“Pourquoi est-ce que je m’organise si mal ?”

Beaucoup de gens sont allergiques à l’idée de ’s’organiser’ parce qu’ils ont de mauvaises expériences avec les listes de choses à faire, écrit David Allen, spécialiste en efficacité organisationnelle. La solution est :

1. Rassembler. Rassemblez tout ce qui doit être fait dans vos collecteurs : votre bac de courrier entrant, e-mail, bloc-notes, etc. Vous désencombrerez ainsi votre mémoire à court terme. Utilisez le moins possible de collecteurs et passez régulièrement en revue ce qu’ils contiennent.
2. Traiter. Décidez pour chaque item se trouvant dans vos collecteurs si une action de suivi s’impose. Si aucune action n’est nécessaire, il y a deux options : soit vous placez ce point dans votre système d’échéancier pour une action ultérieure ou vous le rangez dans vos archives. Si une action s’impose, décidez alors en quoi elle consiste et exécutez-la (actions de moins de deux minutes), déléguez-la ou transmettez-la. Si une action ne suffit pas, faites de cet item un projet.
3. Organiser. Groupez les résultats du traitement de l’input en catégories d’entretien. Les quatre principales catégories sont ‘les projets’ (que vous voulez certainement finaliser), ‘l’agenda’ (actions liées au temps), ‘actions suivantes’ et ‘attendre’ (projets et actions d’autres personnes). Vous pouvez y ajouter d’autres catégories (shopping list, liste d’appels…).
4. Entretien. Revoyez l’agenda et les listes d’actions chaque jour. Effectuez un entretien chaque semaine pour garder ces listes actives et fonctionnelles.
5. Faire. Faites des choix concernant vos actions sur base de ce que vous pouvez faire (situations), de combien de temps et d’énergie vous disposez et ensuite, sur base de vos priorités. Garantissez les meilleurs choix intuitifs en étant continuellement et régulièrement attentif aux priorités : qu’est-ce j’y gagne si je fais X plutôt que Y ?

Source : David Allen