Le gouvernement français préconise fortement à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, de mettre en place un plan de continuation d’activité pour éviter que l’épidémie de grippe A-H1N1 ne paralyse totalement l’activité économique du pays.
Ce plan va, notamment, identifier les fonctions et les personnes strictement nécessaires à l’activité de l’entreprise et recenser les coordonnées (adresse électronique et numéro de téléphone personnels) et les moyens de transports des salariés.
Il va donc s’agir de collecter des informations nominatives pour élaborer ce plan de continuation d’activité qui devrait ainsi faire l’objet d’une déclaration préalable à la Commission Nationale Informatique et Libertés.
Dans une délibération n° 2009-476 du 10 septembre 2009, la CNIL a adopté une dispense – dispense 14 – pour ce type de fichiers.
Délibération CNIL n° 2009-476 du 10 septembre 2009 (format pdf)
Elle précise aux employeurs que s’imposerait la déclaration préalable sur son site si les points qui suivent ne devaient pas être scrupuleusement respectés lors de la mise en place du fichier dans le cadre du plan de continuation d’activité :
♦ que ce fichier n’a pas vocation à être permanent car c’est une collecte ponctuelle d’informations reposant sur une situation sanitaire d’urgence, ces informations devront donc être détruites dés la fin de la pandémie pour celles qui sont nominatives, les autres pouvant subsister ;
♦ que ce fichier ne doit pas contenir de données médicales sur les personnes atteintes de la grippe ;
♦ que la confidentialité des informations doit être garantie dans leurs modalités de recueil – communication des données personnelles par le salarié sur la base du volontariat, renvoi direct sous pli ou par courrier électronique à la personne désignée du service des ressources humaines – et de conservation ;
♦ que l’accès à ces données soit exclusivement réservé aux personnes habilitées du service des ressources humaines.
MODÈLE DE MENTION D’INFORMATION A FAIRE FIGURER SUR LE FORMULAIRE DE COLLECTE
« Afin d’établir le « plan de continuité d’activité » (PCA) de l’entreprise, préconisé par les pouvoirs publics dans le cadre du plan national de prévention et de lutte « pandémie grippale », nous souhaitons recueillir vos coordonnées personnelles pour pouvoir vous joindre (téléphone fixe ou portable, email personnel) ainsi que d’autres informations que nous sollicitons dans notre questionnaire.
Nous vous recommandons de nous transmettre ces informations afin de pouvoir vous prévenir et organiser la continuité de notre activité, en cas de pandémie grippale avérée, conformément aux préconisations des pouvoirs publics.
Les destinataires de ces données sont exclusivement les personnes habilitées du service du personnel (ou de la cellule de crise).
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous pouvez accéder à ces informations et les faire rectifier en vous adressant à …………………………………… (Veuillez préciser le service et l’adresse). »