Vivre et travailler sans Outlook.

Un beau soir, tout à basculé : Je venais de placer mon assistant numérique sur sa base afin de synchroniser sur ma machine personnelle les données glanées au cours de ma journée de travail…et badaboum le message d’erreur de trop ! ActiveSync erreur à 6 chiffres, et hop je me retrouve à une heure avancée de la soirée à essayer de corriger le problème au lieu de dîner tranquillement.

Trop c’est trop, ce n’était pas la première soirée gâchée à cause du triptyque Assistant Numérique sous Windows mobile dernière version – ActiveSync – Outlook.

Ce soir là je me suis juré que je corrigerai le problème une dernière fois, pour ensuite définitivement me passer des trois composants.

C’est cette démarche de migration, ainsi que ses étapes de mise en place que je me propose de partager avec vous au travers de ce billet…Comment vivre et travailler sans Outlook.

Synthèse de ce billet

• Quelles furent les critères de choix de la solution alternative ?
• Comment ai-je opéré la migration ?
• Quels en sont les bénéfices et les limitations en comparaison de la solution initiale ?

Les critères de choix de la solution

Puisque je migre vers l’inconnue, je souhaite avoir mieux que les services de mon Outlook :

• Indépendance de l’application qui allait recevoir toutes mes données vis-à-vis d’un OS.
  • En termes de données je souhaite migrer :
    • Tous mes emails (en ce qui me concerne depuis 1985…)
    • Tous mes contacts, sans en perdre leurs catégories si pratiques lorsque l’on recherche quelqu’un et que comme moi on cumule presque 1500 noms, ni les notes qui les accompagne (c’est là que personnellement j’archive les dates de mes dernières entrevues, et quelques mémos importants par contact)
    • Mon calendrier ainsi que ses catégories, indispensables pour avoir sous les yeux les jours de vacances des enfants, les rendez-vous personnels, professionnels, les dates anniversaires des proches, et les jours fériés pour ne pas oublier de prendre des rdvs ces jours là…
    • Les tâches, même si je n’en gère pas des listes infinis (deux me suffisent, pro et perso) j’aimerai bien les récupérer lors de la migration, ne serait ce que par principe
• Accessibilité de l’ensemble de ces données depuis tout terminal connecté, Assistant numérique, PC, Mac…
• Synchronisation possible sans passer par une machine tierce, tout devant se passer par communication IP entre mon assistant numérique et le reste du monde
• Rappels automatiques sur mon bureau XP/Vista… Windows 7, Linux, Mac
• Rappels automatiques depuis la solution alternative vers mon Assistant numérique, sous la forme de sms, d’emails (Pas de panique, je suis totalement conscient que ce type d’alertes ne peuvent être générées depuis une solution de bureau uniquement, mais bien d’un serveur de type exchange ou autre dont je louerai les services si besoin est…)
• Je ne souhaite pas que cela me coûte cher (voir le point précédent), et je me fixe un budget annuel de 30 euros maximum

Voila pour les contraintes de base, sans que la mission soit impossible, c’est déjà assez ambitieux. Il me reste à partir en quête de LA solution.

En ce qui concerne les offres serveurs après quelques heures de travail voici mes conclusions :

