Parmi toutes les applications Web que j’utilise, il y en a trois que je combine constamment lorsque je travaille sur des projets de formation ou conférence. Il s’agit d’Evernote, de Dropbox et de Google Sites.
Rien de neuf vous me direz! Vous avez raison, sauf que ces trois applications combinées ensemble améliorent ma productivité. Je peux ainsi classer de l’information que je récolte, stocker et synchroniser mes ficher sur le Web et partager mon travail avec des collaborateurs et des clients.
Une partie de mon travail est consacré à rechercher de l’information. À cette étape, de mon travail j’utilise principalement Evernote et Dropbox. Si vous ne connaissez pas Evernote, je vous suggère fortement d’en faire l’essai.
Evernote est en fait un bloc-notes qui réside à la fois sur votre ordinateur et sur le Web. À l’aide de cette application, vous pouvez créer des mémos vocaux, copier une page Web, déposer des fichiers PDF, des photos et créer tout simplement une note.
L’utilisation de cette application est simple, lorsque vous ajoutez une note sur Evernote elle sera automatiquement synchronisée partout. Vous pourrez donc consulter l’information contenue sur votre compte depuis l’application Web, votre ordinateur ou votre téléphone mobile.
Vous pouvez classer l’information que vous accumulez en créant des répertoires ou utilisant des tags (mots-clés). Evernote possède aussi un excellent moteur de recherche qui peut même identifier le texte sur une photo. Personnellement j’utilise la version gratuite qui possède certaines limitations, mais qui est suffisante pour mes besoins.
Dropbox est un super service qui synchronisera vos fichiers sur le Web, mais aussi sur tous vos ordinateurs. Extrêmement utile surtout si vous travaillez dans un environnement ou vous utilisez plusieurs plateformes. Compatible avec Mac, Linux et Windows, Dropbox est transparent. Tous les fichiers que vous y déposez seront automatiquement synchronisés.
Dropbox est un outil extrêmement intéressant. Non seulement vous aurez une copie de sauvegarde votre document sur le Web, mais en plus, il se retrouvera sur tous vos ordinateurs. Si par exemple, je débute un texte sur mon portable et que je le termine sur mon ordinateur de table, je reprendrai mon travail là où je l’ai laissé.
Encore mieux, aussitôt que j’ouvre un document déjà présent sur mon répertoire Dropbox il créera une nouvelle version. Il me sera évidemment possible de revenir sur une version précédente. Comme sur tout bon service Web2.0, Dropbox possède des fonctionnalités de partage de documents et de dossiers.
Google Sites est sans doute l’un des services de Google le plus méconnu. Si vous possédez un compte de GMail, vous avez accès à un espace Sites. Les comptes GMail standard ont accès à 100Mb par site. Vous pouvez créer le nombre de sites que vous désirez. Ceux qui ont un compte Google Apps, c’est plutôt 10Gigas d’espaces de stockage qui vous sont offerts.
L’avantage de Google Sites c’est qu’il vous permet de créer un site Web extrêmement rapidement. Ce service qui est entre le Wiki et le site Web traditionnel. Il répond à plusieurs besoins pour une petite entreprise. Lorsque vous créez un site vous pouvez déterminer qu’il sera privé, sur invitation ou ouvert à tous.
Comme il est possible d’ouvrir un site à un groupe de collaborateurs, vous pouvez l’utiliser comme intranet. Sites s’utilisent comme un traitement de texte, vous créez votre page depuis un modèle et vous saisissez l’information que vous désirez partager.
En plus de l’utiliser comme intranet, Sites est à mon avis un excellent moyen de mettre en place un site qui servira à donner de l’information complémentaire si vous organisez un événement ou une conférence. C’est donc ce que je fais. Lorsque je fais une conférence, je crée un site sur lequel je dépose les documents de la conférence, les liens URL et d’autres éléments si nécessaire. Vous trouverez un exemple de l’utilisation que j’en fais ici.
L’intérêt de Google Sites c’est que vous n’avez pas à vous soucier du contenant, mais uniquement du contenu. Par contre, l’un des irritants de ce service c’est que les URL des sites sont longues et complexes. Je vous suggère donc de les réduire en utilisant Bit.ly ou encore YOURS que vous pouvez installer sur votre espace Web.
De mon côté, ce sont mes trois services «essentiels» lorsque je travaille sur un projet de conférence ou de formation. Et vous, quel sont les outils qui vous sont indispensables?
Benoit Descary
Liens:
Evernotes: http://www.evernote.com
Dropbox: www.dropbox.com
Google Sites: http://www.google.com/sites