de KM et d’outils collaboratifs. L’objectif premier étant de conserver et d’enrichir capital immatériel de Socomore.

Prévu pour 2015, ce projet comprend aussi un volet sécuritaire, notamment par le choix d’outils qui privilégient cet aspect (moteur de recherche d’entreprise sécurisé, solutions internes plutôt qu’en Saas ou cloud computing, etc. ).

La cellule de veille : des outils et des hommes

La cellule de veille de Socomore est composée de sept personnes aux domaines de compétences variées. Elles ont été soigneusement choisies par Laurent Sanchez (lui-même veilleur), parmi celles-ci : la responsable des RH, la responsable marketing, un chimiste ou encore un membre du support technique.
L’objectif de la cellule de veille : alimenter les différentes équipes en informations prospectives, principalement orientées clients.

Côté solutions, les outils sélectionnés sont tous gratuits mais nécessitent parfois des compétences techniques avancées.
Quatre outils ont été choisis : Netvibes pour la collecte, Delicious pour le « taguage », Yahoo Pipes pour le traitement, et XWiki pour la diffusion et le partage d’informations.

Pour faire court, les différents flux sont collectés par chaque veilleur sur leur dashboard Netvibes, puis tagués dans Delicious selon une nomenclature propre à Socomore (type de veille, secteurs touchées, quelle cible, etc.), traités dans Yahoo Pipes, pour être ensuite réceptionnés et diffusés via XWiki, qui propose plusieurs formats d’exportation (PDF, RSS…).

Le collaboratif, la clé de voute

Laurent Sanchez mise à 200% sur « l’effet aimant » : le principe selon lequel une personne impliquée dans une communauté en mobilisera d’autres, à partir du simple fait d’être active, tout en mettant en place une sorte de cercle vertueux au sein de l’entreprise (motivation, mobilisation, innovation…)

En ce sens, XWiki ne sert pas uniquement à compiler les informations précédemment triées, mais aussi à développer un wiki où chacun apporte sa pierre à l’édifice, tout en mettant à disposition des informations utiles à soi et aux autres.

L’aspect collaboratif est également exploité dans le management de projets, avec Project Monitor, où plusieurs communautés de pratiques ont été créés pour favoriser les échanges.
D’autres ont vu le jour, plus informelles, comme celle dédiée au « football en toute mauvaise foi », où la bonne foi des participants est formellement interdite ;)

Enfin, Laurent Sanchez a créé et alimenté un site privé (via GoogleSites) où il répertorie toute la documentation nécessaire à la formation de ses salariés : recherche d’infos sur internet, utilisation des outils choisi (comme par exemple comment taguer un article dans Delicious)…

Premier bilan

Mise en place en début d’année, la cellule de veille de Socomore impliquera bientôt une quinzaine de collaborateurs. Des formations sont en cours en interne sensibiliser toute l’entreprise à l’utilisation des outils collaboratifs.

Encore à ses débuts, il est difficile de juger du retour sur investissement de la cellule. Ceci dit, les veilleurs ont déjà pu identifier des informations intéressantes, notamment des documents confidentiels en provenance de concurrents, mais dont l’accès n’a pas été sécurisé.

Certains diront probablement que cette cellule de veille est « du bricolage ». M’est avis qu’il s’agit d’une association ingénieuse d’outils, qui permet de couvrir tous les aspects de la veille, tout en privilégiant l’aspect collaboratif.
Un premier pas intelligent vers la veille et le management collaboratif, qui sera peut-être amené à évoluer vers d’autres solutions dans les prochaines années.
Rendez-vous en 2015 pour faire le point ;)