Utiliser Zotero pour communiquer les nouvelles acquisitions

L'un des enjeux majeurs des bibliothèques est la communication de notre travail (primitivement l'achat de livres) auprès du public. Pour ce faire, la plupart des établissements présentent des listes (plus ou moins à jour) issues de leur SIGB. C'est bien (quand ça existe) mais d'une part ça dépend terriblement des fonctionnalités du SIGB, d'autre part ça conditionne l'information à l'entrée des données dans le système (qui permet rarement de distinguer une acquisition "prévue courant 2010 pour de l'allemand" d'une entrée effective dans le catalogue...
Or Zotero (parmi les logiciels gratuits de gestion bibliographique) permet cela via ses groupes publics! Je vais donc essayer d'expliquer une petite procédure d'organisation d'un circuit d'acquisition permettant aux usagers de savoir en temps réel ce qui est prévu, ce qui est en attente, ce qui est commandé.
- Tout d'abord il faut posséder la dernière version 2.0 de Zotero qui permet la synchronisation de sa bibliothèque sur le web. Une fois installé il faut se créer un compte Zotero.
- Créer un nouveau groupe (directement dans Zotero), en cochant le statut" Public" avec "closed membership" (si vous ne voulez pas que tout le monde vienne mettre le souk dans vos listes d'acquisitions...).

- Ensuite (sur internet cette fois) dans "Manage Groups/Members/send more invitations", entrez les adresses email des acquéreurs.
- Dans la "Library" de votre groupe, cochez "Library reading: anyone on the internet" et "Library editing: any group member" et enregistrez. Ce qui donne le droit à n'importe qui de lire les informations publiées et aux seuls acquéreurs déclarés dans le groupe d'alimenter le compte.

- Dans votre Zotero, synchronisez avec la flèche en haut à droite
Vous verrez apparaitre votre groupe dans la colonne de gauche (Group Libraries).
- Créez votre "bibliothèque" sous ce groupe. Attention : la "bibliothèque" sera la même pour tous les acquéreurs et devra être intelligible pour vos usagers. Pensez à créer des arborescences. Désormais votre utilisation de Zotero sera publique, aussi, pensez collectif. Par exemple : un dossier par langue ou par discipline, puis des sous-dossiers "suggestions", "en attente de publication", "commandes passées" (avec un sous-dossier par mois de saisie), "en traitement", etc.
- Insérez sur votre site le lien vers la "bibliothèque" du groupe sur le site Zotero (ou mieux : la page complète sur votre univers public Netvibes...).
- Pour la récupération de notices, privilégiez la baguette magique (qui va chercher en un clic la notice Worldcat à partir de l'isbn de l'ouvrage) : le translator Worldcat semble le plus complet et vous garantit de récupérer l'isbn 13. Personnellement je cherche l'ouvrage par son isbn dans la base de mon fournisseur ou chez l'éditeur ou chez Amazon (selon la "rareté "du document), ce qui me permet de pouvoir copier le prix, puis j'attrape la notice avec la baguette magique et je colle le prix en "Note" dans ma notice Zotero (et éventuellement le nom du chercheur demandeur).
- L'objet de ce billet est de pouvoir présenter les acquisitions en cours, mais vous pouvez aller plus loin en exportant votre bibliothèque au format XML et en la réimportant dans le SIGB (je prolongerai ce billet dès que j'aurais pu expérimenter l'import automatique dans notre SIGB Aleph, mais tout CR d'expérience est le bienvenu en commentaires :)).