Primobox, fournisseur d’une plateforme de GED et de dématérialisation en mode SaaS, accompagne Emailvision, leader sur le marché de l’email marketing, dans la dématérialisation de ses contrats, bons de commandes, factures et bulletins de paye.
Emailvision choisit de positionner la dématérialisation et le partage de documents au centre de son modèle de fonctionnement. En effet, de par son activité, Emailvision est amené à générer chaque mois plusieurs milliers de documents à destination de ses clients et collaborateurs, notamment des contrats clients, factures, bulletins de paye et contrats de travail.
Dans ce contexte, le Groupe a décidé d’opter pour une démarche 100 % dématérialisée afin d’offrir une nouvelle valeur ajoutée à ses clients et collaborateurs qui pourront trouver au sein d’un espace Web privatif l’intégralité des documents les concernant. Cette mise en oeuvre leur permettra donc en quelques clics d’accéder à l’intégralité de leurs dossiers et de bénéficier d’informations toujours accessibles.
Au-delà de ces éléments, cette démarche qui s’inscrit largement dans une approche Green IT permettra à Emailvision de réduire significativement son nombre d’impressions et plus généralement ses coûts de fonctionnement avec des économies de 50 à 80% en fonction des postes.
Pour répondre à cet enjeu, Emailvision a choisi de s’appuyer sur une solution intégrée et adaptée à son besoin. Après avoir consulté les principales offres du marché, Emailvision opte pour le hub documentaire SaaS de Primobox pour son approche très opérationnelle. En effet, Primobox a su proposer une offre globale alliant, numérisation, gestion électronique de documents, dématérialisation légale et travail collaboratif tout en garantissant une parfaite sécurisation des données et des process conformément au cadre législatif et normatif en vigueur. Le modèle SaaS de Primobox est aussi l’une des raisons du choix et permet à Emailvision de se concentrer sur son activité sans avoir à maintenir une plate-forme en interne. Cela lui offre également une grande flexibilité dans la gestion de son abonnement (augmentation du périmètre du projet…).
Désormais, l’ensemble des bulletins de paye et factures sera intégré dans l’application Primobox et transmis au format électronique avec la même valeur juridique que le format papier. Un travail de reprise du fond documentaire existant est de plus en cours de réalisation.
En outre, grâce à Primobox, le Groupe Emailvision a pu optimiser les processus de travail de ses forces commerciales qui peuvent désormais aisément accéder aux informations clients et donc accroître leur qualité de service. Pour ce faire, différents outils de recherche complémentaires sont intégrés dans la plate-forme.
A ce jour, le projet concerne la structure française du Groupe (120 collaborateurs et 1000 clients). A terme, Primobox devrait s’imposer comme la plate-forme Groupe de référence et être proposé aux différentes filiales : Etats-Unis, Royaume-Uni, Allemagne, Belgique, Pays-Bas, Suède, Suisse, Espagne et Italie.
Olivier CANDAU, Directeur Financier d’Emailvision : « Primobox a su répondre à nos attentes en proposant une plate-forme SaaS performante et totalement adaptée à nos besoins de dématérialisation et de partage de documents. Ce partenariat nous permettra d’entrer de plain-pied dans le monde de la dématérialisation de documents et de tirer parti des nombreux avantages organisationnels et financiers qu’offre une telle mise en oeuvre ».