Diffusion des éléments de communication des entreprises vers les collaborateurs, la presse et les partenaires

Les enjeux d’une sous-traitance

Avec des structures de plus en plus légères et une obligation de bien communiquer rapidement, les responsables de la communication

désirent adopter une organisation réactive et cherchent à s’appuyer sur des partenaires maîtrisant les techniques de diffusion d’une information de qualité nécessaire à l’édition, à la presse et au multimédia.

Les priorités sont les suivantes :

• allégement des structures internes par la sous-traitance de certaines fonctions de diffusion et d’hébergement
• exigence de performances en matière de production, de diffusion et de garantie juridique
• montée en puissance de la nouvelle communication numérique comme l’information “poussée” vers les cibles
• transformation de charges fixes en charges variables

L’entreprise recherche des garanties :

• performances et continuité des services
• confidentialité de la diffusion grâce aux liens sécurisés
• pérennité des données avec un archivage normalisé
• propriété du patrimoine numérique, donc totalement restituable en cas de nécessité

Pour une plus-value à la diffusion des ressources visuelles

Quel interlocuteur choisir ?

Les responsables recherchent un partenaire compétent, mais détaché de l’économie de la chaîne de production des éléments de la communication. Les conseils obtenus auprès des créateurs ou fabricants n’apportent pas toujours satisfaction, car trop souvent liés au modèle économique de chacun.

Pour quels services ?

L’entreprise recherche une communication efficiente et délègue la gestion de ces nouvelles expertises numériques. Une fois les partenaires sélectionnés, elle revitalise son offre de services :

• Sélections performantes et ciblées, plutôt que de larges “non choix” générant hésitation, perte de temps et erreurs d’interprétation par des utilisateurs qui ne maîtrisent pas forcément toutes les règles de la communication de l’entreprise.
• Cohérence documentaire : une collection actualisée d’éléments certifiés sur les plans communicationnel et juridique.
• Cohérence technique : fichiers formatés pour une utilisation fiable par des usagers aux connaissances incomplètes des contraintes professionnelles du numérique : standards d’enregistrement, poids de fichier, taux de compression, colorimétrie …

Privilégier les services, c’est réfléchir sur la pertinence des contenus et finalement, cesser d’être fasciné par l’outil, en soit

secondaire. C’est favoriser une offre de communication performante en considérant l’aspect fonctionnel comme un minimum

requis. La bonne gestion des contenus est de loin la tâche la plus lourde, intellectuellement et financièrement.

Quelle solution technique ?

L’offre des prestataires doit évoluer radicalement; nous sommes entrés dans une aire de fluidification des informations, de cohérences des données techniques et d’interaction des systèmes (gestion, communication, Intra-Inter-Extranet, Web 2.0…). Les bases de données spécialisées cèdent le pas à des systèmes inter-communiquants véhiculant des objets numériques riches de données standard. En clair, on rejette les systèmes propriétaires et on s’attache à structurer des documents exploitables quelques que soient la source et l’application d’exploitation. Les éditeurs de standards nous aident à concrétiser cette vision.

Avec quelles garanties ?

Le communicant doit exiger, à tout moment, la réversibilité des informations. Cela signifie que tout objet numérique doit pouvoir être récupéré avec toutes ses potentialités sémantique, technique et juridique, donc sans perte de données. L’objet manipulé pour diffusion et exploitation doit être standardisé en amont de sa prise en charge par un prestataire diffuseur, mais en aucun cas, ne doit être caractérisé au risque d’être “approprié” et donc difficilement “restituable”. Pour le moins, l’éventuelle “spécialisation” de l’objet initialement compatible doit être consignée au sein même du fichier. Les notions d’opérabilité et d’indépendance

sont envisageables aujourd’hui grâce à l’emploi des métadonnées de l’objet numérique : EXIF, IPTC, XMP…

Que sont les métadonnées ?

Ce sont des données associées et intégrées aux objets numériques. C’est en quelque sorte une culture transmise à un esprit vierge. On “certifie” ainsi le fichier quant à sa paternité et ses potentialités d’exploitation et d’archivage, ceci au minimum à trois niveaux : sémantique, juridique et technique. Des données complémentaires “métiers” peuvent être ajoutées afin de faciliter la compréhension et l’exploitation du fichier.

À quels coûts ?

Nous traitons de domaines où le temps masqué est fréquent et où il est habituellement difficile d’anticiper le coût des services.

L’inventaire des tâches et le chiffrage de chaque poste amorcent l’étude de l’organisation du fonctionnement.

La rentabilité des flux de la communication visuelle devient lisible par l’analyse des performances des services en jeu :

• Indépendance du consultant pour une recherche fructueuse
• Rapidité du système de gestion
• Fiabilité des réponses
• Qualité documentaire sémantique, technique et juridique
• Taux d’erreur : la diffusion de documents non certifiés provoque des prises de risque commercial, technique ou juridique

Un fonds certifié, cohérent et à la volumétrie restreinte sera efficace et moins coûteux. Il apportera de nouveaux services à une population croissante de collaborateurs satisfaits.

Un flux sécurisé de ressources visuelles doit engendrer de la popularité au sein de l’entreprise, la convergence des sollicitations vers un gisement unique, la diminution des efforts de recherche et la garantie d’obtenir des éléments certifiés par l’entreprise.

Un schéma d’externalisation doit répondre aux exigences de réactivité, de performances, de traçabilité et de transformation de certaines charges fixes en charges variables.

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