Cahier des charges site Internet (9)

[… Suite]
Billet écrit à quatre mains par Pierre Croizet et Ludovic Dublanchet

Voir aussi les articles précédents : 1 ; 2 ; 3 ; 4 ; 5 ; 6 ; 7 ;
8.

Une fois le cahier des charges de votre site internet élaboré, il ne vous reste plus qu‘à trouver le prestataire le plus à-même de le concevoir.

Se posent généralement à vous de nombreuses questions :

• Comment communiquer mon cahier des charges auprès d’un maximum de créateurs de site internet ?
• Comment éviter néanmoins d’avoir à éplucher de trop nombreuses réponses à ce cahier des charges ?
• Faut-il que je donne mon budget ?
• Quels éléments puis-je demander aux agences de création de site internet pour juger des réponses à mon cahier des charges ?
• Sur quels critères puis/dois-je juger les propositions qui me sont faites ?

9.1 – Appel à candidatures avant appel d’offres

De l’expérience que nous pouvons avoir sur quelques assistances à maîtrise d’ouvrage, je préconiserai de passer par un appel à candidatures, d’adresser votre cahier des charges à quatre prestataires de création de site internet, que vous recevrez lors d’une audition.
Cette procédure prendra un peu plus de temps, mais comme nous le verrons, elle vous permettra de disposer de réponses plus travaillées (si par ailleurs vous laissez au prestataire le temps de l‘élaborer !), et évite de passer inutilement du temps sur un dossier, à vous (en termes d’analyse de propositions), comme aux prestataires (en terme de réflexion et de réponses à un cahier des charges complet). Vous partez sur un projet de développement de plusieurs mois, pour un site internet qui doit durer quelques années, de même qu’une relation avec le prestataire que vous aurez choisi. Ne précipitez donc pas cette étape pour gagner une ou quelques semaines que vous pourriez regretter par la suite !

Lors d’une première étape d’appel à candidature, les “candidats à la candidature” vous adresseront un dossier présentant leurs compétences techniques, leurs ressources humaines et financières, leur références (ainsi que les budgets de ces références), l’environnement technologique dans lequel ils évoluent, et notamment les outils qu’ils peuvent éventuellement utiliser, ainsi que les capacités de ces outils (en termes de gestion de contenu par exemple).
Il s’agit généralement de présentation type, qui ne requièrent pas un gros travail de la part des candidats.

Vous pourrez préalablement alerter certaines agences de création de sites internet que vous souhaitez voir candidater (car vous appréciez leurs références), et une publication au BOAMP, sur divers supports que veillent les agences de création de site internet.
Chacun des dossiers sera analysé et noté selon votre appréciation des capacités techniques, financières, des références des candidats, avec une notation et une pondération qu’il vous incombe de déterminer.

Vous pourrez ainsi objectivement retenir 4 candidats (les candidats en sont informés préalablement) à qui vous adresserez votre cahier des charges complet. La grille d’analyse vous permettra de justifier aisément, et en toute transparence aux autre agences votre décision de les écarter.

9.2 – Le temps de la consultation est le temps de la réflexion

Vous avez fixé la date limite de rendu des propositions, ainsi que la date d’audition des quatre prestataires (une journée complète à y consacrer, avec votre équipe, vos élus principaux, d‘éventuels partenaires).
Attardons-nous sur un point capital : les agences de création de sites internet savent qu’elles ont une chance sur quatre d’obtenir le marché. Elle seront donc prêtes à fournir un travail plus conséquent que dans une procédure plus ouverte : encore faut-il leur en laisser le temps !!! Quatre semaines minimum sont nécessaires pour vous fournir une proposition de qualité : encore une fois, vous vous lancez sur un projet de plusieurs mois, ne mettez donc pas en péril cette phase de sélection en étant trop impatient de découvrir votre futur site internet !
Donnez deux semaines aux prestataires pour vous posez des questions complémentaires au cahier des charges. Spécifiez que vous rassemblerez l’ensemble des questions/réponses, qui seront adressées à tous les prestataires.

