Comment préparer le budget prévisionnel ?

World Economic Forum

La préparation du budget prévisionnel est un enjeu de pouvoir au sein de l'entreprise. Les arbitrages en faveurs de tels ou tels postes permettent, chaque année, de déterminer les rapports de forces ou de mesurer l'importance qu'apporte la Direction à l'un ou l'autre de ses services...

S'inscrire dans une réflexion stratégique

Le budget doit avant tout refléter la stratégie de l'entreprise. Par exemple, il faudra privilégier la croissance du chiffre d'affaires si le but est de prendre des parts de marchés.  Pour déterminer les grandes lignes, il faut bien analyser et comprendre la stratégie de la société et ce que souhaite la direction. Le budget est le fruit des informations recueillies dans les différents services. La concertation est d'autant plus indispensable si le financement prévoit des projets transversaux.

Présenter des comptes réalistes

Gonfler un poste de dépenses pour s'assurer une plus grande latitude d'action en cours d'année n'est pas rare et parfois jugé habile. Mais l'astuce doit être utilisée avec parcimonie si on veut préserver sa crédibilité. Le budget présenté doit être réaliste et ne pas prévoir des marges de manœuvre dans le seul but de réaliser ses objectifs. Il doit y avoir cohérence entre les hypothèses et la réalité du marché avec les moyens engagés.De même, il ne faut pas négliger les besoins en fond de roulement. Par exemple, un budget en augmentation implique un besoin de financement lui aussi en hausse.  Certaines entreprises meurent d'avoir trop de client car elles n'ont pas prévu de financement adéquate...

Adapter le processus à la situation

Ce qui revient à dire qu'il ne faut pas forcément se baser sur les conclusions tirées des années précédentes et faire preuve de conservatisme. Reconduire presque en l'état un budget d'une année sur l'autre n'est pas forcément adapté si, par exemple, de nouveaux éléments apparaissent comme l'arrivée non anticipée d'un concurrent, la découverte d'une nouvelle technologie ou le besoin de rééquilibrer les ressources...Dans ce cas, il faut plutôt remettre les choses à plat.

Le BBZ (en anglais « Zéro Base Budgeting »)

Le BBZ est basée sur le principe que rien n'est jamais acquis. La réalisation du budget ne tient pas compte des expériences passées. La reconduction d'un budget d'une année sur l'autre est donc exclue par principe. On reprend tout à zéro ! Il s'agit d'opérer des choix stratégiques et de répartir autrement les ressources entre les services et non plus seulement de déterminer des dépenses et des recettes. Chaque dépense doit être justifiée.  On découpe l'activité des services en centres de décisions. Les projets peuvent être alternatifs (il faudra choisir dans ce cas un projet parmi plusieurs) ou complémentaires (projets différents pouvant tous être mis en place). Les projets qui ne sont pas indispensables, peuvent être différés dans le temps afin de consacrer les ressources disponibles aux projets les plus rentables. La classification des projets peut être réalisée arbitrairement selon différentes critères : comparaison de la rentabilité des projets, utilisation de méthodes de scores...

Remettre en cause le budget

Selon leurs résultats, les entreprises reformulent leurs actions afin de maintenir la rentabilité affichée dans le budget. C'est la méthode de « prévision permanente », très pertinente dans un environnement en perpétuel changement. En cas de « reprévision », le manager doit soigner sa communication pour éviter les sanctions du marché voire de la bourse si l'entreprise est cotée.

Améliorer le contrôle de gestion

Parfois les entreprises doublent leur comptabilité d'un service de contrôle de gestion, réactif et capable de leur fournir des analyses pertinentes sur l'évolution des résultats. Le contrôleur de gestion doit donner l'alerte en cas de dérives des résultats par rapports aux objectifs. C'est une aide précieuse à la prise de décision et à la révision en cours d'année, des dépenses et recettes.

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