• Considérant mes besoins les solutions hébergées Exchange ne m’apportent pas de plus significatifs. Pas de synchronisation indépendante d’ActiveSync sauf si j’opte pour le module Push vers un RIM, et pas de possibilité d’avoir des alertes SMS.
• Je me tourne alors vers des solutions web centriques… et oui nous parlerons de Google, mais croyez moi ou pas, j’ai commencé par Zoho…
  • Zoho est une offre bureautique extrêmement bien intégrée. Ce qui est séduisant c’est leur portail, une place centrale, personnalisable, depuis laquelle tous les services auxquels on a souscrit sont accessibles. Quant à l’interface elle est tout simplement sublime. Si on se concentre sur le service de courrier électronique, on trouvera toutes les fonctions d’importations. En termes de calendrier… c’est un peu plus compliqué, idem pour les contacts, et c’est encore pire pour ces deux derniers points si on considère le problème des catégories. Zoho est gratuit pour un espace de stockage donné, ensuite il faut souscrire à un abonnement mensuel… Dernier problème totalement rédhibitoire, pas de synchronisation possible avec l’assistant numérique. Dommage.
  • Google au travers de ses offres Gmail (email) et Gcal (calendrier) est il alors la solution ?
    • Importation des emails, Ok.
    • Importation du calendrier et de ses catégories, Ok avec un outil (la méthode de migration est expliquée pour tous les types de données dans le paragraphe suivant, concentrons nous pour le moment sur le fait que cela soit ou non possible.)
    • Importation des contacts et de leurs catégories, vraiment pas facile, voire impossible, nous verrons plus loin comment j’ai contourné le problème.
    • Synchronisation avec l’assistant numérique, OK.

Attirée par les puissantes fonctions de recherche et d’indexation de Gmail, ainsi que par sa gratuité (ce qui n’est pas rien…) je décide de sauter le pas, et de plonger dans l’inconnue d’une migration complète de mes vingt cinq années de données…vers Gmail… Opération danger, tada !

Guide de la migration

Entrons dans le détail des opérations de migration.

1. Les mails : Importation très facile, il suffit d’activer la fonction Imap de Gmail.
   • Ceci fait je re-paramètre mon Outlook afin qu’il puisse accéder à mon compte Gmail conformément à ce protocole.
   • Je vois dès lors dans Outlook les Dossiers Gmail, dont le fameux « All Mail » qui m’intéresse.
   • Dès que c’est fait, il reste simplement à déposer tous mes emails (Dossier par dossier depuis Outlook) dans Gmail par un simple glisser / déposer de la sélection globale du dossier source Outlook vers le dossier « All Mail » de Gmail.
   • La durée de l’opération est directement fonction de la quantité de mails que vous téléchargerez sur Gmail et de votre bande passante remontante (le problème sera vraiment moindre pour tous les heureux possédant une connexion fibre optique).
   • Tous les paramètres des mails, heure de réception, émetteur, etc… sont parfaitement conservés. Pour chaque dossier importé, et afin de ne pas me laisser submerger à la fin de la procédure, je crée une ou plusieurs règles Gmail qui affecteront un « Tag » une étiquette aux mails fraichement téléchargés.
2. Les contacts : Leur importation est cruciale pour moi.
   • L’export sous forme de fichier CSV depuis Outlook, pour ensuite réimporter ce dernier dans Gmail peut satisfaire si vous n’avez pas trop de données à importer ou de catégories…ni de contacts appartenant à plusieurs catégories.
   • Ce dernier point est important, car l’une des règles pour Google c’est de ne pas dupliquer les contacts ayant une même adresse email…du coup l’importation par ajout de fichier CSV par catégories devient alors pénible voire impossible.
   • Pas de panique j’étais au courant de ce souci avant de me lancer, et j’avais trouvé l’outil qui fera le travail pour moi de façon automatisé : Gsyncit.
   • L’outil est payant au-delà d’une certaine quantité de données à importer dans Gmail, mais il automatise tout le travail… Et à franchement parler, il vaut tous les centimes de la dizaine d’euros du coût de sa licence.
   • Gsyncit se présente sous la forme d’une extension à Outlook, moi je l’ai utilisé pour opérer ma migration, mais il permet aussi une synchronisation permanente entre toutes les données Outlook et Gmail / Gcal chez Google ce qui reviendrait dès lors à utiliser Google comme un serveur exchange hébergé pour un coût nul !!!
   • Gsyncit offre non seulement de choisir les catégories Outlook de contacts à importer dans Gmail, mais il est même capable de créer ces catégories automatiquement pour vous, en même temps que l’opération d’importation… Excellent !
   • Quelques paramétrages plus tard je lance Gsyncit et je vais boire un café.
   • En ce qui me concerne l’opération d’export / import pour les contacts a durée 40 minutes… et j’ai tout retrouvé parfaitement bien classé par catégories dans Gmail. Toutes les catégories étant par défaut inclus dans celle sur Gmail présidant à la synchronisation des données vers un assistant numérique, à savoir « My contacts ».
3. Le calendrier : Les calendriers devrai-je dire en considérant les catégories.
   • On ne changera pas une solution qui gagne, j’utiliserai aussi Gsyncit, qui comme pour les contacts se chargera de me créer les calendriers ad-hoc sur Gcal (le calendrier Google) en fonction des catégories du calendrier dans Outlook.
   • On paramètre Gsyncit, encore un café, et quinze minutes plus tard le tour était joué.
4. Voyons maintenant comment importer les tâches.
   • Lors de ma migration, Google ne proposait pas un support suffisamment fin des tâches.
   • Depuis, et au moment ou j’écris ces lignes, le projet s’est considérablement affiné, mais je ne regrette pas mon choix, car ce dernier m’offre une fonctionnalité toujours inaccessible, la synchronisation bidirectionnelle de vers et depuis mon assistant numérique.
   • La solution que j’ai choisi porte un drôle de nom, « Remember the Milk » (RTM), je sais ça fait geek, mais je vous garantie que le service est exceptionnellement efficace, même si pour pouvoir bénéficier de cette fameuse fonction de synchronisation j’ai du payer les quelques 25 dollars (de mémoire) pour passer en version dite professionnelle.
   • J’ai par la suite envoyé mes tâches par email pour les importer dans RTM. J’ai ensuite suivie le mode opératoire pour intégrer ce service dans mon Gcal et mon Gmail. ainsi je dispose toujours d’une vue sur mes tâches depuis les deux principales sources de création de ces dernières.

