La mise en place d’une GED dans une entreprise permet de réduire l’utilisation de documents en version papier. Maarch permet notamment de gérer les courriers entrant et sortant.
Une démo sur le site http://www.maarch.org, permet de tester l’outil avec différents comptes utilisateurs fictifs ayant chacun une responsabilité spécifique dans l’entreprise (direction, service archivage, service RH…).
Lorsqu’un courrier arrive dans l’entreprise, il est scanné et traité par la reconnaissance de caractères ce qui permet par la suite de retrouver rapidement des informations dans le contenu des courriers.
La GED propose aux utilisateurs un circuit de validation pour assurer le traitement des réponses, avec un suivi sous forme de plan d’action. Ces fonctionnalités permettent de suivre le statut des documents jusqu’à leur archivage.
Néanmoins, la mise en place d’un tel outil nécessite l’entière adhésion et beaucoup de rigueur de la part de tous les utilisateurs. Dans ces conditions, l’utilisation de Maarch peut fortement contribuer à plus d’efficacité et réduire considérablement l’utilisation de documents en version papier.
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