Depuis quelques semaines, Google Documents est devenu un espace de stockage Web où vous pouvez sauvegarder tout type de fichiers. L’une des forces de Google Documents réside dans la fonctionnalité de partage. Vous pouvez utiliser ce service pour non seulement sauvegarder vos documents et fichiers, mais aussi les partager avec vos collaborateurs et amis. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous devez envoyer ou partager de gros fichiers.
Documents, permet le téléversement de fichiers d’une taille maximale d’un Giga. Ce qui veut donc dire qu’il est possible d’utiliser ce service pour partager des fichiers d’un Giga. Google Documents vous offre gratuitement un Giga d’espace. Pour utiliser ce service comme disque dur virtuel, vous devrez acquérir de l’espace de stockage. Le prix est extrêmement raisonnable, 0.25¢ (US) du giga par an. Vous trouverez plus d’information sur ce sujet ici.
Il est possible de partager un fichier ou encore l’ensemble du contenu d’un dossier. Si vous désirez partager vos fichiers à la pièce. Créez un dossier et déposez-y les fichiers que vous désirez partager. Il ne vous restera plus qu’à sélectionner les collaborateurs avec lesquels vous désirez partager vos fichiers.
Par contre, si vous travaillez sur un projet, vous pouvez partager l’ensemble du contenu d’un dossier. Une fois que le dossier a été mis en partage, tous les fichiers et documents qui sont déposés sur ce dossier seront automatiquement partagés.
Voici la procédure pour partager un fichier ou un dossier sur Google Documents:
Partager un fichier:
1- Créez un dossier sur Google Documents.
2- Importez vos fichiers sur le dossier que vous venez de créer.
3- Sélectionnez «importer» – «Sélectionnez les fichiers à importer»
4-Cliquez sur «Aucun dossier» et choisissez le dossier qui sera associé à votre fichier.
5- Sélectionnez «Démarrer l’importation»
6- Nous allons maintenant activer la fonctionnalité de partage sur votre fichier. Revenez à l’interface de Google Documents.
7- Cochez la case à gauche du fichier que vous venez de téléverser et cliquez sur «Partager».
8- Vous avez deux choix: inviter des utilisateurs qui possèdent un compte Google ou obtenir le lien URL. Le deuxième choix vous offre un lien URL complexe qui permet à n’importe qui de télécharger le fichier.
9- Transmettez le lien de partage à vos collaborateurs.
Partage de dossier:
Le partage de dossier est plus rapide. Une fois qu’un dossier est en partage, tous les fichiers et documents que vous déposez sur ce dossier seront automatiquement partagés.
1- Créez votre dossier et importez vos fichiers.
2- Une fois l’importation terminée, sélectionnez le dossier que vous désirez ajouter en partage.
3- À droite du nom de votre fichier, vous trouverez le menu «Partager ce dossier».
4- Sélectionnez les collaborateurs avec lesquels vous partagez ce dossier ou encore cliquez sur «Partager le lien».
5- Envoyez le lien URL à vos amis et collaborateurs.
Souvenez-vous que si vous partagez vos fichiers et dossiers en utilisant le lien ULR plutôt qu’une liste d’utilisateurs, le niveau de sécurité est moins élevé. Toute personne qui sera en possession de ce lien pourrait avoir accès à vos fichiers.
Benoit Descary
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