Prospection téléphonique : 12 conseils pour les créateurs d’entreprise en solo

Traduction d’un article en anglais « L’art de la prospection téléphonique pour freelancers» de Shaun Crowley, qui s'adresse prioritairement à des freelances dans le domaine du design web, mais qui peut s'adapter à d'autres activités.
Adapté d'un chapitre du livre de Shaun Crowley, "The Freelance Designer's Self-Marketing Manuel"
Je ne suis pas traductrice : indulgence :-)
1. Téléphonez pour atteindre la prochaine étape dans le processus de prospection
2. Donnez-vous une raison d’appeler
3. Faites connaître votre "USP"
4. Découvrez les besoins de votre interlocuteur
5. Dites que vous serez dans le coin
6. Appelez autant de personnes que vous pouvez
7. Personnalisez votre suivi email
8. Téléphonez encore pour demander un rendez-vous
9. Pourquoi une rencontre ?
10. Prenez contact toutes les six semaines
11. N’envoyez pas bouler au moment de raccrocher
12. Gardez votre fichier prospects à jour
L'intégralité de ces conseils traduits dans la suite de ce billet...
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Pour de nombreuses personnes, la prospection téléphonique peut être un processus douloureux. Vous savez que c'est une activité nécessaire, sans laquelle, tôt ou tard, vous n'aurez plus de travail.
Et si vous attendez longtemps avant de décrocher le téléphone, la tâche sera d'autant plus difficile qu'il est très facile de repérer un "appel à froid" dans votre voix.
Cet article vous montre comment rassembler le courage et l'élan de téléphoner pour le travail, et la façon d'améliorer votre technique de phoning pour un effet maximum.
L'introduction de l'appel téléphonique
Demandez-vous pourquoi vous trouvez qu'un appel à froid est un défi, et vous obtiendrez probablement l'une de ces trois réponses:

   "Quand j'appelle j'ai l'impression d'être un casse-pieds."
   "Je ne me réjouis pas d'avoir à me vendre par téléphone."
   "Le fait d'être rejeté est très démotivant."

Fait intéressant, ces inquiétudes sont fondées sur votre perception de l'appel, et pas nécessairement sur l'expérience d'interlocuteurs à l'autre bout du téléphone. Pour eux, un appel d'un prestataire indépendant peut être un coup de chance, une interruption bienvenue, pas une irritation.
La clé pour surmonter vos craintes de démarchage téléphonique est de changer la manière dont vous pensez la tâche.
Si vous vous sentez comme un casse-pieds, vous êtes plus susceptibles de vous présenter vous-même comme un casse-pieds. Vous voulez essayer de vous "vendre", vos interlocuteurs sentent la maladresse et vous interrompent dès que possible. Et si vous vous sentez rejeté quand un interlocuteur vous présente ses objections, vous aurez du mal à décrocher le téléphone.
Rappelez-vous tout le temps: vous n'êtes pas entrain de harceler ou de vendre, vous offrez un service précieux. Lorsque vous appelez des clients potentiels, vous leur présentez une opportunité d'amélioration, de résolution de problème et, par conséquent, d'accroître les ventes de leurs produits.
Même si vous avez ciblé des personnes qui ne sont pas décisionnaires finaux dans leur entreprise, ils peuvent toujours tirer bénéfice de votre appel. La qualité se reflète sur ceux qui la recommandent comme sur ceux qui la proposent.
Bien sûr, certaines personnes auxquelles vous téléphonez n'utilisent pas les services que vous proposez, et une infime proportion de ces personnes vous trouvent casse-pieds. Pas de problème, il suffit de passer à la prochaine personne. Les personnes qui utilisent vos services sont susceptibles d'accueillir votre appel.
Téléphonez pour atteindre la prochaine étape dans le processus de prospection
Votre but final est de décrocher un rendez-vous avec un client potentiel. De cette façon, vous pourrez amorcer une relation personnelle qui augmentera vos chances de décrocher un contrat. Il est difficile pour un client potentiel de vous dénigrer complètement s'il a fait connaissance avec vous.
Si vous avez de la chance, vous fixez un rendez-vous avec un contact dès votre premier appel. Mais dans la plupart des cas, vos interlocuteurs seront occupés et ne veulent pas vous rencontrer sur un coup de tête. Ils voudront voir si votre travail est à la hauteur avant d'accepter la rencontre.
Alors, plutôt que d'essayer de vous «vendre» par téléphone, obtenez leur autorisation de leur envoyer par email un lien vers vos références. Si vous êtes poli et agréable, ils vont probablement dire oui. Vous pouvez ensuite préparer soigneusement votre message commercial et sélectionner les liens ou les éléments les plus pertinents de vos prestations. Après tout, ce sont vos travaux qui sont le plus parlant.
En effet, moins vous mettrez d'enjeu sur votre premier appel téléphonique, moins la pression se sentira pour vous et vos interlocuteurs. Vous pouvez écrire à votre rythme et vos destinataires pourront évaluer vos services à leur rythme.
Donnez-vous une raison pour appeler
Lorsque les gens reçoivent un appel téléphonique d'un inconnu, leur première réaction est de penser "Qui êtes-vous?" et "Pourquoi m'appelez-vous?"
Dans votre esprit, la raison de votre appel est clairement de trouver de nouvelles affaires pour vous-même. Mais ça ne persuadera pas vos contacts de s'intéresser à vous. Vous devez adapter votre objet d'appel pour qu'il soit ciblé sur les besoins de la personne que vous appelez.
Avant d'appeler, faire une recherche rapide sur l'entreprise de l'interlocuteur. Avez-vous tous les éléments ? Par exemple, si vous téléphonez au responsable marketing d'un éditeur scolaire, vous pourriez commencer votre appel comme ceci:

