Ils sont très utiles pour hiérarchiser les tâches d’un projet, pour prioriser les actions nécessaires.
Un des outils que je vais présenter aujourd’hui s’appelle : matrice de compatibilité.
C’est l’impossibilité de contracter le temps (hors contexte de la relativité d’Einstein) qui impose la nécessité de prioriser, ou au mieux de hiérarchiser.
Objectif
Tout d’abord il est nécessaire de définir l’objectif, le projet, le but qui nous pousse à déterminer les tâches prioritaires. Cela peut être l’amélioration de votre condition de vie, qu’elle soit financière, psychique, intellectuelle ; cela peut être l’apprentissage d’une langue ; la construction d’une maison ; etc. ; ou encore cela peut juste être : « réaliser sa vie », objectif qui englobe une multitude d’objectifs.
Les tâches
Il s’agit ensuite d’énumérer toutes les actions, les tâches qui peuvent être engagées pour réaliser tout ou partie de l’objectif.
Afin de recueillir une liste des actions à prioriser, le brainstorming est une technique tout à fait valable (j’évoquerai dans un autre article la méthodologie du brainstorming).
Les critères
Bien sûr, il va falloir définir les critères qui vont permettre de hiérarchiser les tâches.
Le but est d’attribuer une note entre 1 et 5 à chacun de ces critères pour chacune des tâches.
Ces critères peuvent être très personnels, mais, néanmoins, il existe 6 critères de référence que l’on peut utiliser. Ces critères viennent du monde militaire (US).
Ce sont :
- Criticité :
Une tâche indispensable à la réalisation de l’objectif est une tâche critique, elle aura une note élevée. Ainsi, si votre objectif est de construire votre maison, l’acquisition du terrain est une tâche critique, alors qu’acheter les chaises de jardin l’est beaucoup moins. - Accessibilité :
C’est la capacité à accomplir la tâche facilement et rapidement. Créer son entreprise est une tâche peu accessible ; en revanche, demander une promotion l’est d’avantage. - Investissement (les militaires parlent de vulnérabilité) :
quelles ressources sera-t-il nécessaire de mettre en œuvre pour achever la tâche ? une tâche d’une journée possèdera une très bonne note car elle ne nécessite que peu d’investissement ; en revanche une action qui nécessite quelques années pour s’achever aura une note très faible. - Retour sur investissement :
Il s’agit de ce qu’apporte la tâche en dehors de l’objectif global. Il s’agirait du retour sur investissement. Agir afin de gagner des royalties est une action dont le retour sur investissement est élevé, alors que regarder les informations peut n’en générer que très peu. - Effet :
Il s’agit là de l’impact, de l’importance de la tâche en question dans la réalisation de l’objectif global. Attention, cela est différent du retour sur investissement. - Reconnaissabilité (ça n’existe pas en français… mais bon vous comprendrez) :
C’est la netteté de la tâche. L’avez-vous déjà réalisée ? connaissez vous les différentes étapes qui vont permettre de la réaliser, ou bien est-ce le flou intégral ?