De votre côté, prévoyez une bonne semaine entre la date de réception des réponses au cahier des charges et l’audition des prestataires de création de sites internet : les dossiers sont volumineux, et il vous appartient d’en faire une analyse complète pour bien préparer votre choix, de déterminer les questions à approfondir leur de l’entretien. En adressant votre cahier des charges, vous prendrez soin de préciser le déroulement de l’audition : 1h de présentation (outil de gestion de contenu, proposition graphique, présentation de quelques modules prioritaires à vos yeux, méthodologie et calendrier, …), 30mn de questions/réponses, puis 30mn d‘échanges au sein du jury.

9.3 – Des critères de notation pour une appréciation sereine et collective

Le cahier des charges fourni comprend les critères de décision, ainsi que la pondération : reprenez les rubriques du cahier des charges évoquées dans les articles précédents, attribuez une note sur 10 à chacune et affectez les notes d’un coefficient (1, 2 ou 3). Ca vous rappellera votre baccalauréat !
Et puis, là encore, il sera plus simple de délivrer votre décision, notamment quand elle est négative !

L’audition vous permettra probablement de renforcer votre analyse des dossiers, mais soyez ouverts : vous y obtiendrez peut-être des réponses plus claires, une démonstration de l’ergonomie de l’outil de gestion, et surtout une méthodologie, un feeling positif, ou négatif vis-à-vis de l‘équipe en charge du projet. Exigez de ce point de vue la présence de la personne qui sera votre principal interlocuteur lors de l’audition !
Ne vous focalisez pas sur la proposition graphique qui vous sera éventuellement faite ! Votre brief n’a peut-être pas été suffisant lors du cahier des charges, le travail de l’agence pourra être approfondi par la suite, tandis que les outils utilisés, la capacité technique ne s’acquièrent pas du jour au lendemain. De nombreux membres de votre jury risquent de fonder leur appréciation principalement sur cet aspect, d’où l’intérêt d’une grille d’analyse objective et pondérée.

A l’issue de l’audition, vous pourrez alors adresser à chaque candidat une liste de questions complémentaires. Laissez décanter une bonne semaine avant de faire votre choix. C’est aussi le temps de négociation ! Un module optionnel très intéressant, mais un peu trop coûteux, une prestation identique qui prend trois jours de développement chez l’un contre six pour un autre, une facture annuelle d’hébergement surdimensionnée… Il peut y avoir de bonnes raisons à ces écarts, à vous d’en juger !

9.4 – Communiquer son budget… ou pas ?

LA question souvent abordée : dois-je céder à la demande des prestataires et donner mon budget dévolu à la création du site internet ?
Il n’y a pas, de mon point de vue, de réponses toute faite. Si vous estimez disposer d’un budget confortable pour réaliser votre site internet, nul besoin de l’indiquer dans votre cahier des charges. Vous observerez que les prestataires se tiennent généralement dans une fourchette très étroite. Les propositions trop faibles, ou trop élevées seront probablement le fait d’une incompréhension de votre cahier des charges, ou de coût de structure du prestataire de création de sites internet trop importants.
Si par contre votre cahier des charges paraît bien ambitieux au vu de votre budget “site internet”, vous prenez le risque de recevoir quatre dossiers dont aucun ne répondra de ce point de vue à vos critères. Mieux vaut prévenir dans ce cas les candidats, qui pourront alors se désister, rechercher des solutions de développements moins coûteuses (vive les web 2.0 !), ou vous proposer un phasage de développement, des options, vous permettant de respecter vos contraintes.

Un cahier des charges complet et précis grâce au précieux travail de Pierre, une procédure de sélection qui doit vous permettre de sélectionner le bon prestataire, grâce à Ludovic, la mise à disposition de ressources humaines suffisantes pour gérer le contenu et la mise à jour de votre site internet, vous voilà prêt, on l’espère, pour encore mieux communiquer !

[Fin]

Retrouvez ce plan guide sur google doc à l’adresse suivante, librement partageable : Guide pratique cahier des charges selon etourisme.info