"Bonjour, je suis Jon Woo, je me spécialise dans la conception pour les éditeurs scolaires. Vous êtes un grand éditeur pour l'enseignement à Boston, j'ai donc décidé de vous appeler… "

   Ou:

"Bonjour, je suis Jon Woo, je suis un concepteur indépendant. J'ai remarqué sur votre site que vous avez des préoccupations proches des miennes, alors je vous appelle pour me présenter… "

Faites connaître votre "USP"
Dans un chapitre de mon livre, je parle de la nécessité d'avoir une idée claire de votre offre, de l'"Unique Selling Proposition" qui vous positionne différemment de vos concurrents.
Votre USP peut agir comme l'argument choc, qui convainc les clients potentiels que vous méritez attention.
Avant d'appeler, d'écrivez une brève liste de points associés à votre USP à laquelle vous pouvez vous référer quand l'occasion se présente. Quand un client potentiel répond positivement à votre pitch ("Bien sûr, je suis intéressé par vos prestations, envoyez-moi un mail…»), vous pouvez aiguiser son apétit en révélant votre atout ("Bien, je vous l'envoie immédiatement. Oh, et d'ailleurs, je propose également telle offre, est-ce que cela serait intéressant pour vous ? ")
Démontrez votre caractère unique et vous laisserez une impression durable sur les interlocuteurs car ils parcourront ce que vous leur enverrez.
Découvrez les besoins de votre interlocuteur
Utilisez votre téléphone pour vous renseigner sur vos nouveaux prospects avec des questions ouvertes, des questions exploratoires comme : «Combien de fois utilisez-vous les services...?", "Quel genre de situations exige ... ?" , et "Quel type de ... vous convient le mieux?". Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devez le faire.
Tout d'abord, les informations que vous obtiendrez de votre premier appel vous aideront à construire le bon argumentaire dans votre suivi mail, et à choisir l'offre la plus convaincante et les avantages sur lesquels mettre l'accent (nous allons revenir sur ce point plus tard).
Deuxièmement, si l'interlocuteur n'est pas intéressé par votre offre, ses commentaires sur les raisons pour lesquelles il n'est pas intéressé sont précieux. Notez toutes les objections. Plus tard, lorsque vous chercherez d'autres contacts dans votre région, vous pourriez les réentendre, peut-être un signe que vous avez besoin d'ajuster votre proposition commerciale.
Mais la raison la plus importante pour poser des questions lors de votre premier appel est parce que c'est un démarchage téléphonique technique. Les questions débouchent très souvent sur un besoin pour vos services. Parfois, les interlocuteurs peuvent arriver d'eux-mêmes à une réponse positive. Vous trouverez souvent des personnes au départ sur la défensive, mais qui se détendent pendant la conversation, et découvrent des besoins évidents à couvrir par un indépendant comme vous.
Dans de nombreux cas, vous pouvez obtenir une réponse positive avec un peu d'investigation en douceur. Exemple:

