Quelle comptabilité pour votre association 1901 ?

Nous avons vu dans un précédent billet qu'il fallait envisager deux principaux types de comptabilité : la comptabilité ménagère et la comptabilité à partie double. Le créateur d'une association loi 1901 doit choisir entre ces deux systèmes ; il doit également déterminer si l'association tiendra une comptabilité de trésorerie ou bien une comptabilité d'engagement.
La comptabilité ménagère est une comptabilité super-simplifiée qui enregistre toutes les opérations de l'association sous la forme "recettes/dépenses". Elle peut être tenue de manière manuscrite, sur un cahier. On peut également créer dans un tableur une simple feuille de calcul qui sera dupliquée autant que nécessaire.
On peut se procurer dans le commerce des cahiers imprimés qui ont été conçus à cet effet, mais un simple cahier d'écolier peut tout aussi bien convenir. Il vous suffira de l'organiser en colonnes et en lignes, chaque page se terminant par les totaux des colones et un solde à reporter sur la page suivante.
A l'inverse, la comptabilité à partie double nécessite un logiciel spécial et l'apprentissage de quelques principes simples pour la passation des écritures. En contrepartie de cela, vous produirez des documents comptables normalisés et conformes aux exigences de tous vos interlocuteurs (adhérents, dispensateurs de subventions, pouvoirs publics, autorité de contrôle, fédérations sportives, etc).
Il vous faudra également choisir si vous voulez tenir votre comptabilité en trésorerie ou en engagement.
La comptabilité de trésorerie ne s'intéresse qu'aux encaissements et aux décaissements. Ici on n'enregistre les opérations économiques qu'au moment de l'encaissement de la recette et du règlement de la dépense sur le compte banque, CCP ou la caisse.
Cela implique en fin d'exercice la passation des écritures de régularisation des comptes concernant les charges issues d'un exercice et qui seront payées sur le suivant, de même que pour les produits non encore perçus.
Comme support des écritures, on pourra utiliser un journal par compte de trésorerie, ce qui simplifie la tenue de la comptabilité
La comptabilité d'engagement est celle adoptée par les commerçants. Ici la comptabilisation se calque sur la réalité juridique des opérations financières.
On enregistre les charges et les produits à la date où on les constate : par exemple,
-A réception de la lettre signifiant l'attribution de subventions
-A réception de la facture de téléphone
-Au moment de l'envoi des appels de cotisations aux membres
Les paiements et encaissements sont passés indépendamment des charges et des produits. On utilise donc très fréquemment les comptes des tiers, de la classe 4 du plan comptable, avec notamment les usagers et les fournisseurs. Le système d'information est donc complet et reste précis en permanence.