Quid maintenant de la synchronisation tant désirée de tous les autres types de données au-delà des tâches (que nous venons d’évoquer). Google propose un module pour cela : Google Sync. Il existe pour les plateformes Pocket PC et RIM. Il marche parfaitement bien sur les deux.

Il y a-t-il des fonctionnalités manquantes ?

Je dispose maintenant d’un calendrier complet, me permettant d’inviter et de partager telle ou telle catégorie avec tout ou partie de mes contacts parfaitement classés. Tous mes emails sont disponibles, je peux retrouver n’importe lequel d’entre eux en quelques secondes.

Je bénéficie de toutes les fonctionnalités d’un serveur hébergé sans en payer le coût. A moi la joie de recevoir un sms ou un email à l’approche à plus ou moins brève échéance de tel ou tel type d’évènements en plus des alertes de mon assistant numériques quelques minutes auparavant.

Je n’ai plus besoin de rien d’autre que de mon « butineur de web » favori pour accéder à toutes mes informations, et ce quelle que soit la plateforme matérielle que j’utilise : mon netbook sous linux, mon PC sous Windows, mon mac, mon assistant numérique, avec lequel tout est synchronisé en temps réel.

Je continue à travailler de façon totalement transparente avec tous ceux qui ont gardé leur environnement Outlook initial. Non rien ne manque, il y a même (corrigez moi si je me trompe) beaucoup de plus.

ET pour tous ceux qui se demandent comment je fais pour travailler lorsque je ne suis pas connecté ? J’ai activé la synchronisation en mode déconnecté pour les emails, le calendrier, les tâches… bref je travaille depuis mon « butineur » dans le métro en mode local, puis quand je me reconnecte tout se resynchronise jusqu’à mon assistant numérique de façon totalement transparente.

J’ai totalement désinstallé mon Outlook…et pour la bonne bouche, évoquons la raison de l’erreur à six chiffres d’ActiveSync évoqué en préambule : D’après le forum sur lequel j’ai trouvé la réponse, il «suffisait » de désactiver la synchro des tâches, d’effectuer une synchro, puis de la réactiver… bien sûr…

Voila, vous savez tout, si vous vous lancez vous aussi dans ce type de migration et que vous désirez un coup de pouce n’hésitez pas.

Vous passez trop de temps devant votre écran

Au plaisir de vous lire.

Christophe Carvounas