Contact: "… Non, je suis désolé mais nous avons déjà une équipe de concepteurs. Mais merci pour votre appel."
   Designer: "Comme toute grande entreprise… dans quel type de conception est spécialisée votre équipe?"
   Contact: "La conception de brochures et de catalogues, la plupart du temps."
   Designer: «Je vois : donc vous travaillez sur les imprimés, n'est-ce pas?"
   Contact: "Non, nous traitons en ligne aussi. Dans ces cas-là nous faisons appel à des prestataires externes. Vous faites des sites Web? "
   Designer: "Bien sûr! Je peux vous envoyer des liens vers ces sites Web. Je travaille sur… "

L'une des clés de démarchage téléphonique est à ne pas abandonner trop facilement. Restez en contact, et vous augmenterez vos chances de décrocher un contrat.
Dites que vous serez dans le coin
Même si un client potentiel semble véritablement intéressé par votre offre, il peut encore hésiter à prendre rendez-vous lors du premier appel.
L'une des raisons de cette réticence pourrait une sensibilité au temps et aux efforts que vous déployez pour le rencontrer. Cela créé un sentiment inconscient d'obligation de réciprocité à vos efforts.
Vous pouvez désamorcer en présentant votre visite comme informelle et spontanée. Choisissez un jour aléatoire pour "vous rendre dans le coin". Disons que vous avez un rendez-vous chez un client tout près. Si vous êtes dans le quartier, demandez-lui s 'il peut se libérer cinq minutes pour un café et une discussion à propos de ses besoins.
Cela fonctionne mieux si vous avez déjà rencontré quelqu'un dans cette société. Appelez d'autres personnes travaillant au sein de différents services : "Je viens voir Paul Boodell au service Marketing à quatre heures… Tant que je suis là, êtes-vous libre pour se retrouver juste avant?"
Appelez autant de personnes que vous pouvez
Selon toute probabilité, même si votre technique de prospection téléphonique n'est pas parfaite, la chance vous sourira tôt ou tard, pour autant que vous appeliez beaucoup de personnes.
Préparez-vous un objectif: Dites-vous que vous allez téléphoner à une centaine de personnes cette semaine. Si vous vous sentez vraiment d'attaque, accordez-vous un objectif d'une centaine dans la journée !
Plus vous appelez, plus c'est facile de le faire. Vous trouverez votre rythme, après dix appels votre pich sera confiant et naturel.
Le suivi
Exactement comment dans votre approche, votre suivi dépend du type de réponse que vous obtenez dans l'introduction de votre appel. Le statut du contact, la probabilité de décrocher un contrat, et le niveau d'enthousiasme qu'ils ont à voir votre travail, sont autant de choses qui auront une influence sur le contenu de votre e-mail et sur le suivi de cet e-mail.
En règle générale, maintenez le contact téléphonique avec vos prospects les plus prometteurs jusqu'à ce que vous obteniez un rendez-vous. Pour tous les autres, l'e-mail est un niveau de contact approprié, tant que le contact vous en a donné la permission.
Personnalisez votre suivi email
Quelques heures après l'appel, envoyez un email. Il doit être personnalisé pour atteindre le maximum d'impact:

• Rappelez au contact qui vous êtes. Ne laissez le destinataire confondre votre mail avec du spam avant son ouverture. Soyez clair sur le fait que vous avez déjà parlé au contact, et que vous donnez suite à l'appel, comme il l'a demandé. Faites-le dans l'objet du mail, et dans la première ligne de votre texte.
• Rappelez au contact votre offre la plus pertinente. Rappelez les besoins du contact (vous devriez les avoir enregistrés dans un fichier, après votre appel téléphonique), et à quel point votre offre répond à ces besoins. Pour un mail court et percutant, faites des liens vers votre site, où chaque aspect de votre service est expliqué en détail.
• Flattez votre interlocuteur. Vous voulez que votre contact vous apprécie, soyez poli. Remerciez-le d'avoir pris le temps de parler avec vous. Si vous le pouvez, reconnaissez subtilement votre appréciation de ses besoin métier. Cela permettra de vous présenter comme un professionnel intelligent et respectueux.
• Incluez des liens vers vos travaux. Facilitez la tâche de votre lecteur en lui donnant accès directement aux liens qui l'intéressent le plus.
• Dites ce qui se passera ensuite. Assurez-vous que le contact soit conscient de la façon dont vous avez l'intention de faire le suivi. Dites votre intention de l'appeler tel jour pour connaître sa réaction et organiser un rendez-vous. S'il sait que vous allez appeler, il va rapidement visiter vos liens.
• Signez avec votre USP. Comme un dernier rappel de votre service, laissez le destinataire avec votre USP, l'un des aspects les plus attrayants de votre service que d'autres n'offrent pas. En fait, pourquoi ne pas inclure votre USP dans votre signature électronique?

