Blog et gestion de projet

Dans ce billet je m’intéresse aux apports possibles du blog dans la gestion de projet.
Son utilisation dans un cadre professionnel n’est pas encore démocratisé bien qu’il ait de nombreux arguments à faire valoir.

Le blog : un système de gestion de contenu à part entière :

Les blogs sont des outils permettant la mise en ligne d’informations en toute simplicité :
Le temps de rédaction d’un article de blog est comparable à celui d’un email.

Ils sont également de plus en plus fiables, puissants, et personnalisables.
Aujourd’hui, ils permettent la publication d’articles textuels agrémentés de photos et vidéos :
l’utilisateur peut se concentrer sur le contenu sans se soucier d’éventuelle contrainte technique.

Blog vs Mails :

Au niveau de la communication interne, les blogs ont des avantages conséquents sur les traditionnels emails.

Bien entendu, l’email est incontournable pour des messages opérationnels qui concernent un nombre restreint de personnes ou des données confidentielles.

Mais pour la diffusion d’informations globales le blog s’avère sous exploité.

Sur un blog l’information, et les éventuelles réactions, sont visibles de tous sans qu’un accès au client mail soit nécessaire.

L’équipe projet a immédiatement accès aux différents articles dans l’ordre chronologique, éventuellement classés par catégories.
Cette centralisation fait gagner un temps précieux car la recherche d’un mail précis parmi la multitude est parfois fastidieuse.

Le blog doit être envisagé comme un carnet de bord qui garde en mémoire l’évolution du projet.

Blog vs Réunion :

Le blog peut être envisagé comme un interface privilégié entre le chef de projet et le client.

Il est rare d’avoir un unique interlocuteur (services marketing et technique, décideur, …).
Hors, il s’agit souvent de pouvoir fournir les mêmes données à l’ensemble des personnes concernées :
l’historique des décisions prises et les retours étant immédiatement visibles, les demandes contradictoires devraient être moins fréquentes.

C”est aussi le support parfait des comptes-rendus de réunion.

Choix de la plateforme :

L’open source est un choix qui s’impose de plus en plus et dans ce cas précis c’est un choix évident :
les mises à jours fréquentes permettent de limiter les failles de sécurité, la présence d’une multitude de plugins favorisent une adaptation rapide à des besoins particuliers, et l’utilisation ne nécessite pas le paiement de royalties.

Il existe ainsi des plateformes open source permettant la génération automatique de blogs.

La création d’un nouveau blog s’effectue immédiatement via une interface d’administration sans qu’il soit nécessaire de manipuler des fichiers ou une base de données.
Grâce à cela, créer un blog à chaque nouveau projet n’est plus contraignant.

A titre indicatif, Dotclear 2 (encore en version Beta) et Wordpress Mu sont des choix raisonnables.

La sécurité :

La sécurité est un enjeu majeur dans la mesure où les blogs peuvent contenir des données stratégiques.

Leur intégration dans le système d’information est donc tout à fait indiqué :
On peut par exemple les intégrer à un groupware ou un intranet.

De plus, leur interface d’administration permet de régler finement les droits de chaque utilisateur, voire d’appliquer un mot de mot à un article si nécessaire.

Enfin, il est possible d’éviter l’indexation de leur contenu dans les moteurs de recherche en renseignant correctement le fichier robot.txt.

Conclusion :

Au delà du phénomène de mode, c’est un outils efficace qui a tout à fait sa place dans un contexte professionnel.
Bien sûr charge à chacun d’adapter l’outil et ses usages au contexte dans lequel il évolue.

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