Vers une dématérialisation des bulletins en conformité avec la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures

Votre entreprise envisage le recours à un prestataire en matière de dématérialisation des bulletins de paie et de tout autre document relatif au cycle de vie d'un salarié en son sein ?
Les bénéfices envisageables pour votre entreprise sont les suivants :

• adopter une politique éco-responsable,
• procéder à des économies financières : diminution des coûts de production et de routage (impression, affranchissement, distribution desdits documents),
• moderniser ses procédures,
• externaliser des missions chronophages et à faible valeur ajoutée.

Mais attention, la récente de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures impose la satisfaction de certaines obligations.

En conséquence, avant de contractualiser, portez une attention particulière à ces exigeances ainsi qu'aux garanties proposées.
Petit rappel sur la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures :

1. Contexte légal
   Les députés ont adopté mardi 14 octobre 2008 en première lecture une proposition de loi de Jean-Luc Warsmann sur la simplification du droit Article 15 : possibilité de dématérialiser les bulletins de paie.
   Cette mesure, qui ne peut être mise en œuvre sans l’accord du salarié, est susceptible de simplifier les démarches des salariés et le fonctionnement des entreprises, qui pourraient économiser jusqu’à 145 millions d’euros par an.
   Mardi 31 mars 2009 La dématérialisation du bulletin de paie a été adoptée au Sénat dans le cadre de la loi de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures. Le code du travail a été modifié afin de permettre aux entreprises d'émettre des bulletins de paie dématérialisés en lieu et place des documents imprimés.
   Il prévoit deux garanties : l'accord du salarié et le caractère non modifiable du format des fichiers utilisés afin de garantir l'intégrité des données. Ces nouvelles feuilles de salaire seront éditées et stockées de façon électronique, certifiées et archivées dans des coffres forts virtuels.
   Les entreprises pourront les conserver aussi longtemps que nécessaire et les salariés tout au long de leur vie. Une solution qui devrait permettre au passage de réaliser des économies de papier.
2. Contexte jurisprudentiel
   L’arrêt rendu par la deuxième chambre civile de la Cour de Cassation le 4 décembre 2008 (pourvoi n°07-17622) pose une première pierre à l’édifice jurisprudentiel qui reste à construire concernant la reconnaissance par les tribunaux de la valeur probatoire de l’écrit numérique : il confirme que l’écrit numérique doit respecter les dispositions de l’article 1316-1 du Code Civil, et être horodaté. Nous y ajoutons la nécessité de documenter le processus de dématérialisation par une politique d’archivage afin d’optimiser le traitement judiciaire de ce type de litige.

• Une des qualités premières de la copie numérique est en effet que celle-ci soit horodatée.
• La preuve d’envoi et de la preuve de réception
• La copie informatique : reproduction fidèle et durable