   Exemple:

De: Jon Woo Designer indépendant
   Objet: Suite à notre appel téléphonique
   Cher Graham,
   C'était génial de discuter avec vous hier! Merci d'avoir pris le temps de m'expliquer les procédures de votre entreprise et vos besoins de conception.
   Il est clair que vous travaillez quotidiennement avec des délais très serrés. Pour vous aider à atteindre vos objectifs, je propose un service gratuit en standard.
   Vous avez demandé à voir des échantillons de mon web-design, en particulier dans le secteur de l'éducation:
   www.callmewoo.com/promotion/education/abbeycollege www.callmewoo.com / promotion / éducation / abbeycollege
   (Un site Web pour un enseignement de la langue anglaise collège)
   et
   www.callmewoo.com/promotion/education/guardianeducationalsupplement www.callmewoo.com / promotion / éducation / guardianeducationalsupplement
   (Une bannière-annonce pour un journal Educational Supplement)
   N'hésitez pas à parcourir le reste de mon portfolio.
   Je vous appelerai vendredi pour connaitre vos réactions (peut-être pourrons-nous organiser un rendez-vous rapide et pratique pour vous? J'aimerais discuter de la façon dont je peux vous aider, vous et votre équipe.)
   Merci d'avance de prendre le temps d'évaluer mon travail.
   Cordialement,
   Jon Woo Jon Woo
   Besoin d'un concepteur indépendant rapide? callmewoo.com

Téléphonez encore pour demander un rendez-vous
Quelques jours après l'envoi de votre suivi par courriel, communiquez avec le contact et demandez ses réactions à vos travaux. Ensuite, demandez un rendez-vous.
Si la personne aime votre travail, il y a des chances qu'elle souhaite vous rencontrer. Même s'il n'y a pas de travail pour le moment, votre contact sera mis de côté pour plus tard.
Pourquoi une rencontre ?
Certains clients ne demandent pas de rendez-vous avec un prestataire avant de signer. En effet, si vous offrez un service «international», il est tout simplement pas possible de rencontrer la plupart de vos clients potentiels. Mais si vous ciblez les entreprises de votre région, aucune auto-promotion ne fonctionne mieux que de vous présenter, vous et votre travail, en personne.
Alors pourquoi prendre le temps de vous rencontrer un client potentiel ? Il existe de nombreuses raisons, en voici quelques-unes:

   1. "Je fais aussi la conception d'imprimés, que vous ne pouvez pas juger de manière efficace à l'écran."
   2. "J'ai plus d'exemples à vous montrer mais je n'ai pas eu le temps de les mettre sur mon site."
   3. "Peut-être que nous pouvons discuter d'un de vos projets actuels, pour que je puisse vous montrer comment je le traiterais."
   4. "Peut-être que nous pourrions intégrer ma visite dans une réunion, je peux offrir ma vision temps que je suis là."
   5. "J'aimerais en savoir plus sur le travail que vous faites, vous pourriez peut-être me soumettre quelques exemples de votre design et du style de votre marque."
   6. "Je souhaite vous rencontrer, vous et votre équipe - il est toujours préférable de mettre un visage sur un nom."
   7. «Je vais être dans la région la semaine prochaine - c'est l'occasion de passer vous voir."
   8. «Je vous apporte le déjeuner!"

Prenez contact toutes les six semaines
Des contacts seront toujours réticents à répondre, peut-être parce qu'ils n'ont pas de besoins immédiats ou qu'ils sont trop occupés. Si tel est le cas, trouvez le bon moment plus tard. En règle générale, six semaines est un laps de temps raisonnable entre les rappels.
Ne pas envoyer bouler au moment de raccrocher
Malheureusement, un tout petit nombre de personnes sera rude lors de votre appel. Bien que vous vouliez dire à l'interlocuteur de ce que vous pensez vraiment d'eux, il est important de rester poli. Cette personne peut avoir des contacts avec d'autres clients potentiels. Une réputation peut durer.
Gardez votre fichier prospects à jour
À chaque appel, mail, contact, faites une note de vos activités dans un fichier. Vous pourrez vous y référer pour savoir quand vous devez effectuer un suivi, et les aspects de votre service que vous devrez mettre en avant quand vous le ferez.
Shaun Crowley a travaillé comme rédacteur pigiste, consultant en marketing et responsable de la communication pour une grande société d'édition britannique. Il est l'auteur de "The Freelance Designer's Self-Marketing Handbook" et "100 Copywriting Tips for Designers and Other Freelance Artists".