Atelier pour organiser ses activités

J’ai pensé vous soumettre ma découverte de la semaine: pour économiser beaucoup de temps, il suffit de prendre quelques jours pour planifier toute son année venir.

Projet: Comment réaliser une carte de ses activités?

Sur un carton, notez vos grands objectifs (5-10 objectifs) à atteindre. Créez un quadrillé avec une colonne « Idéal », une colonne « Objectifs concrets », une colonne « Échéance général » et enfin un colonne  « Résultats ».

Dans « Idéal », écrivez vos besoins financiers, en matériel, en ressources humaines, etc. Exemple:

• Augmenter le chiffre d’affaire de 5%
• Acquérir des ordinateurs
• Augmenter le nombre d’employé à 5 employés

Dans « Objectifs concrets », écrivez les approches réalistes que vous allez entreprendre pour réaliser votre idéal. Exemple:

• Vendre 100 produits de plus par année, donc mieux former les vendeurs, donc organiser desjournées de formation (3/an)
• Budgéter l’achat de matériel informatique, donc déléguerla tâche aux comptables
• Contacter les ressouces humaines à cinq reprises

Dans « Échéance général », écrivez une date générale pour atteindre votre objectif concret. Exemple:

• 1 mai
• décembre 2010

Dans « Résultats », indiquez si votre estimé du temps était bon au mauvais et corrigez le tir. Exemple:

• Bon, recommencer dans un an
• Mauvais, contacter les experts dans ce domaine

Objectif concrèt: Comment réaliser un échéancier précis?

Sur un tableau de type Excel, écrivez les objectifs à faire par ordre chronologique de haut en bas (vertical) et les dates de droite à gauche (horizontal). Colorez la section correspondant à objectif+date pour déterminer quoi faire et quand le faire.

Voici un exemple:

Routine: Comment planifier la routine?

Maintenant, essayez ceci: pendant une semaine typique, notez sur une feuille de papier le début et la fin devos activités routinières. Par exemple:

• Répondre aux courriels = 9h00 à 10h30
• Rédiger un bilan = 10h30 à 12h

Et ainsi de suite…

Vous constaterai assez vite que certaines activités parasitesvosjournées et vous retardent sur votre échéancier. Vous pourrez aussi calculer avec certitude le temps à passer sur chaque objectif et comment les enchaîner de manière naturelle pour vous.

Journée atypique: Comment rédiger une feuille de temps?

Maintenant que vous avez ces information en main, je vous invite à écrire un plan d’administration de votre lendemain à chaque fin de journée. Placez en ordre logique les activités que vous aureza à faire selon vos contraintes et le temps que chaque activitépeut prendre. Vous verrez ainsi que votre estimé en nombre de jours à l’aide d’un échéancier est probablement moins productif qu’un plan de jour en jour dans ce genre de circonstances.

Et alors?

Ce que cet atelier indique, c’est:

•  les projets doivent êtres planifiés avec une carte (idéal+objectif concrè+échéancier général+résultat)
• les objectifs concrèts doivent êtres planifiés avec un échéancier (objectif+date)
• la routine doit être planifierà l’aide d’une feuille de temps (heure+activité)
• La journée atypique doit être planifiée à l’aide d’un plan administration

Testez cela et laissez-moi vos commentaires! Bon succès!